Il y a des jours où tout va de travers… Les factures fournisseurs s’amoncellent sur votre bureau, vous devez les rapprocher avec les ordres de services mais vous ne les retrouvez pas. Vous les cherchez et le temps de le faire, vous avez reçu 10 coups de téléphone… La pression est à son comble !
Vous avez entendu parler de logiciels qui automatisent le traitement des factures fournisseurs mais votre Syndic n’est pas encore équipé. Et si c’était le moment d’entrer dans l’ère du digital ?
En quoi un logiciel d’automatisation des factures fournisseurs simplifie le traitement de celles-ci et vous fait gagner un temps précieux ? Qu’est-ce qui nous fait avancer de tels arguments ? Quelles sont les 5 bonnes raisons d’investir dans de tels logiciels ?
Première raison : un outil exclusif dédié à vos ordres de service
Habituellement, les commandes se gèrent par mail et les devis sur place. Cela pose 2 problèmes majeurs :
- Les ordres de service peuvent être éparpillés et difficiles à retrouver lorsque vous aurez à les imputer sur chacune des copropriétés
- Le rapprochement avec les factures finales est plus compliqué
Il existe des solutions comme Quadient Comptes Fournisseurs qui dédient un espace pour tous ces ordres de services, le module « Bon de commande ». Ainsi, vous y avez accès dès que vous le souhaitez et sur tous les appareils. Vous n’avez plus besoin de naviguer entre vos mails et votre outil de facturation ou entre vos différents outils ce qui vous fait gagner un temps précieux dans une journée déjà bien chargée.
Deuxième raison : toutes les factures sont saisies automatiquement quelle qu’en soit leur provenance
Imaginons que vous recevez au même moment une facture papier et deux emails, l’un avec le PDF d’une facture et l’autre avec une photo d’un ordre de service. Rien de plus simple avec les logiciels, tels que Quadient Comptes Fournisseurs : ils capturent les données de ces 2 factures et de cet ordre de service grâce à la technologie OCR et les intègrent directement dans la solution. Répétée au fil de l’exercice comptable, cette saisie automatisée vous fait gagner du temps sur le traitement depuis la capture des données jusqu’au rapprochement des factures avec les ordres de service et l’approbation par les donneurs d’ordre. Elle vous évite également les erreurs de saisie, comme la terrible erreur de la virgule (manquante ou en trop) dans les montants enregistrés qui fausse la comptabilité et le futur dispatch des dépenses par copropriété (c’est bien connu, le diable se cache dans les détails !).
Cerise sur le gâteau, votre améliorez votre image, votre professionnalisme et vous vous dégagez du temps pour améliorer la relation avec vos copropriétaires et vos fournisseurs. A ce sujet, selon une enquête métier menée par l’ANGC (Association Nationale des Gestionnaires de Copropriété) en 2022, 35% des gestionnaires de bien exercent cette profession pour le relationnel qui y est associé. C’est donc un point clé à cultiver ! N’hésitez pas à parcourir notre guide pratique qui recense les principales erreurs rencontrées dans la comptabilité des Syndics de copropriété si vous souhaitez approfondir le sujet.
Troisième raison : ces logiciels proposent un espace dédié pour regrouper tout ce qui a trait à la gestion des dépenses fournisseurs
Sans ces solutions et même avec un archivage rigoureux, les pièces fournisseurs peuvent être disséminées un peu partout, notamment car leur source (factures PDF, mails de confirmation de commande, devis papier…) et le prestataire qui les génère (méthodes de travail) diffèrent. Si vous vous connectez sur une seule interface pour retrouver tous les documents quel que soit leur statut de traitement (en cours, validés, rejetés, archivés), le rapprochement des pièces relatives à un même dossier, les demandes de justificatifs (comme ceux utilisés pour les écritures comptables)… sont largement facilités. Vous pouvez même déposer automatiquement et en masse tous les documents relatifs à une copropriété sur le portail qui lui est dédié, supprimant par la même occasion les doublons de documents archivés à droite et à gauche et les multiples mails qui représentent une charge mentale importante pour 88% des répondants de l’enquête métier de l’ANGC.
Par ailleurs, les pièces justificatives ayant servi à une écriture comptable doivent être conservées pendant une durée de 10 ans. Selon la même enquête, 52% des gestionnaires s’occupent de 800 à 1600 lots. Multiplions ces chiffres pour trouver un résultat vraiment astronomique de pièces gérées par personne et par exercice comptable… Dans de telles conditions, une erreur ou un doublon sont malheureusement tellement vite arrivés.
Quatrième raison : ces logiciels vous permettent de suivre l’activité du Syndic et des copropriétés gérées
En effet, ces solutions concatènent les données pour en faire des rapports qui peuvent être filtrés par copropriété, par nombre de factures traitées, en attente ou rejetées. Ainsi d’un seul coup d’œil, vous analysez ces données et pouvez réfléchir aux actions correctives si nécessaire. De plus, vous savez immédiatement quel(s) fournisseur(s) et quel(s) collaborateur(s) en interne relancer pour avancer sur votre travail.
Dernière raison très en vogue actuellement : le « machine learning »
Ces solutions sont dites « auto-apprenantes ». Vous pouvez vous demander en quoi ce bénéfice peut être utile au quotidien. Si vous renseignez par exemple un taux de TVA différent pour un prestataire, sachez que le logiciel stocke cette information et le proposera par défaut lors de nouveaux documents comptables lié au même prestataire. Cela peut paraître peu mais en réalité lorsqu’on traite une volumétrie importante et de multiples tâches, tous les petits détails comptent !
Les journées des Gestionnaires de copropriété sont souvent à rallonge : visites d’immeubles le matin, vérification des comptes et affectation des dépenses la journée, Assemblées Générales en fin de journée, voire en début de soirée… sans oublier les multiples mails en toile de fond toute la journée. Pour éviter le burn-out, de nombreuses solutions peuvent être mises en place. L’une d’entre elles est l’automatisation de la comptabilité fournisseur et la suppression de la majorité des tâches chronophages associées à son exercice. Ce temps gagné sur les tâches chronophages de la comptabilité fournisseur pour votre bien-être est toujours bon à prendre.
La simplification du traitement des ordres de services et factures entrantes grâce aux solutions logicielles représente donc une sacrée avancée dans le métier de Syndic de copropriété. Et si en plus, on ajoute une interface intuitive et simple d’utilisation, « le compte est bon » !
