Comme beaucoup d'entre vous le savent, décider d'investir dans un logiciel d’entreprise est une décision importante qui influencera profondément l'avenir de votre entreprise. C’est d’autant plus vrai en cette période d’incertitude économique avec des budgets resserrés.
Le choix d'un éditeur de logiciel façonnera vos investissements pour les années à venir, impactant directement les utilisateurs métier et les équipes informatiques qui devront se familiariser avec les outils et technologies retenues. Revenir sur ce type de décision sera difficile une fois que l'organisation aura adopté la nouvelle technologie. Pour illustrer ce propos, fusionner les solutions CRM d'entreprises peut prendre des années et des millions de dollars. C’est la même situation concernant les plateformes de gestion des communications clients (CCM).
Ainsi, lors de votre choix de l’éditeur de votre nouveau logiciel, il est courant d'évaluer l'état actuel d’un produit, ses fonctionnalités et capacités. Mais il est également important de prendre en compte l'évolution future de la technologie avec les avancées technologiques telles que l'IA ou le cloud, ainsi que la fiabilité et la réputation de l’éditeur. En d'autres termes, il faut déterminer si le fournisseur répond à vos besoins actuels, évaluer la durabilité de la technologie et déterminer s'il restera un leader dans son domaine pour l'avenir prévisible.
Dans ce contexte, les logiciels fonctionnant dans le cloud et en particulier en mode SaaS représentent la technologie de la décennie à venir. Le logiciel en tant que service (SaaS) offre en effet plusieurs avantages déterminants pour un investissement logiciel à long terme :
- Réduction des coûts : La version SaaS d’un logiciel réduit les coûts d’investissements en éliminant la nécessité d'investissements importants en matériel, infrastructure et licences logicielles. Le logiciel devient plus rentable à mettre en œuvre et à maintenir sur le long terme. Le modèle SaaS allège également la charge de travail des équipes informatiques car l’éditeur prend en charge la maintenance, la sécurité et l’infrastructure du logiciel.
- Évolutivité : Les solutions SaaS sont conçues pour évoluer, permettant aux entreprises d'ajuster facilement leur utilisation du logiciel en fonction de leurs besoins changeants. Cette évolutivité garantit la performance du logiciel quel que soit le volume de demande. Dans le cas des services CCM, la production de nombreux documents en fin de mois est souvent un pic d’utilisation des ressources qui représente un coût important d’infrastructures qui ne sont que peu utilisées le reste du temps. Une autre possibilité offerte par le SaaS est l’adoption de la solution sur un périmètre restreint avant de l’étendre plus largement.
- Mises à jour automatiques des versions : Le SaaS offre des améliorations continues. Les fournisseurs SaaS mettent régulièrement à jour leur logiciel pour améliorer les fonctionnalités, la sécurité et les performances. Les utilisateurs utilisent automatiquement les dernières versions sans coûts supplémentaires ni interruptions, garantissant que le logiciel reste à jour et compétitif sur le long terme. Par exemple, la solution CCM Quadient Evolve est mise à niveau tous les 2 mois, offrant de nouvelles capacités et fonctionnalités.
- Accessibilité et collaboration : Les applications SaaS sont généralement accessibles via des navigateurs web, permettant aux utilisateurs d'accéder au logiciel de n'importe où. Il suffit d’une connexion internet. Cela favorise la collaboration et permet aux équipes de travailler ensemble de manière transparente, ce qui est crucial pour le succès commercial à long terme. La solution Quadient Evolve propose des fonctionnalités collaboratives permettant à différentes équipes de travailler ensemble.
- Reconcentrer le service informatique sur les tâches stratégiques : Les ressources informatiques sont de plus en plus chères et rares. Réduire leur charge de travail pour exploiter une technologie tierce leur permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques plutôt que sur la maintenance de routine de solutions tierces.
- Modèle d'abonnement : La plupart des fournisseurs SaaS fonctionnent sur un modèle basé sur l'abonnement, offrant des coûts prévisibles en fonction de l’utilisation du logiciel. Cette prévisibilité facilite la budgétisation et la planification financière à long terme, facilitant l'allocation des ressources. Par exemple, Quadient Evolve propose un modèle d'abonnement basé sur le volume de production, le rendant prévisible, abordable et flexible.
- Sécurité renforcée : Les fournisseurs SaaS investissent dans des mesures de sécurité robustes pour protéger leurs plateformes et les données de leurs utilisateurs. La sécurité offerte est souvent plus complète que ce que des organisations individuelles peuvent se permettre, avec des équipes dédiées qui veillent 24h/24 et 7j/7 à la sécurité. Par exemple, l’éditeur français Quadient investit beaucoup dans la sécurité et la certification de ses logiciels.
- Déploiement plus rapide : Les solutions SaaS ont généralement des délais de déploiement plus rapides par rapport aux logiciels traditionnels sur site. Cela permet aux organisations de commencer à bénéficier rapidement du logiciel, accélérant le retour sur investissement à long terme. Les logiciels sont généralement accompagnés de formations en ligne, de vidéos, de didacticiels, et les interfaces utilisateur sont conçues pour minimiser le temps d'apprentissage.
- Portée internationale : Les solutions SaaS peuvent être accessibles à l'échelle mondiale, facilitant l'expansion vers de nouveaux marchés sans nécessiter d'ajustements importants de l'infrastructure informatique. Cette accessibilité internationale est bénéfique pour les entreprises ayant des opérations dans plusieurs pays. Chez Quadient, nous avons toute une partie de nos clients, souvent des grandes banques ou assurance internationales, qui ont choisi la solution Evolve pour centraliser la gestion de leur composition documentaire afin de contrôler les communications réglementaires dans le monde entier.
- Support fournisseur : Les fournisseurs SaaS fournissent généralement un support client dédié. Cela garantit que les utilisateurs peuvent obtenir de l'aide en cas de besoin, réduisant les temps d'arrêt et contribuant à la fiabilité à long terme du logiciel.
En résumé, le SaaS représente un modèle économique convaincant, alliant économies de coût, évolutivité, sécurité des données, et accessibilité. C'est un choix stratégique pour les entreprises visant des solutions logicielles durables et efficaces dans la gestion de contenu, la gestion des données, et la communication multicanal.
Avant de conclure, il est essentiel de souligner l'importance des communications clients dans l'écosystème numérique actuel. La bonne gestion de celles-ci, notamment en ce qui concerne l'utilisation des données personnelles, exige une infrastructure cloud sécurisée et des applications logicielles avancées. Le modèle de paiement flexible, typique des abonnements mensuels SaaS, permet aux petites entreprises comme aux grandes entreprises clientes de bénéficier d'une meilleure accessibilité aux outils de gestion. La mise en œuvre de ces solutions assure non seulement la protection des données mais aussi leur hébergement sûr et fiable.
En outre, la capacité de stockage et l'espace de stockage offerts par des fournisseurs tiers spécialisés dans le cloud hybride et les serveurs distants éliminent la nécessité de coûts initiaux élevés et de gestion de parc informatique complexe. Avec des mises à jour automatiques et des correctifs de sécurité réguliers, les entreprises bénéficient d'une expérience utilisateur améliorée et d'une réponse rapide aux évolutions réglementaires, tout en se concentrant sur leur cœur de métier. Les logiciels de gestion des communications clients en mode SaaS représentent le futur du secteur.
Quadient, entreprise française, est leader dans la fourniture de solutions SaaS pour la gestion des communications clients. Contactez-nous pour des solutions adaptées à vos besoins en gestion de projet, en exploitation commerciale et en transformation digitale.
