Bien que les montants élevés des créances projetées puissent sembler intéressants en termes d'«argent qui entrera », vous ne pouvez pas exactement payer les factures de votre entreprise avec des factures impayées.
Afin d’éviter les problèmes de trésorerie et de vous assurer que vous avez suffisamment de capital en main pour couvrir les dépenses d’exploitation, votre service de comptabilité doit créer et maintenir des rapports des comptes clients vieillissants. Ces rapports vous indiquent l’âge des factures sur lesquelles vous attendez pour percevoir le paiement, mais plus important encore, vous aideront à déterminer la santé financière de vos clients - et de votre entreprise, aussi.
Pendant des années, les entreprises, grandes et petites, ont abordé les rapports sur le vieillissement de la même manière. Les comptables les créaient manuellement – par région, par vendeur et par « seau » à 60 jours, 90 jours et même 120 jours de retard.
Voici comment ils s’y prendraient généralement :
- Les employés téléchargeaient des données sur le vieillissement des comptes clients à partir de leur logiciel de comptabilité ou de leur solution ERP. Les données seraient souvent désorganisées et difficiles à partager immédiatement.
- Le personnel comptable analyserait les données dans le cadre d’un processus qui prend habituellement beaucoup de temps.
- Une fois l’analyse terminée, la comptabilité envoyait les rapports sur le vieillissement, généralement via Excel.
Cette approche héritée des rapports sur le vieillissement a créé une ponction mensuelle sur les ressources organisationnelles. Étant donné que les rapports ne contenaient pas de données en temps réel, ils n’étaient pas particulièrement utiles. Il pourrait y avoir une situation, par exemple, où plusieurs clients avec des factures impayées vous paient le lendemain du jour où un comptable accède aux données de vieillissement AR pertinentes.
Il y a de bonnes nouvelles : grâce à l’évolution de la technologie, les entreprises peuvent désormais tirer parti des rapports de vieillissement en temps réel sans avoir à les créer manuellement. Grâce à la puissance de l’automatisation, les organisations peuvent évaluer l’état en temps réel de leurs créances tout en libérant les équipes comptables pour qu’elles puissent se concentrer sur d’autres activités de collecte de revenus de base qui les aident à être payées plus rapidement.
En investissant dans un système d’automatisation des comptes clients, votre organisation :
- Gagner du temps. Croyez-le ou non, les employés passent 19% de leur temps chaque semaine à chercher des informations. Au lieu de rechercher les données manuellement, le personnel comptable sera en mesure de créer des rapports sur le vieillissement via un processus rationalisé et incroyablement intuitif. Ce temps récupéré se traduit par une productivité accrue.
- Profitez d’une supervision managériale facile. Les tableaux de bord basés sur le cloud permettent aux directeurs financiers et aux contrôleurs de vérifier les métriques à leur convenance sans interrompre le personnel comptable. Cette fonctionnalité offre une visibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 sur les rapports de vieillissement des comptes clients pour toutes les parties prenantes autorisées.
- Accédez à des rapports complets. La connaissance, c’est le pouvoir. L’automatisation permet à une entreprise de générer des rapports en temps réel faciles à comprendre pour tout le monde, des ventes aux cadres dirigeants. Ces données peuvent être utilisées pour obtenir une image plus précise du bien-être financier d’une entreprise et l’aider à prendre des décisions plus intelligentes.
- Tirez parti de données plus précises. Nous sommes tous humains et nous faisons tous des erreurs. Selon une étude, 27,5% des comptables disent avoir rencontré des données financières incorrectes dans un rapport en raison d’une erreur humaine. Grâce aux solutions d’automatisation comptable, les entreprises n’ont pas à se soucier de s’appuyer sur des données inexactes. Tous les chiffres seront précis et à jour.
- Améliorez vos flux de trésorerie. Il n’y a aucun sens à risquer la chance que vous rencontriez des problèmes de trésorerie si vous pouvez l’éviter. En investissant dans une solution d’automatisation comptable qui permet à votre entreprise de générer des rapports de vieillissement des comptes clients en un clic, vous n’aurez pas à vous soucier des pénuries de trésorerie imprévues. Avec des informations à jour sur les créances disponibles, vous saurez exactement où en sont les finances de votre entreprise à un moment donné.
Si votre organisation s’appuie toujours sur des méthodes obsolètes pour créer des rapports sur le vieillissement, il est temps de passer à l’avenir.
Avec une solution d’automatisation comptable à portée de main, votre équipe aura accès aux données dont elle a besoin pour prendre les meilleures décisions. Non seulement vous serez en mesure d’aller plus vite, mais vos employés en feront plus en moins de temps.
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