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En tant que contrôleur ou responsable financier, vous pouvez utiliser divers indicateurs de performance (KPI) pour suivre l'optimisation de vos processus de gestion des comptes fournisseurs. En voici trois qui vous éclaireront sur les forces et les faiblesses de vos performances.
Délai de traitement des factures
Ce chiffre clé livre des informations quantitatives sur l’efficacité de votre gestion des comptes fournisseurs. Le temps nécessaire au traitement d’une facture peut aider à identifier les inefficacités telles que les processus complexes, les goulots d’étranglement d’approbation et les ressources sollicitées. Pourquoi ce KPI est-il important ? Un temps de traitement lent se traduit par des retards de paiement, des frais de retard, des remises anticipées manquées et des relations tendues avec les fournisseurs.
Moins votre équipe passe de temps sur les suivis d’approbation, plus elle a de temps pour d’autres opérations comme la clôture mensuelle. Une enquête auprès de 600 professionnels de la finance a révélé que les équipes comptables passent jusqu’à 11 heures par mois à la gestion des approbations.
Comment calculer le temps de traitement des factures : Enregistrez la date et l’heure de réception de chaque facture. Lorsque le cycle d’approbation est terminé, documentez la date et l’heure de saisie de la facture dans le système financier. Soustrayez les deux dates pour trouver le nombre de jours. Prenez la moyenne de toutes les factures sur une période, par exemple mensuelle ou trimestrielle.
Avantages de l’automatisation : avec l’automatisation Quadient Comptes Fournisseurs, vous pouvez utiliser les tableaus de bord pour savoir combien de temps votre équipe consacre aux approbations et à la saisie de donnée au cours d’une période spécifique, par exemple, une semaine, un mois, etc.
Le tableau de bord intelligent de Quadient Comptes Fournisseurs capture le volume total de factures, de bons de commande, de paiements et de dépenses traités chaque jour
Coût de traitement des factures
Un autre indicateur pourrait être le coût de traitement des factures. Couplé au temps de traitement des factures, cela pourrait vous aider à économiser de l’argent et du temps tout en accélérant le flux des factures dans le système. Le coût de traitement par facture est une mesure d’efficacité et comprend la main-d’œuvre, les coûts de stockage, les fournitures de bureau, les frais généraux et les frais d’envoi.
Un coût inférieur indique un processus plus efficace. Selon les dernières études sur le sujet, le coût moyen du traitement manuel d’une facture peut atteindre 15 €. Le coût moyen peut encore augmenter avec le temps supplémentaire consacré à la recherche d’approbations ou à la correction d’erreurs.
Comment calculer le coût de traitement par facture : Prenez le total de vos frais de comptes fournisseurs et divisez-le par le nombre de factures traitées.
Avantages de l’automatisation : en supprimant le papier, d’autres coûts importants tels que les frais de courrier et le temps perdu en retards d’approbation, vous pouvez réduire votre coût moyen de traitement des factures à 3 € ou moins. Pour les entreprises traitant 500 factures par mois, cela représente une économie annuelle d’au moins 60 000 €. Quadient Comptes Fournisseurs vous fait gagner du temps en utilisant l’IA pour capturer les détails des factures, tels que les éléments par ligne, les informations d’en-tête, le montant, la date d’échéance, les coûts unitaires, les quantités, etc.
Délai moyen de paiement
Enfin, cette mesure prend en compte le nombre moyen de jours nécessaires à votre entreprise pour payer ses comptes fournisseurs. Cet indicateur doit refléter un certain équilibre entre payer les fournisseurs à temps et s’assurer qu’il y a suffisamment de liquidités dans l’entreprise. Si le délai moyen de paiement est trop élevé, cela indique que votre entreprise paie ses fournisseurs en retard ; s’il est trop bas, vous ne profitez peut-être pas suffisamment de vos liquidités.
Avantages de l’automatisation : Avec le tableau de bord de Quadient Comptes Fournisseurs, vous disposez d'informations sur les processus critiques, y compris les factures et les paiements en attente, la somme de toutes les nouvelles factures et paiements, ainsi que les dépenses mensuelles et quotidiennes totales. Le logiciel compare les données des 30 derniers jours et calcule la différence, donnant aux entreprises une vue complète de leur santé financière.
Toutes les informations sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure que la plateforme traite les transactions et autres données financières. Elle décompose le volume total de factures, bons de commande, paiements et dépenses traités chaque jour.
Un tableau de bord pour les gouverner tous
La cartographie et l’analyse manuelles des indicateurs financiers peuvent prendre du temps, sauf si vous disposez d’un système automatisé pour effectuer les calculs. Quadient Comptes Fournisseurs propose ces indicateurs en temps réel, aidant les directeurs financiers à concevoir et à suivre des chiffres clés pour tous les processus de gestion des comptes fournisseurs – des bons de commande (PO) aux factures, paiements et dépenses. Les utilisateurs peuvent facilement personnaliser les métriques pour prendre en charge des exigences ou des objectifs spécifiques. Étant donné que les données sont automatiquement extraites et stockées en un seul endroit, elles sont facilement accessibles à tous.
Toutes les informations sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure que la plateforme traite les transactions et autres données financières. Il décompose le volume total de factures, bons de commande, paiements et dépenses traités chaque jour, donnant un aperçu de différents indicateurs :
- Le nombre de factures, de paiements, de dépenses traitées dans un délai précis
- La valeur des transactions
- Le montant en euros des factures, des paiements et des dépenses en attente
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