De l’élimination des tâches redondantes et du travail occupé à la rationalisation des processus en passant par l’amélioration des prévisions dans l’ensemble de l’organisation, les solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP) offrent aux entreprises de nombreux avantages. Les systèmes ERP stockent toutes sortes de données pertinentes dans l’ensemble de l’organisation dans un référentiel central, ce qui permet aux unités commerciales de trouver plus facilement les informations dont elles ont besoin.
En plus d’être un système de gestion des ressources, les systèmes ERP gèrent généralement toutes vos transactions comptables en un seul endroit. D’une manière générale, les logiciels de comptabilité, comme on les appelle traditionnellement, sont un sous-ensemble de tout ensemble ERP.
Alors que les suites ERP prennent en charge les fonctions comptables de base, une solution d’automatisation AR (comme YayPay) intégrée à votre ERP peut amener une équipe financière vers de nouveaux sommets grâce à l’automatisation, à l’apprentissage automatique et à de puissantes capacités de prédiction.
Il s’avère que les systèmes de RA automatisés et les principales suites ERP sont un match parfait pour les organisations qui souhaitent faire passer leurs services comptables au niveau supérieur.
Voici pourquoi :
- Envoyez automatiquement les factures par e-mail. Les professionnels de la RA n’ont plus besoin de prendre le temps d’envoyer des courriels directement aux clients qui demandent des paiements. Ils n’ont pas non plus à faire un suivi à intervalles réguliers. Tout cela est pris en charge par la solution d’automatisation AR. Cela permet aux équipes comptables d’économiser une tonne de temps qui peut ensuite être investi dans d’autres domaines d’opérations générateurs de revenus.
- Gérer et suivre les efforts de recouvrement. Les équipes de RA sont automatiquement informées lorsque les paiements sont en retard et quelles étapes d’escalade, le cas échéant, sont nécessaires. Cela facilite leur travail car ils n’ont pas à penser autant aux retards de paiement ou à fouiller dans une tonne de données. Au lieu de cela, ils sont automatiquement rappelés au moment le plus approprié sur les prochaines étapes.
- Centralisez toutes les informations pertinentes en un seul endroit. Une solution de RA automatisée est collaborative dès la conception et fournit aux équipes de comptabilité et de vente une interface unique qui leur fournit toutes les données financières pertinentes dont elles ont besoin. Dans certains cas, les systèmes ERP ont des coûts de licence par utilisateur. Fournir une visibilité aux personnes dans les ventes, par exemple, peut être coûteux, de sorte que les organisations décident d’exporter les données et de les donner à leurs équipes de vente dans Excel au lieu de s’inscrire pour des licences supplémentaires. Une telle approche est inefficace, mais elle peut être évitée en intégrant une plate-forme de RA automatisée à votre ERP.
À quoi cela ressemble-t-il dans le monde réel?
Supposons qu’une organisation utilise un système ERP pour créer une facture. Une fois que cela se produit, un membre de l’équipe AR contacte le client et lui fait savoir qu’il a une facture impayée.
Avec une solution de RA automatisée intégrée à votre ERP, la plupart de ce suivi fastidieux se fait automatiquement.
L’utilisation du flux de travail de collecte d’une solution de RA automatisée permet aux services de RA de déterminer quand envoyer automatiquement des factures et des notifications de suivi. En outre, à n’importe quelle étape du flux de travail de collecte, un utilisateur peut configurer une alerte automatisée. Par exemple, si un client a 60 jours de retard sur un paiement, une alerte automatisée peut être envoyée aux ventes ou à la réussite du client, afin qu’il puisse s’impliquer dans le processus.
Le résultat final ? Gain de temps et paiements facilités.
De plus, cette automatisation garantit que les professionnels de la RA n’oublient pas de s’occuper des tâches récurrentes. Les e-mails sont envoyés automatiquement et les tâches sont créées automatiquement afin qu’ils sachent exactement quand ils doivent appeler les clients. Les conjectures sont supprimées de l’équation.
L’amélioration de votre ERP avec une solution de RA automatisée rationalisera les processus de facturation traditionnels de votre organisation et accélérera vos recouvrements. Avec plus de visibilité sur vos factures et des rappels automatiques sur l’état des paiements à un moment donné, votre équipe AR n’aura pas à envoyer manuellement une tonne d’e-mails ou à retrouver des personnes au téléphone. Au lieu de cela, ils seront en mesure de collaborer avec les clients et les coéquipiers de manière transparente et en temps réel, ce qui facilitera la vie de toutes les personnes impliquées.
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