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Avec 16 franchises Mr. Lube en Colombie-Britannique, au Québec et en Ontario, les affaires sont bonnes pour le Centre de services Everest.
Mais cela s’accompagne d’un volume élevé de factures – et leur équipe comptable se noyait dans la paperasse.
« Il y avait trois personnes qui faisaient de l’AP », a expliqué Jesusa Agustin, comptable principale. « Nous ne faisions que la saisie de données, mais nous étions toujours en retard parce que nous faisions tout manuellement, et notre système financier (Sage 300) était encore nouveau pour nous. »
Le problème était le volume de factures, qui pouvait atteindre plus de 100 en une seule journée. Et quand il s’agit de résumer l’ancienne façon manuelle de travailler, Agustin ne tourne pas autour du pot.
« Nous étions tous manuels. C’était horrible », a-t-elle déclaré.
En plus de prendre du retard, l’entreprise a eu des problèmes avec les factures saisies plus d’une fois alors que l’équipe de trois se battait pour s’attaquer à l’énorme volume de factures. « Nous voyions des factures en double; nous ne sommes qu’humains », a déclaré Agustin.
Pourquoi Beanworks
En 2018, cela a atteint son paroxysme. La décision d’automatiser leur point d’accès avec Beanworks pour les factures et les paiements était basée sur deux facteurs. Tout d’abord, Everest voulait quelque chose de convivial. Deuxièmement, il devait être compatible avec Sage 300, le principal programme de comptabilité d’Everest.
Everest Services Centre est passé d’un processus manuel pour leur point d’accès à un processus automatisé.
Avec seulement quelques semaines à mettre en œuvre, y compris la formation du personnel sur la façon de l’utiliser, Beanworks était le choix évident.
« Le plus grand changement a été le gain de temps et l’exactitude des rapports. » – Jesusa Agustin, comptable principale, Everest
Comment Beanworks a transformé l’AP de l’Everest
L’un des avantages les plus notables que l’Everest a connus immédiatement était une meilleure précision.
« Avec Beanworks, le système n’acceptera pas une nouvelle facture si le numéro de facture est répété », a déclaré Agustin. « Il y a toujours un avertissement et cela ne nous permettra pas de synchroniser si la facture a été dupliquée. C’est une grande aide. Une plus grande visibilité a également amélioré la précision, car il est facile pour l’équipe de voir quels codes chaque facture a été donnée.
Une autre chose qui a fait une énorme différence est que les opérations sont presque entièrement sans papier, ce qui réduit radicalement la quantité de dépôt que l’équipe doit faire.
« À l’heure actuelle, nous sommes à environ 90% sans papier dans l’ensemble de l’entreprise », a déclaré Agustin.
Cela signifie que toute personne y ayant accès, depuis n’importe quel endroit, peut générer une facture ou un rapport, car toutes les informations sont dans le cloud.
« Le plus grand changement a été le gain de temps et la précision des rapports, en comparant le manuel à l’automatisation », a-t-elle ajouté. « Nous avons vu une grande différence. »
Vous souvenez-vous de ces trois personnes qui saisissent des données dans l’équipe AP ? Ils ont maintenant gagné tellement de temps, l’un d’eux a été déployé en permanence ailleurs. Avec les paiements automatisés, le temps passé à couper les chèques a été réduit d’un jour par semaine à un jour toutes les deux semaines. Le temps passé à coder les factures a également diminué depuis que cela est préparé par Beanworks. Le passage des fournisseurs aux factures électroniques signifie également que l’équipe AP d’Everest passe beaucoup moins de temps à les numériser.
Un autre avantage vient pendant la période d’audit, qui peut maintenant être effectuée à distance. Everest crée simplement un ID utilisateur pour les audits, et l’équipe d’audit entre et génère elle-même des rapports à partir de là.
Avoir une meilleure visibilité présente également des avantages stratégiques. Agustin, qui supervise le processus AP mais n’y travaille pas directement elle-même, peut utiliser Beanworks pour générer des rapports et comparer les données, ce qui permet d’obtenir de meilleures informations et analyses.
Et il y a eu aussi des avantages pendant l’incertitude de la pandémie. Travailler à distance a été facile pour Everest, tandis que d’autres entreprises ont eu du mal à s’adapter.
« Grâce à Beanworks, rien n’a changé. Travailler à domicile ou travailler au bureau, je pense que nous sommes bons. »
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