Lorsque vous êtes responsable des comptes clients dans une entreprise de services professionnels, vous avez un ensemble unique de défis à relever. La nature de votre entreprise est tout au sujet du client - identifier les besoins de vos clients, fournir les meilleurs services de leur catégorie, construire la relation pour des services continus et ensuite tirer parti de cette relation dans une réputation qui attire plus d’affaires.
Fondamentalement, si votre client n’est pas heureux, votre entreprise n’est pas heureuse.
Pourquoi cela vous affecte-t-il en RA ? Trois domaines clés présentent des défis :
- Dans le monde des services, vous commencez déjà « derrière la courbe ». Vous engagez généralement des coûts dès le premier jour de la relation client, souvent des jours ou des semaines avant d’avoir été payé un seul centime. De plus, s’il y a des outils ou des produits dont vous avez besoin pour fournir vos services, vous les payez souvent, peu importe quand votre client vous paie réellement.
Lorsque vous commencez la relation déjà derrière, comment allez-vous de l’avant? - Les prévisions du fonds de roulement sont imprévisibles. Dans une entreprise de services, les facturations peuvent être variables. Les clients peuvent utiliser plus ou moins de vos services ou de votre personnel au cours d’une période donnée. Si vous offrez des forfaits à prix fixe, ces forfaits peuvent expirer ou être renouvelés. Vous pouvez voir un pic, ou une baisse, dans le nombre de clients que vous avez dans chaque niveau de package. Il y a souvent beaucoup plus de flexibilité et de mouvement dans la structure de prix d’une entreprise de services, ce qui signifie que les projections sont généralement construites sur les comportements passés, et non sur la réalité d’aujourd’hui.
Comment déterminez-vous vos meilleures stratégies de croissance ou identifiez-vous les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des dangers graves, lorsque vous ne pouvez pas voir ce qui se passe avec votre entreprise maintenant? - La santé de votre entreprise est inextricablement liée à la santé commerciale de vos clients. La façon dont vos clients gèrent leur propre entreprise a un impact direct sur leur capacité à payer vos factures. Cela signifie que s’il y a un changement soudain dans leur entreprise - disons qu’une pandémie secoue l’économie de manière inattendue - vous pouvez être confronté à un défi de recouvrement en plus de vos défis de facturation et de gestion de la RA.
Comment construire une défense contre une pandémie - ou tout impact sur la capacité de paiement de votre client?
La réponse à ces trois défis est simple : armez-vous d’une plateforme AR intelligente. Mais décomposons cela en stratégies réalisables.
Stratégie n°1 : Connaissez vos processus de RA. Cela semble si basique, mais il y a un aspect de la compréhension de votre modèle de services qui est souvent négligé. Quel que soit votre service, vous êtes le pro. Vous le savez de fond en comble. Mais ce que vous devez savoir ensuite ne concerne pas vos services, mais votre entreprise et la façon dont vous gérez vos flux de trésorerie. Vous devez comprendre ce qu’il vous en coûte réellement pour intégrer un nouveau client, quel est l’écart entre les services que vous fournissez et le premier paiement que vous recevez, et le temps pendant lequel vos factures doivent être payées pour que vous puissiez gérer un flux de trésorerie sain. Vous avez les données autour de vous - les montants et les dates sont dans vos factures. Cela peut être un effort manuel - et un casse-tête - de rassembler tout cela, mais les données sont essentielles pour comprendre quelles parties de votre processus de RA fonctionnent et lesquelles nécessitent un réglage fin.
Recommandation : mettre en place une plateforme de RA intelligente capable de rassembler ces données à partir de votre ERP, de votre CRM, de votre logiciel financier et d’autres sources de données, et de les présenter dans un tableau de bord facile à lire et à suivre les tendances. Il s’agit d’un investissement inestimable.
