Malgré l’externalisation régulière de nombreuses activités non essentielles, les petites entreprises ont tendance à gérer elles-mêmes leur courrier sortant. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les exigences en matière de communications augmentent avec des envois réguliers et ad hoc allant des devis et des factures aux rappels et aux documents de marketing; sans parler des communications avec le personnel. L’externalisation du courrier sortant peut faire gagner du temps et améliorer la productivité tout en donnant aux entreprises un aperçu et un contrôle sur le processus de communication.
Tenez compte de l’étendue et du volume des communications envoyées par votre entreprise, ainsi que du temps et de l’implication que le personnel doit leur consacrer. Certaines communications sont générées dans une partie de l’entreprise et transmises à une autre pour imprimer, adresser, appliquer l’affranchissement et le courrier. Ensuite, il y a le courrier électronique; des décisions doivent être prises sur les communications qui vont par courrier physique et lesquelles numériquement.
Il suffit d’un ou plusieurs accrocs pour se produire quelque part le long de la chaîne de production et les communications peuvent sortir tard, contenir des erreurs ou ne pas sortir du tout. Cela peut entraîner une perte d’opportunités de revenus et, dans le cas de la facturation, des problèmes de trésorerie. Les problèmes courants rencontrés comprennent les dysfonctionnements de l’équipement, les absences du personnel et les retards causés par les arriérés, en particulier aux heures de pointe.
Une solution d’externalisation numérique prend en charge les envois imprimés et électroniques
Un portail cloud qui vous permet d’envoyer des dizaines ou des milliers de lettres depuis votre ordinateur en quelques minutes élimine les tracas et le temps du courrier sortant. La solution envoie les documents téléchargés aux clients de la manière dont ils souhaitent les recevoir, que ce soit par courrier physique ou numérique.
Pour votre entreprise, cela signifie :
- Gain de temps qui aurait été consacré à l’impression, à l’application des frais de port et au bourrage des enveloppes
- Plus besoin de résoudre les problèmes d’équipement tels qu’un dysfonctionnement de l’imprimante qui peut retarder la panne des communications
- Économies de coûts sur l’impression et l’affranchissement
- Pas de goulots d’étranglement dans le système qui exigent qu’une communication soit sacrifiée pour une autre
- Une absence du personnel ne signifie pas des étals de courrier sortant
- Suivi de l’état via des tableaux de bord personnalisables accessibles de n’importe où
- Stockage sécurisé des communications numériques pour faciliter l’archivage et la récupération des documents.
Une solution Web qui gère le traitement et la livraison des communications d’entreprise en quelques clics prend en charge le courrier régulier et ad hoc de manière simple, efficace et précise, libérant ainsi des ressources pour poursuivre la croissance de l’entreprise.
Découvrez comment Quadient peut vous aider à soulager le casse-tête de la gestion du courrier sortant.
