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Le traitement des factures tout en travaillant à domicile ressemblait à des montagnes russes pour Tania Ontiveros, contrôleuse et directrice des opérations d’entreprise chez Elemental Energy, une société d’énergie renouvelable basée à Vancouver, au Canada. « C’est devenu comme un processus d’un ou deux jours pour exporter la liste AP, examiner les factures et les envoyer pour approbation », dit-elle.
Les défis liés aux comptes créditeurs existaient bien avant la pandémie chez Elemental Energy.
Mais avec les confinements qui ont suivi et le passage soudain au travail hybride, les tâches de routine se sont arrêtées. « Cela devenait incontrôlable », explique Ontiveros, qui gérait les comptes créditeurs de plus de dix entités. « Nous ne devrions pas avoir à passer autant de temps sur AP. »
Comme d’autres responsables financiers qui ont cherché l’automatisation pour surmonter ces défis, Ontiveros a également évalué des solutions qui ont simplifié l’AP pour son équipe hybride. Ce qui l’a poussée à choisir Beanworks AP Automation, c’est une combinaison de gain de temps et de fonctionnalité d’accès centralisé. « Nous économisons un jour et demi en déplaçant le traitement des factures dans le cloud. L’automatisation m’a donné, à moi, notre comptable et notre comptable, plus de temps pour me concentrer sur le travail qui compte le plus », souligne-t-elle.
Mettre fin aux courriels et aux approbations sur papier
Avant de passer au travail hybride, la plupart des approbations de factures et de paiement combinaient un mélange de canaux informels en fonction des besoins de leur ministère. Comme la plupart des entreprises, Elemental Energy fonctionnait selon un cycle d’approbation sur papier. Pour un certain seuil de paiement, les approbations devaient passer par le PDG; par conséquent, tous les détails devaient être présents et exacts. Les suivis étaient effectués par e-mail, ce qui s’avérait souvent une tâche ardue, surtout si un responsable demandait à voir les enregistrements de sauvegarde.
« Le fait qu’à tout moment je puisse simplement entrer et tout voir au même endroit est un grand gain de temps. »
Grâce à l’automatisation des points d’accès Beanworks, Ontiveros peut laisser au logiciel le soin d’acheminer les approbations et les suivis. « Nous essayons d’éviter d’utiliser du papier. Maintenant, lorsque nous envoyons un lot de factures ou de paiements pour approbation à nos gestionnaires ou à notre PDG, ils savent que quelqu’un de l’équipe AP les a déjà examinés et que tout est codé correctement », dit-elle.
L’autre amélioration significative est l’accès instantané aux documents pour toutes les entités. Le logiciel consolide automatiquement les factures des dix entités d’Elemental Energy, offrant une intégration transparente et éliminant le risque de perte d’informations. « Le fait qu’à tout moment je puisse tout voir au même endroit est un grand gain de temps », dit Ontiveros.
Avec l’aide du routage automatisé des approbations de Beanworks et des données intégrées au système financier principal d’Elemental Energy, Sage 50, l’organisation a développé un système de traitement des factures qui donne constamment des résultats impressionnants. Toutes les factures arrivent électroniquement à leur adresse e-mail AP dédiée et sont ensuite transmises automatiquement à Beanworks. « À partir de là, le logiciel fait sa magie », explique Ontiveros.
Réinventer l’AP
Au fur et à mesure que Elemental Energy est passé à une méthode de travail hybride, elle a commencé à s’appuyer sur des logiciels tels que Beanworks pour naviguer plus efficacement dans les tâches de routine. L’automatisation financière a été le premier pas dans cette direction et, selon Ontiveros, « cela a très bien fonctionné pour eux ».
« Nous économisons un jour et demi en déplaçant le traitement des factures dans le cloud. L’automatisation m’a donné, à moi, notre comptable et notre comptable, plus de temps pour me concentrer sur le travail qui compte davantage. »
Pour ses pairs de l’industrie qui cherchent à déplacer les comptes fournisseurs vers le cloud, elle suggère de trouver des plates-formes qui interagissent de manière transparente les unes avec les autres. « Lorsque les deux programmes ne communiquent pas correctement, cela peut causer plus de travail », dit-elle.
En tant que responsable financière, Ontiveros a perfectionné le processus d’approbation dans son organisation. La prochaine grande étape serait de s’aventurer dans les paiements automatisés. Mais pour l’instant, « l’automatisation des points d’accès Beanworks a été un excellent choix pour nous », dit-elle.
Découvrez comment Beanworks achemine automatiquement les approbations et les suivis grâce à sa matrice d’approbation personnalisable.
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