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En tant que président d’une grande société de gestion immobilière en Alberta, au Canada, Peter Best comprend la valeur de l’accès en temps réel aux données, en particulier lors de la gestion de 750 propriétés dans 14 villes. Mais heureusement, ce n’était pas un problème pendant le travail à distance pour son équipe financière, car ils avaient automatisé les comptes fournisseurs (AP) bien avant la pandémie.
« Avec la COVID-19, les fournisseurs envoient tout par e-mail. Nous recevons rarement du courrier ou des factures papier », explique Best, qui, en plus de gérer d’autres tâches chez Magnum York Properties, supervise également les fonctions financières. « Que je travaille à domicile ou au bureau, j’utilise simplement la fonction de recherche de Beanworks pour trouver des factures et d’autres documents en ligne. La plupart de mes recherches portent sur des documents basés sur des biens et des fournisseurs. Je fais aussi un peu de codage parfois. » L’entreprise a récemment été acquise par Associa, un organisme de gestion communautaire en Amérique du Nord qui dessert les communautés depuis plus de 40 ans.
Certains des plus grands défis AP pour Magnum York étaient les retards de paiement, les factures en double et les retards d’approbation.
Le problème avec les points d’accès papier
Il y avait une série d’obstacles qui ont inspiré Best à chercher une solution d’automatisation:
- Les flux de travail AP ont été disjoints car les données étaient stockées sur papier et sur des feuilles de calcul.
- Trois gestionnaires approuvaient plus de 300 factures par mois, toutes sur papier, ce qui entraînait des retards de paiement. « Nous avions 45 à 50 jours de retard dans le paiement des fournisseurs », souligne Best.
- Le suivi des factures en double était un autre problème récurrent. « Nous ne savions pas où se trouvaient les factures ni quand elles arrivaient. Nous les perdions sur les bureaux des gens. Les fournisseurs nous blâmaient de ne pas payer à temps, et nous ne pouvions même pas dire si nous avions reçu leur facture ou non », décrit Best.
« Les données que nous avons obtenues de Beanworks nous ont aidés à identifier où se trouvait le problème. Il y a eu une amélioration drastique des retards de paiement. » – Peter Best, président/courtier chez Magnum York Properties
Quitter les tracas de la paperasse
« Parfois, si nous prenions trop de temps pour traiter une facture, la facture suivante arrivait avec le montant de la facture précédente », explique Best. Tout cela s’est ajouté à un cycle AP alambiqué et frustrant. Face à ce processus lourd, Magnum a décidé de mettre en œuvre l’automatisation des points d’accès Beanworks, en rationalisant les tâches manuelles sur une plate-forme centrale et facile à utiliser.
« Il y a certaines raisons clés pour lesquelles nous avons choisi Beanworks plutôt que d’autres solutions. Il préremplit les factures pour nous, et je peux facilement voir les numéros de facture, les factures payées et les détails du fournisseur, le tout en ligne », souligne Best. Au lieu que le personnel passe des heures à saisir des données, il voulait leur donner du temps à consacrer à des tâches stratégiques.
« Nous ne savions pas où se trouvaient les factures ni quand elles arrivaient. Nous les perdions sur les bureaux des gens. Les fournisseurs nous blâmaient de ne pas avoir payé à temps, et nous ne pouvions même pas dire si nous avions reçu leur facture ou non. » – Peter Best, président/courtier chez Magnum York Properties
Ce que veulent les fournisseurs
Grâce à l’utilisation de Beanworks, Magnum York s’est attaqué à sa priorité numéro un : payer les fournisseurs à temps. Auparavant, il fallait environ trois jours pour qu’un chèque soit signé et cinq autres jours pour que le courrier soit livré, plus des heures supplémentaires pour les approbations et les processus manuels comme la saisie des données.
« Les données que nous avons obtenues de Beanworks nous ont aidés à identifier où se trouvait le problème », explique Best. Le système identifie quand une facture est arrivée, a été approuvée, puis traitée. « Il y a eu une amélioration drastique des retards de paiement », ajoute-t-il. L’organisation paie les fournisseurs en jours plutôt qu’en semaines et en mois.
Pour devancer les appels et les courriels des fournisseurs en colère, Best et le personnel comptable ont reconfiguré le processus d’approbation. Toutes les factures doivent être signées avant 10 h tous les matins et les chèques sont libérés tous les vendredis. Pour maintenir son élan, Best a lancé un système interne appelé « Preferred Vendor Program », qui donne à Magnum York un meilleur contrôle sur les flux de trésorerie. Les fournisseurs préférés sont un petit pourcentage d’entreprises qui sont payées chaque semaine, par rapport à d’autres qui sont payées toutes les deux semaines.
« Le plus grand avantage revient à la gestion des fournisseurs. Lorsqu’ils nous posent des questions sur une facture, nous pouvons instantanément le savoir dans le système et suivre le calendrier », note Best.
Avec l’automatisation des points d’accès Beanworks, l’équipe financière dispose d’une visibilité complète sur l’état de chaque facture.
Le passage à l’automatisation des points d’accès Beanworks a également éliminé le risque de factures en double. Le logiciel signale automatiquement les factures en double, ce qui évite à l’équipe AP de suivre et de corriger manuellement les erreurs ou les erreurs. « Maintenant, avec Beanworks, nous avons plus de contrôle sur le problème des factures en double. Le logiciel ne les aime pas », mentionne Best.
Pour protéger les finances contre les nouveaux risques et la fraude, l’équipe a créé un canal Microsoft Teams dédié à l’identification des menaces courantes telles que les escroqueries par hameçonnage. Au lieu d’impliquer tout le monde dans l’entreprise, ils délibèrent sur qui interagit et comment. « Je reçois beaucoup d’e-mails de phishing et je suis impressionné par leur qualité de formulation », déclare Best.
Chargé
Les opérations AP nouvellement rationalisées dans l’ensemble des organisations permettent des partenariats plus productifs avec les fournisseurs et les autres parties prenantes. Beanworks effectue des mises à jour en temps réel, supprimant les obstacles manuels tels que la saisie de données. « Cela aide à gérer le volume de factures », explique Best.
« Nous recevons rarement des plaintes concernant des factures ou des paiements. C’est aussi plus rapide. Si la facture est à la réception avant 10 heures le lundi, elle sera traitée cette semaine-là.
Anticipez les retards de paiement des fournisseurs et les retards de facturation grâce à l’automatisation des points d’accès
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