Stratégie n°2 : Sachez ce qui se passe dans vos comptes. Le manque de visibilité sur les comptes de vos clients signifie que vous ne pouvez pas voir maintenant comment ils utilisent vos services et que vous ne pouvez pas anticiper ce dont ils pourraient avoir besoin ensuite. Et ce n’est peut-être pas seulement vous qui manquez de visibilité - votre client peut également ne pas savoir quelles factures sont dues, quand et ce qu’il devrait prévoir de dépenser le mois prochain ou le prochain trimestre. Lorsque vous et votre client vous démenez pour comprendre le papier et la piste de paiement, cela peut être une expérience frustrante. Et cela signifie que la prévision est presque impossible.
Recommandation : créer de la transparence avec un portail en libre-service. Une plate-forme de RA intelligente rassemblera non seulement les informations client de vos sources disparates et les partagera avec vous dans un tableau de bord consolidé, mais elle peut également faire de même pour vos clients. Lorsque les clients peuvent accéder à leurs factures et les payer, sur leur temps libre (non limité à vos heures de service à la clientèle), le résultat prouvé est un taux plus élevé de paiements à temps - et des clients plus heureux. Plus de paiements à temps signifient un flux de trésorerie plus régulier et - voilà - plus de prévisibilité.
Stratégie n°3 : Connaissez vos clients. Si vous avez commencé à travailler sur la mise en œuvre des deux premières stratégies, cette troisième devient beaucoup plus facile. Vous avez déjà pris des mesures pour consolider vos sources de données, créer des tableaux de bord qui fournissent des informations précises et exploitables, et améliorer le service client avec un portail en libre-service qui libère votre temps ainsi que le temps de vos clients. Plus vous pouvez comprendre vos clients et leur entreprise, mieux vous pouvez identifier qui sont vos meilleurs clients, qui sont les plus à haut risque et dans quels segments de clientèle avez-vous le plus d’opportunités de développer votre entreprise.
Recommandation: Avec toutes ces informations à portée de main, garder une ligne de communication ouverte est la clé pour vraiment apprendre à connaître vos clients. Et d’être payé. Automatisez les communications afin que vos clients sachent clairement quand les factures sont dues, quand les paiements sont en retard et quelles sont leurs options. Il est démontré que les communications fréquentes et amicales ont un impact significatif sur la génération de paiements à temps. Le logiciel Smart AR utilisera l’automatisation pour vous aider à mettre en place une cadence de communication qui tient vos clients informés, vos paiements à temps et votre flux de trésorerie réellement fluide.
Dans votre entreprise, le jeu final est tout au sujet de la bonne volonté avec vos clients. Leur expérience positive avec vous conduit à des affaires répétées, à de nouvelles recommandations de clients et à une solide réputation commerciale.
Avec la bonne plate-forme AR, vous pouvez prendre des décisions commerciales plus intelligentes. Les données et les rapports fournis par votre nouveau système de RA intelligent donnent un contexte à vos prévisions et vous aident à les affiner. L’accès à un portail client offre de la transparence et donne à vos clients un sentiment de contrôle sur leurs comptes. En même temps, cela vous donne un aperçu de leur entreprise et le contrôle sur la vôtre. Un programme de communication proactif minimise les erreurs et la frustration, ce qui conduit à une expérience client positive.
YayPay offre des outils intelligents pour la RA intelligente
Nous simplifions le processus de RA avec une plate-forme, un système, une base de code. Notre solution basée sur le cloud utilise l’apprentissage automatique avancé pour améliorer 3 fois la productivité des équipes de RA. Les workflows de communication automatisés de YayPay permettent à votre équipe AR d’interagir avec plus de clients, avec moins d’efforts, et de se concentrer sur les comptes prioritaires qui génèrent des flux de trésorerie positifs. YayPay s’intègre à de nombreuses applications de comptabilité, ERP, facturation et CRM, vous donnant un aperçu complet et précis du processus de recouvrement pour vous aider à mieux prévoir les flux de trésorerie et à augmenter vos revenus. Notre moteur d’analyse prédictive exclusif identifie le risque de crédit et réduit le potentiel de pertes de revenus, ce qui conduit à des décisions commerciales intelligentes.
