C’est la période la plus effrayante de l’année! En l’honneur d’Halloween, nous avons rassemblé les cinq principaux problèmes régulièrement rencontrés dans l’industrie des comptes fournisseurs. Mais ne vous y trompez pas, ces problèmes se produisent toute l’année – alors voici notre liste des cinq problèmes de comptes fournisseurs les plus effrayants!
1. Fraude et vol
Il est difficile de croire que dans notre monde de haute technologie, les paiements frauduleux sont encore une préoccupation très répandue. Une étude réalisée en 2013 par J.P. Morgan et l’Association for Financial Professionals a révélé que « 61% des organisations interrogées ont été victimes de tentatives ou de fraudes de paiement réelles ». Cela peut être évité en utilisant un processus AP avec une sécurité de bout en bout.
2. Exactitude et erreurs
La mauvaise qualité des données entraîne en fin de compte une mauvaise prise de décision. Après tout, les décisions ne sont pas meilleures que les données sur lesquelles elles sont basées. Des données fiables, pertinentes et complètes soutiennent l’efficacité organisationnelle et constituent la pierre angulaire d’une prise de décision judicieuse. Votre service AP doit disposer d’un moyen sûr de garantir les données d’entrée afin d’éviter ces problèmes.
3. Inefficacités
Le temps, c’est de l’argent, donc lorsque vos employés passent des heures sur des processus de flux de travail difficiles, de l’argent est dépensé qui pourrait être mieux utilisé ailleurs. L’utilisation abusive des ressources et le temps de travail perdu sur des processus défectueux peuvent rapidement faire augmenter vos coûts comptables chaque mois. Une solution d’automatisation des points d’accès garantira que vos employés utilisent efficacement leur temps pour accélérer le traitement des factures mensuelles.
4. Dates d’échéance manquées et retards de paiement
Ces choses se produisent, mais si les dates d’échéance manquées et les retards de paiement sont un problème récurrent, c’est une pensée effrayante d’additionner l’argent dépensé pour des dépenses (non rentables). Sans parler des occasions manquées de rabais des fournisseurs qui ne sont disponibles que pour les premiers payeurs. En automatisant votre point d’accès, non seulement votre entreprise peut éviter des frais inutiles, mais vous pouvez également économiser de l’argent grâce aux remises éligibles.
5. Vérifications
Le simple fait de prononcer le mot auditeur vous fait grincer des dents devant la quantité de travail qui pourrait éventuellement être exigée de l’équipe comptable. Autant de jours que l’auditeur passe à examiner les documents payables équivaudra sans aucun doute au nombre de jours passés par votre personnel à s’éloigner de son travail habituel pour trouver des copies de factures, des talons de chèque et rechercher des informations de sauvegarde. Bien que les audits soient inévitables, votre équipe comptable devrait avoir un système numérique organisé en place qui facilite la recherche de documents spécifiques.
Rencontrez-vous l’un de ces problèmes dans votre organisation? Contactez-nous dès aujourd’hui pour plus d’informations sur la façon de résoudre vos problèmes de comptes fournisseurs.
Crédit photo : Unsplash / Beth Teutschmann
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