Dans la websérie "The Accountants", tirée de "The Office", la série de 2006 devenue culte, les comptables de Dunder Mifflin découvrent une erreur de 3 000 dollars dans les livres de l'entreprise. Cela soulève une question pertinente : comment les processus manuels, comme ceux utilisés par Angela, contribuent-ils aux erreurs comptables et quelles solutions l'automatisation peut-elle apporter ? Les protagonistes procèdent alors à l'interrogatoire du personnel de l’entreprise. Bien qu'ils obtiennent de nombreuses confessions amusantes, l'équipe ne trouve pas la solution jusqu'à ce qu'Oscar et Kevin découvrent finalement que la très rigoureuse Angela a enregistré par erreur une dépréciation d'équipement deux fois.
Erreurs comptables : un risque permanent
Même après presque deux décennies, de nombreuses entreprises continuent de s'appuyer sur des méthodes manuelles, augmentant le risque d'erreurs humaines. Notre guide “Ce que les comptables des séries et films peuvent nous apprendre”, nous détaillons comment des représentations comme celle de "The Office" mettent en évidence la persistance de pratiques comptables traditionnelles et démodées.
Le grand livre manuscrit d'Angela ne peut pas signaler les doublons, et, parce qu'elle ne laisse personne d'autre vérifier sa tenue des comptes jusqu'à ce qu'Oscar les prenne sur son bureau, il n'y a pas de piste d'audit. Le budget est déséquilibré et l'argent manque. Le problème n'est pas vraiment du à l’erreur d'Angela - ce sont ses systèmes et processus qui sont en cause.
Saisie de données : le talon d'Achille de la comptabilité
La validation manuelle des données est une source majeure d'erreurs. On estime que 41 % des erreurs comptables sont dues à des erreurs humaines. Même avec des logiciels de comptabilité comme Quickbooks, une frappe accidentelle ou une mauvaise catégorisation d'un reçu peut fausser la ligne de fond et rapidement se transformer en une erreur à fort impact. Avec un volume élevé d'entrées, il peut être difficile de trouver où l'erreur s'est produite. Les processus automatisés peuvent vérifier les données en amont, réduisant ainsi considérablement les erreurs.
Conséquences des Erreurs Comptables
Bien qu'il soit satisfaisant de voir Angela se tromper (pour une fois), le temps perdu par l'équipe et les accusations infondées envers leurs collègues soulignent certaines conséquences réelles des erreurs comptables. Non seulement l'entreprise perd en productivité en résolvant le problème, mais elle peut également manquer des revenus ou surpayer les entrepreneurs.
Le club de country Minikahda, client de Quadient Comptes Fournisseurs, a par exemple découvert avoir payé plus de 10 000 dollars de trop après la modernisation de ses processus. Le club de country de Minneapolis n'avait pas remarqué les paiements en double parce que ses reçus étaient écrits sur papier et rangés dans des classeurs, un peu comme le grand livre relié d'Angela.
L’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs à la rescousse
L'automatisation des processus de gestion des comptes clients est la clé pour minimiser les erreurs. Elle améliore la visibilité, augmente la précision, et permet un suivi des erreurs en temps réel. Des solutions automatisées comme celles proposées par Quadient Comptes Fournisseurs s'intègrent avec les logiciels de comptabilité majeurs pour une gestion simplifiée et des prévisions plus précises.
L'automatisation redonne également de la responsabilité aux équipes de gestion. Contrairement à Jan, qui ne peut que froncer les sourcils et attendre un appel téléphonique, les dirigeants d'entreprise utilisant des outils d'automatisation peuvent surveiller leurs budgets et métriques financières en temps réel pour rester informés du flux de trésorerie de l'entreprise.
Imaginez si Angela, Oscar et Kevin utilisaient une comptabilité basée sur le cloud avec des intégrations d'automatisation. L'entrée en double d'Angela aurait été signalée et supprimée, Jan aurait eu une feuille de bilan instantanée sur son application mobile, et le reçu personnel de J.Crew de Michael n'aurait jamais passé les canaux d'approbation. “The Office: The Accountants” serait une série bien moins divertissante, mais l’entreprise Dunder Mifflin serait certainement bien plus efficace.
Vers une comptabilité plus efficace
En adoptant des nouvelles technologies d'automatisation, les entreprises peuvent non seulement réduire les erreurs, mais aussi prendre des décisions financières plus éclairées. Quadient Comptes Fournisseurs s'intègre à tous les principaux logiciels de comptabilité, y compris Quickbooks, Sage et Xero. Obtenez des informations sur vos dépenses prévues avec plus de contrôle sur les bons de commande, assurez la conformité avec vos politiques de dépenses, et surveillez vos provisions mensuelles avec des rapports de factures. L'automatisation simplifie les audits et réduit les risques pour que vos équipes de gestion des comptes fournisseurs puissent passer plus de temps sur des stratégies de haut niveau et des prévisions.
De la consolidation des plateformes à la gestion des documents, Quadient Comptes Fournisseurs propose des solutions polyvalentes et avant-gardistes pour éliminer les points de blocage et responsabiliser votre personnel.
