À partir du moment où une commande arrive par le biais des ventes ou du service à la clientèle, les spécialistes de la RA les saisissent dans le système comptable pour créer la facture, et le cycle de la commande à l’encaissement commence. Voici à quoi pourrait ressembler une journée typique dans la vie d’un spécialiste de la RA :
- 9 h : Vérifiez si les factures ont été envoyées la veille au soir. Si ce n'est pas le cas, envoyez-les manuellement ou par voie électronique. Il est important d’avoir de l’argent dans la porte dès que possible, de sorte que cette tâche est souvent chargée à l’avance.
- 9h30 : Passez en revue les chèques reçus. Chacun doit être ouvert individuellement, le compte identifié, le numéro de facture identifié. Vérifiez comment chaque paiement sera appliqué. Vérifications du code et mise à jour de la feuille de suivi sur Excel.
- 11h00 : Appliquer le paiement à chaque compte. Si les chèques sont des paiements anticipés, scannez une copie pour libérer la commande pour la journée nécessaire afin qu’elle corresponde au solde.
- 12h30 : Passons maintenant aux fils. Vérifiez chaque compte bancaire pour voir si des virements sont arrivés. Des commandes ont-elles été passées pendant la journée ? Si c’est le cas, traitez la facture via le système comptable.
- 13h : Déjeuner
- 14h: Effectuez des vérifications sur CreditSafe pour les clients qui souhaitent acheter à crédit. Ouvrir un crédit pour eux s’ils sont approuvés.
- 14h30 : Il est maintenant temps de regarder les factures impayées. Imprimez des rapports de vieillissement et déterminez quelles factures nécessitent une attention particulière. Préparez le rapport pour le contrôleur.
- 15h30 : Contactez les clients qui ont des factures impayées sans paiement. Si de nouvelles commandes sont passées, libérez les marchandises tant qu’il y a une communication constante ou des promesses de paiement. Discutez des plans de paiement si nécessaire.
Les spécialistes de la RA traitent en moyenne 500 clients actifs sur une base quotidienne, qui sont souvent gérés manuellement via des e-mails. Le volume de factures et de paiements qui doivent être traités laisse aux spécialistes de la RA très peu de temps pour se concentrer sur les factures qui vieillissent, et encore moins la possibilité d’être stratégiques dans leur approche et de gérer les relations.
Chez YayPay, nous constatons que l’automatisation du cycle du crédit à la trésorerie se produit en quatre étapes, car les entreprises investissent dans leur personnel et leur technologie.
- Manuelle: Peu ou pas d'automatisation. Tout existe sur différentes plates-formes avec des feuilles de calcul Excel comme pilier des rapports et des processus d’entreprise.
- Automatisation basée sur des règles : Investissement dans l’infrastructure via ERP pour centraliser les données, et certains traitements en masse basés sur des règles pour émettre des lettres de relance.
- Automatisation fragmentée : Introduction du CRM pour rendre la facturation plus intelligente, plus efficace et plus précise. La plupart des logiciels d’automatisation AR servent cette étape et existent sous forme de solutions fragmentées pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
- Automatisation complète : Une plate-forme pour tout le monde pour tout ce qui concerne la RA.
Le spécialiste de la RA décrit dans cet article est typique de nos clients qui sont venus nous voir avec leurs processus internes situés dans les étapes un et deux. L’automatisation d’un ou de plusieurs parties de votre processus de crédit à l’encaissement soulagera une grande partie de la douleur qu’ils éprouvent. Cependant, au moment de la rédaction de cet article de blog, la capacité d’améliorer l’efficacité et de rationaliser le flux de travail en tant que logiciel de RA est maintenant un enjeu de table.
De plus en plus, nous avons des conversations avec des entreprises dans la troisième étape de l’automatisation, ayant déjà acheté des solutions de RA pour fournir une automatisation fragmentaire. Ils se heurtent maintenant à un problème différent : leur automatisation a été effectuée en fonction des besoins et de manière fragmentée.
Peut-être que seules leurs communications de recouvrement ont été automatisées et que leurs clients ne peuvent pas prendre de mesures pour payer. Parfois, il est possible d’accepter des paiements, mais le spécialiste de la RA doit toujours se connecter au système comptable pour clôturer une facture. Il y a peu ou pas de capacité à rassembler des informations pour répondre aux questions de base: d’où vient mon argent? Qu’est-ce que je vais être payé le mois prochain? Comment puis-je mieux collecter à l’avenir?
La réponse à cette question réside dans la puissance d’une plate-forme, construite sur une base de code. L’impact d’avoir tout au même endroit. Et c’est ce dont nous parlerons la prochaine fois dans la deuxième partie.
À quel stade de l’automatisation en êtes-vous ? Contactez-nous pour en savoir plus!
