Digitaliser ses processus financiers et son cycle de facturation de bout en bout est source de bénéfices importants pour toute entreprise. En effet, cette digitalisation rationalise l'échange de documents entre la Direction Administrative et Financière, les clients et partenaires. Plus précisément, ces solutions de facturation électronique automatisent la procédure de traitement des factures, traditionnellement fastidieuse, en réduisant les efforts manuels. Par conséquent, les services de comptabilité fournisseurs et de comptabilité clients, les directeurs financiers, les contrôleurs de gestion, les credit managers et dans certains cas les directeurs achat ont compris l’intérêt d’exploiter le potentiel de la facturation électronique pour supprimer les inefficacités et réduire les coûts.
Ouvrir la boîte de Pandore
Une solution complète d’automatisation de ses processus financiers (facturation fournisseurs, clients et recouvrement des factures client) est bien plus efficace que l’addition de processus manuels nécessitant beaucoup de main-d'œuvre. A titre d’exemple, un traitement manuel implique souvent de saisir à nouveau les données des factures dans les systèmes financiers, ce qui est intrinsèquement sujet à l'erreur humaine. Des erreurs, même minimes, peuvent entraîner de graves problèmes, notamment des retards de paiement ou des litiges.
En outre, le traitement manuel des factures prend beaucoup de temps et mobilise de nombreuses ressources. Plus le volume de factures à traiter est important, plus les services comptables se retrouvent débordés. Résultat ? Nous assistons à des retards de paiement, des relations tendues avec les fournisseurs ou les clients, et des remises pour paiement anticipé manquées.
Toutefois, une solution de facturation électronique permet de relever ces défis, d'améliorer la précision et l'efficacité du traitement de celles-ci tout en réduisant les coûts de manière significative. Il a été démontré que la facturation électronique peut réduire les coûts de 80 % par rapport au traitement manuel des factures. Par conséquent, l'équipe financière peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tandis que les paiements accélérés permettent de maintenir des relations saines avec les partenaires commerciaux.
S’assurer de la conformité légale de la solution envisagée
Comme vous le savez, la réforme du e-invoicing va bouleverser les habitudes comptables en introduisant notamment le principe du CTC (contrôle continu des transactions). Pour ce faire, au 1er septembre 2027, toutes les entreprises devront être en capacité de facturer électroniquement. Dans ce cadre, des éditeurs ont été candidats à la phase pilote. L’AIFE a rendu son avis récemment en jugeant l’ensemble des candidatures. Celle de Quadient a par exemple été jugée « bonne » par l’AIFE permettant ainsi de pouvoir y participer activement et de tester le portail en avant-première. Et là, Quadient a reçu son certificat provisoire d'immatriculation de la DGFiP en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Aller plus loin en intégrant la solution dans ses systèmes d’information
L'intégration des solutions de comptes fournisseurs (AP) et comptes clients (AR) avec un ERP (Enterprise Resource Planning) ou d'autres systèmes financiers peut considérablement améliorer l'efficacité des entreprises en bénéficiant. Voyons comment…
Automatisation du poste fournisseur
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs se caractérise principalement par la validation automatique de toutes les données des factures entrantes. Cette fonction permet au logiciel de vérifier automatiquement les données des factures, de mettre en évidence les divergences ou les erreurs et de proposer des corrections. Toutes les factures entrantes, quel que soit leur format, passent par ce système automatisé pour être validées, puis sont reformatées et introduites dans le système de comptabilité choisi pour le paiement.
Les entreprises qui cherchent à optimiser le traitement de leurs comptes fournisseurs, en particulier en ce qui concerne la saisie des données, trouveront dans ce type de solutions logicielles, un outil pratique. L'automatisation des comptes fournisseurs est améliorée par la technologie de l'intelligence artificielle ou de l’apprentissage automatique (machine-learning en anglais), qui lui permet d'apprendre au fil de l’utilisation du logiciel et de reconnaître les différents formats de factures et de les reformater sans saisie manuelle.
Dématérialisation des factures clients et de leur diffusion
Opter pour une solution de dématérialisation des factures clients qui cherche à se mettre en conformité avec la future législation du e-invoicing dès maintenant assure à l’entreprise une transition en douceur vers cette réforme majeure et la prépare dans de meilleures conditions que l’entreprise amenée à choisir au dernier moment le prestataire la faisant basculer vers la e-facturation. Qui plus est, simplicité d’utilisation, gain de temps, économies figurent à l’ordre du jour !
Automatisation du poste client
Elle offre une vision complète des comptes clients et permet aux responsables financiers d’anticiper les paiements des encours. Dans certains cas, on peut lui adjoindre des modules de risque crédit associant alors la notation des entreprises clientes. En complément de l’historique de paiement, le responsable financier a alors accès aux données d’organismes reconnus en la matière. De plus, les solutions qui offre le lettrage, permettant une réconciliation plus fine entre l’émission de la facture et le paiement de celle-ci, améliorent le suivi et permettront dans le futur une meilleure remontée des statuts de traitement des factures comme l’exige pour partie la future législation du e-invoicing. Là encore, l’IA et l’automatisation jouent un rôle majeur de facilitation et de gain de temps
En conclusion, automatiser ses processus financiers depuis les factures entrantes jusqu’au recouvrement des factures clients peut transformer le quotidien des services comptables en améliorant leur efficacité, en réduisant les coûts et en garantissant la conformité des factures avec les législations évolutives comme celle du e-invoicing. La digitalisation des services financiers entraîne de facto la rationalisation des opérations, un plus grand contrôle des activités financières et la prise de décisions éclairées. Les résultats sont encore meilleurs lorsqu’elles sont totalement intégrées aux systèmes d’information de l’entreprise.
