Les classeurs de bureau fournissaient une source unique d’information lorsque tout était fait sur papier. Ce n’était pas un système parfait – une seule personne pouvait avoir un dossier à la fois, des morceaux de papier pouvaient être perdus ou mal classés, et les informations ne pouvaient être consultées qu’au bureau – mais les fichiers papier rassemblaient au moins toutes les informations en un seul endroit. Maintenant, beaucoup d’informations sont échangées par voie électronique. Il est plus rapide, plus collaboratif et réduit le besoin de stockage coûteux, mais il existe toujours un besoin d’un référentiel d’informations central, capable de rassembler des communications de tous types – papier et électronique.
En tant que fonction, les RH traitent beaucoup d’informations. Les dossiers des employés et des candidats doivent respecter les règles relatives à la protection des données et à la conservation des informations. Un système efficace de gestion des enregistrements est nécessaire pour capturer toutes les informations nécessaires, tenir les enregistrements à jour et rester conformes.
Gestion de plusieurs sources d’information
Lorsque l’information est conservée à divers endroits et dans une gamme de formats, les enregistrements peuvent être déphasés. Imprimer tout n’est pas une solution idéale – non seulement cela prend du temps et entraîne des coûts en papier et en stockage, mais il souffre également des mêmes problèmes que les systèmes papier uniquement d’antan : la collaboration est plus difficile à réaliser lorsque la source unique d’information se trouve dans un seul fichier physique et il est difficile de prendre en charge une gamme de droits d’accès.
Ceci est particulièrement important dans les RH, lorsque certaines informations sur les employés doivent être limitées à certains groupes. Pourtant, les fichiers deviennent fragmentés et les processus plus compliqués lorsque certaines informations doivent être séparées physiquement.
Au lieu de cela, un logiciel de gestion électronique de documents offre une solution. Pour les enregistrements RH, il :
- réduit le besoin d’espace de stockage coûteux
- active l’accès simultané aux fichiers
- facilite l’accès à l’information grâce à une simple récupération de fichiers
- peut prendre en charge différents droits d’accès lorsque des restrictions s’appliquent à des données de catégorie spéciale.
Changez la donne avec une seule banque d’informations numériques
Numérisez les documents existants, combinez tous les fichiers de toutes les sources et téléchargez-les sur le système pour créer un enregistrement électronique unique et centralisé. Dans un système de gestion de documents basé sur le Web, les enregistrements sont facilement accessibles et les documents numérisés et les fichiers numériques ajoutés. Il n’est pas nécessaire de saisir manuellement de nouvelles informations, ce qui permet au personnel de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs.
Avec un accès plus rapide et plus efficace aux documents, et des fichiers qui ne sont plus indisponibles en raison de l’existence de ceux d’un autre, les demandes d’informations peuvent être traitées plus rapidement.
Pour découvrir comment Quadient peut vous aider à améliorer les processus RH avec une meilleure gestion des enregistrements, jetez un coup d’œil à ce que les logiciels de gestion électronique des documents peuvent faire.
