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Une enquête récente a révélé que le passage aux interactions commerciales numériques a considérablement augmenté au cours des deux dernières années. C’est logique. Après tout, le passage aux comptes fournisseurs automatisés est plus efficace et moins coûteux. Alors, pourquoi exactement les chèques papier représentent-ils encore 40% des paiements B2B?
Les entreprises se posent quelques questions courantes sur les obstacles potentiels aux transactions numériques, mais un examen plus approfondi révèle qu’ils ne sont pas les obstacles qu’ils sont perçus comme tels.
Donnera-t-il accès aux données nécessaires?
Dans le passé, l’un des défis les plus importants auxquels les entreprises étaient confrontées était d’ordre pratique : elles avaient besoin des informations de transfert de fonds fournies avec des chèques papier. Ces données sont une composante requise de nombreux processus de comptabilité et d’audit. Dans l’enquête sur les paiements de l’AFP, 74% des entreprises ont indiqué que l’absence d’un format de transfert de fonds standard était une préoccupation qui les empêchait de se numériser.
Cependant, Beanworks permet aux clients d’envoyer automatiquement des e-mails de remise aux fournisseurs, éliminant ainsi ce problème. Ces messages sont envoyés avec chaque paiement effectué et contiennent le numéro de facture, la date, le mémo, la devise de paiement et le total.
Fonctionne-t-il avec les systèmes existants ?
Le même sondage de l’AFP a révélé que 71% des organisations considéraient le manque d’intégrations comme une préoccupation qui les empêchait d’adopter les paiements électroniques.
Les logiciels de comptabilité ou les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) représentent souvent un investissement substantiel, et de nombreuses organisations hésitent à adopter l’automatisation par crainte qu’elle ne fonctionne pas avec leurs solutions existantes ou ne les rende obsolètes.
Cependant, l’utilisation de Beanworks annule cela, car le logiciel s’intègre à une grande variété de solutions ERP, notamment Intuit Quickbooks, Sage Intacct, Oracle Netsuite, Rent Manager et Microsoft Dynamics GP, entre autres.
Non seulement il s’intègre à ces solutions, mais il les améliore considérablement, réduisant ainsi le temps que les équipes AP consacrent au travail occupé impliqué dans le processus. Parce qu’il fonctionne avec vos solutions comptables existantes, il y a moins de temps passé à transférer manuellement des données d’un système à un autre.
Les équipes qui adoptent l’automatisation des points d’accès constatent une diminution de 83 % de la saisie de données.
Il améliore également l’intégrité de l’information. L’intégration du système et l’absence de saisie manuelle des données éliminent la probabilité d’erreurs, offrant un taux de précision de 99%.
Est-ce sûr?
Les organisations perdent actuellement 5 % de leur chiffre d’affaires annuel à cause de la fraude.
Certaines entreprises peuvent hésiter à passer à un service d’automatisation basé sur le cloud par crainte que cela n’augmente la probabilité de failles de sécurité. En réalité, la visibilité de bout en bout du processus AP fournie par des solutions telles que Beanworks diminue considérablement cette menace.
Lorsque les organisations travaillent à partir de plusieurs systèmes isolés, il est facile pour les silos de données de surgir, ce qui rend difficile la détection des irrégularités. En plus de prendre beaucoup de temps, il peut devenir difficile de remarquer des documents en double ou frauduleux lorsque les entreprises font correspondre manuellement des factures. En fournissant des pistes d’audit claires et des contrôles personnalisés sur les approbations et les paiements, les entreprises peuvent se protéger contre la fraude interne et les escroqueries externes.
Qu’en est-il du coût?
Une étude de PYMNTS a révélé que les 3/4 des directeurs financiers considèrent l’incertitude économique comme un défi de taille. Dans cet esprit, il est naturel de se demander si le coût de l’adoption d’une nouvelle solution est logique.
Au lieu d’être une dépense supplémentaire, la numérisation des comptes fournisseurs est en fait un investissement qui réduit les dépenses, aide à mieux gérer les flux de trésorerie et améliore la sécurité financière. Le point d’accès manuel peut coûter jusqu’à 35 $ par facture, un taux qui tombe à moins de 5 $ avec l’automatisation. En supervisant le processus AP, des solutions telles que Beanworks aident également à s’assurer que les entreprises ne paient pas trop tôt – dans l’intérêt de garder de l’argent dans leur poche le plus longtemps possible – mais ne paient pas non plus en retard et n’encourent pas de frais et de pénalités.
Un rapide coup d’œil au calculateur de retour sur investissement de Beanworks peut donner une idée de combien une entreprise peut bénéficier de la numérisation.
Les avantages de l’adoption de l’automatisation des points d’accès sont évidents : gain de temps et d’argent, et protection contre la fraude.
Pour en savoir plus sur la façon de faire une analyse de rentabilisation efficace pour la numérisation, inscrivez-vous au webinaire de Beanworks dès aujourd’hui
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