La rapidité et la précision avec lesquelles les processus backend sont terminés peuvent avoir un impact important sur la façon dont une entreprise fonctionne, fonctionne et interagit avec ses clients.
Lorsque le flux d’informations est enlisé par des processus manuels gourmands en ressources, les organisations ne peuvent pas fonctionner avec agilité et finissent par prendre du retard sur d’autres qui sont capables d’agir plus rapidement.
Les processus disjoints manuellement entraînent des opportunités perdues
Par exemple : un prospect appelle pour se renseigner sur un produit. L’employé écrit exactement les informations dont l’appelant a besoin, ce qui inclut l’envoi d’une brochure physique. L’employé écrit l’information sur une feuille de papier pour ajouter le système informatique plus tard lorsque l’employé a un moment libre.
Une fois téléchargé manuellement, l’employé doit créer de tout nouveaux éléments de correspondance personnalisés pour chaque prospect car il n’y a pas de modèle – cela prend du temps et nécessite une nouvelle saisie des données. La correspondance est imprimée et doit être acheminée au bureau de poste pour être envoyée par la poste avec la brochure.
Le représentant des ventes ne peut pas se rendre au bureau de poste avant le lendemain au plus tôt et, une fois sur place, il est obligé d’attendre dans une longue file d’attente. Le colis prend quelques jours supplémentaires pour arriver au prospect, soit une semaine environ après l’appel. Cependant, à ce moment-là, un concurrent a déjà répondu de manière plus rapide et a remporté l’affaire.
Les solutions numériques automatisées de bout en bout augmentent l’efficacité et la satisfaction
Concentrons-nous maintenant sur une entreprise qui s’appuie sur des outils numériques pour ses processus de gestion de documents.
Un prospect appelle pour s’enquérir d’un produit. L’employé enregistre la demande et les informations pertinentes directement sur un outil numérique. Comme la solution stocke des modèles pour les différents types de correspondance, l’employé peut simplement et rapidement générer une lettre pour accompagner la brochure. Cela donne également à l’employé le temps de personnaliser la communication afin qu’elle soit adaptée au prospect.
Une fois prêt, l’élément – individuellement ou dans le cadre d’un lot beaucoup plus important – est téléchargé sur un portail Web. L’impression, l’enveloppement, le dosage et la livraison au client sont ensuite gérés hors site dans les installations du fournisseur.
La brochure et la correspondance personnalisée parviennent au prospect quelques jours après l’appel initial. Ils sont satisfaits du temps de réponse, ainsi que du produit proposé et signent un accord.
Une communication plus efficace signifie une entreprise plus efficace
Lorsque les organisations sont en mesure d’agir et de distribuer des lots pouvant contenir des milliers d’articles personnalisés – y compris des communications client standard, du matériel marketing, des factures et des relevés – à des milliers de destinataires sur les canaux numériques et physiques en quelques clics à partir d’une seule solution, les avantages en termes d’efficacité se font sentir dans l’ensemble de l’entreprise. Les employés ont plus de temps pour se concentrer sur le service aux clients et les activités en croissance de l’entreprise. Ils n’ont pas les mains liées par des processus manuels fastidieux qui ajoutent simplement une pression inutile et augmentent la probabilité d’erreurs.
