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2020 a été une année de transformation pour Homepoint. En tant que troisième plus grand prêteur hypothécaire de gros aux États-Unis, leur volume de prêts a presque doublé depuis leur lancement en 2015 et, jusqu’au troisième trimestre, a déjà largement dépassé son total de 22 milliards de dollars en 2019.
Leur succès a inauguré une période d’expansion rapide – et une toute nouvelle série de défis. L’équipe des comptes fournisseurs (AP) de Homepoint a rencontré un problème en cours d’exécution sur des systèmes déconnectés.
« Nous devions envisager une solution d’automatisation des points d’accès pour standardiser nos processus », a déclaré Bill Fischer, contrôleur chez Homepoint.
Avant Beanworks, chaque étape du processus AP impliquait une intervention manuelle. Une personne a été chargée de surveiller la boîte aux lettres AP partagée de l’entreprise, de transférer chaque facture par e-mail pour approbation, ainsi que de chasser celles qui étaient encore en suspens. Au fur et à mesure que les opérations se développaient, l’obtention des approbations à temps devenait extrêmement fastidieuse. Les approbations téléchargées devaient être appariées aux factures et téléchargées à nouveau dans Sage Intacct, leur système financier. Enfin, ils saisiraient des données. Le paiement de chaque facture prenait énormément de temps et de travail, et l’équipe Homepoint traitait environ 1 000 factures par mois.
Fischer dit qu’il voulait « ajouter plus de structure, suivre les éléments en suspens et en rendre compte pour donner à l’entreprise un mode de fonctionnement standard, plutôt que des factures qui lui parviennent directement d’un fournisseur ou d’un client ».
L’une des principales raisons pour lesquelles Homepoint a choisi Beanworks était sa capacité à automatiser l’ensemble du processus AP et à fournir un accès en temps réel aux données. Étant donné que leurs succursales sont situées dans des fuseaux horaires différents, il était essentiel de pouvoir fournir des mises à jour instantanées sur les factures et les paiements , même en dehors des heures de travail standard. Les approbateurs ont même été formés afin qu’ils puissent examiner eux-mêmes les mises à jour, ce qui a permis à tout le monde de gagner beaucoup de temps.
« Nous économisons entre trois et cinq minutes par facture dans le traitement en supprimant le travail administratif et l’acheminement des e-mails », explique Sarah Rehbein, responsable AP chez Homepoint.
Maintenant que le système est automatisé, l’équipe AP ne manque certainement pas de fouiller dans des e-mails sans fin. « Je ne me demande plus ce qui manque dans l’e-mail ou si quelque chose a été supprimé. Je peux avoir confiance dans les statuts AP », explique Rehbein. « Je peux voir qui dans l’équipe a besoin d’aide parce qu’il était en congé ou malade, ou quel fournisseur suivre pour les factures impayées. »
Pour Homepoint, l’intégration d’une solution qu’ils pourraient intégrer en douceur, sans compromettre la précision, était essentielle. « L’intégration avec Sage Intacct a été excellente. Une fois que quelque chose est payé hors de notre système, nous pouvons aller dans Beanworks, retirer ce paiement et voir tout ce qui a été payé – juste en un clic », note un employé d’AP.
Alors que Homepoint continue de croître, la quantité de données que l’entreprise doit traiter continue de se multiplier. Avec l’automatisation des points d’accès Beanworks, ils peuvent ajouter un nombre illimité d’utilisateurs et personnaliser certains flux de travail tels que les canaux d’approbation. « Je peux honnêtement dire qu’avec Beanworks, l’automatisation des points d’accès s’est réellement produite. Nous l’avons fait plus rapidement que prévu. Il a tenu ses promesses et continue de le faire », résume Fischer.
Prêt à gagner du temps avec le traitement automatisé des factures ?
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