Temps de lecture estimé : 5 minutes
En 2016, Wells Fargo a licencié 5 300 employés pour des pratiques bancaires illégales menées jusqu’en 2011 et a été condamné à une amende de 185 millions de dollars. Comment une main-d’œuvre massive est-elle motivée à commettre une fraude de cette ampleur? – Détournement de stratégie par des chiffres ou des « métriques de voyous » comme le mentionnent Michael Harris et Bill Tayler dans leur article HBR . Wells Fargo a créé un système d’incitation qui rémunérait les employés en fonction du nombre de comptes qu’ils avaient ouverts. Les employés ont trouvé une échappatoire et créé de faux comptes pour améliorer leurs indicateurs de performance clés (KPI).
Le fiasco de Wells Fargo est un exemple classique d’entreprises qui deviennent trop obsédées par les métriques, négligeant la stratégie commerciale globale. Très souvent, les entreprises mettent davantage l’accent sur les KPI faciles à mesurer, tels que le volume des ventes ou les cycles de production, et moins sur les fonctions de support telles que la comptabilité.
Cependant, les services comptables sont souvent confrontés à des inefficacités et à des processus manuels, étant fortement dépendants du papier et des feuilles de calcul. Surchargé de travail et pressé par le temps, ce département est souvent négligé lorsqu’il s’agit de suivre et d’améliorer les performances. La création d’indicateurs de performance clés pour mesurer quels sont les goulots d’étranglement et où ils se trouvent peut avoir de multiples avantages, tels que la réduction des inefficacités, l’augmentation de l’agilité, la réduction des coûts ou l’atténuation des risques – pour aligner le service comptable sur les objectifs globaux de l’organisation.
KPI pour mesurer le succès des comptes fournisseurs
Voici 5 KPI pour mesurer le succès dans votre département AP et identifier les obstacles qui coûtent du temps et de l’argent.
1. Coût de traitement d’une seule facture
Le traitement manuel des factures peut être coûteux lorsque l’on tient compte des coûts cachés tels que la saisie de données, le routage et le suivi. Le coût moyen du traitement manuel d’une facture peut atteindre 15 $. Grâce à une meilleure gestion, un meilleur suivi et à l’utilisation de la technologie (comme les logiciels d’automatisation des points d’accès), les équipes hautement efficaces ont réduit les coûts à une moyenne de 2,36 $.
Comment mesurer le coût de traitement d’une facture :
ou
Divisez le coût en coûts de main-d’œuvre et en coûts purs et simples. Pour les coûts de main-d’œuvre, interrogez votre personnel AP sur le temps qu’il passe chaque jour sur les processus AP clés tels que la saisie de données, le suivi d’approbation, les contrôles de coupe, la correspondance des bons de commande, le classement et la numérisation. Multipliez ce temps par un coût horaire de main-d’œuvre pour connaître le coût par mois. Ensuite, ajoutez les coûts durs supplémentaires dépensés pour l’affranchissement, l’impression, le papier, le stockage de documents au coût de main-d’œuvre consacré à la gestion du point d’accès par mois. Divisez par le nombre de factures traitées mensuellement.
2. Délai de traitement des factures
Pour les organisations ayant des processus AP manuels, l’approbation des factures peut prendre jusqu’à 25 jours. Cependant, les organisations avec des processus AP plus matures sont en mesure de réduire ce temps à 3-5 jours. L’impact de ces retards peut aller du temps perdu sur les suivis d’approbation aux dommages causés aux relations avec le fournisseur, en passant par l’incapacité de saisir les remises de paiement anticipé et les retards dans la clôture du mois. Certaines entreprises sont devenues plus créatives pour accélérer les approbations en utilisant des applications mobiles .
Comment calculer le temps de traitement des factures :
Dans une feuille de calcul, un système de gestion de documents ou de flux de travail, enregistrez la date et l’heure de réception de chaque facture. Une fois le cycle d’approbation terminé, documentez la date et l’heure auxquelles la facture a été approuvée pour être payée. Soustrayez les deux dates pour trouver le nombre de jours. Prenez la moyenne de toutes les factures sur une période de temps, par exemple. mensuel, trimestriel.
Conseil de pro : Avec le logiciel AP Automation, cela se fait automatiquement et vous pouvez facilement consulter des rapports sur l’emplacement des goulots d’étranglement d’approbation.
3. Taux d’exception de facturation
Les factures comportant des erreurs ou des inexactitudes sont des exceptions qui ralentissent le processus ap. Le coupable peut être n’importe quoi – une erreur de codage ou un bon de commande en double. Quoi qu’il en soit, cela coûte du temps à votre personnel pour repérer les erreurs, les traquer et les corriger. Une fois que vous avez mis le doigt sur les types d’exceptions les plus fréquents, vous pouvez travailler sur votre plan d’action pour les résoudre.
Comment calculer les exceptions de facturation par mois : conservez un enregistrement de chaque exception au fur et à mesure qu’elle se produit. Nombre d’exceptions par mois ÷ total des factures traitées par mois x 100 = % des exceptions
4. Factures traitées mensuellement par ETP :
Le nombre de factures traitées par employé à temps plein est un indicateur essentiel de l’efficacité et de la productivité (ou de leur absence). Augmenter le nombre de factures que votre équipe peut traiter signifie généralement libérer du temps pour des activités de plus grande valeur.
Comment calculer le nombre total de factures mensuelles traitées par ETP : Le nombre total de factures traitées chaque mois ÷ nombre d’employés AP (utilisez des décimales pour le temps partiel, par exemple. 60 heures par semaine = 1,5 ETP)
5. Nombre total de points de contact :
Cela mesure le nombre d’interventions ou de points de contact d’une facture au fur et à mesure de son traitement. Environ 550 milliards de factures sont traitées chaque année et près de 90 % d’entre elles sont envoyées sur papier. Plus le processus est manuel, plus il y a de points de contact. Lorsqu’elles sont effectuées manuellement, des étapes telles que la préparation de documents, la correspondance de bons de commande, la saisie de données, etc. deviennent de plus en plus laborieuses et comportent un risque d’erreurs. Réduire les interventions manuelles là où vous voyez le plus de retards et d’erreurs dans le point d’accès peut avoir un impact significatif.
*L’image ci-dessus capture les étapes manuelles du flux de travail de traitement des factures.
Comment calculer les points de contact AP : Créez un graphique pour décomposer l’ensemble du flux de travail AP, pour chaque processus dans AP – bons de commande, factures, paiements et dépenses. Additionnez le nombre total de points de contact.
Lorsque vous choisissez des KPI, tenez-vous-en à des mesures quantifiables pour évaluer les performances ap par rapport à un objectif qui correspond à votre stratégie commerciale. Un mauvais alignement des mesures et des stratégies qui n’inspirent ni perspicacité ni prévoyance est l’une des raisons pour lesquelles la plupart des KPI échouent. Le PDG d’Alibaba, Daniel Zhang, a demandé à ses dirigeants de devenir plus créatifs sur la façon dont il mesure le succès. Les signes d’une équipe AP opérant efficacement pourraient être des pratiques telles que l’utilisation d’une application mobile pour les approbations ou l’élimination du papier en déplaçant les opérations dans le cloud. Ce qui est essentiel, c’est de ne pas laisser les métriques servir de proxy pour la stratégie.
Découvrez comment l’automatisation des points d’accès peut réduire les coûts et atténuer les risques pour votre entreprise
Partager cet article
