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On s’attend à ce que la crise de la COVID-19 soit le catalyseur pour mettre fin à l’impression manuelle de chèques et à l’envoi de paiements B2B. Et c’est logique – le client est habilité numériquement, les régulateurs sont férus de technologie et les banques se sont transformées numériquement. Un processus de paiement fournisseur repensé permettra non seulement d’économiser du temps et des coûts, mais aussi de garantir la sécurité, la rapidité et le gain de temps.
Que sont les paiements numériques ? Comment sont-ils meilleurs?
Les paiements numériques remplacent les chèques par des méthodes de paiement électronique telles que l’ACH, les cartes de crédit virtuelles et les chèques électroniques. En retour, les entreprises obtiennent des résultats plus solides, de plus grandes économies de coûts, une meilleure gestion de la trésorerie, des paiements rapides et sécurisés, la prévention des erreurs et de la fraude et une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs. Les tendances des paiements de la dernière décennie indiquent que les entreprises se détournent des chèques. Selon l’Association for Financial Professionals, 81% des organisations B2B utilisaient des chèques en 2004. En 2019, ce chiffre est tombé à un niveau historiquement bas de 42 %.
Lorsque votre équipe AP est répartie dans les bureaux à domicile, disposer d’une solution de paiement à distance facile d’accès peut rendre votre flux de travail AP rapide et simple. Voici les avantages de l’externalisation des paiements à un tiers :
Externalisez la gestion des fournisseurs et réduisez les risques avec garantie
L’externalisation des paiements à un tiers les charge de collecter, de mettre à jour et de sécuriser les données de paiement sensibles des fournisseurs. Il y a toujours un risque pour votre entreprise lorsque vous stockez des données sensibles en interne. Une solution tierce peut gérer efficacement ce risque. Tout est effectué via une seule plate-forme - vous approuvez simplement une facture et le tiers s’occupe du reste. Les fournisseurs sont payés conformément aux instructions qu’ils ont définies dans leur mode de paiement préféré, ce qui protège votre entreprise contre les risques tels que les paiements frauduleux. Les tâches chronophages telles que la collecte et la vérification des données du fournisseur, la conformité, la vérification de la duplication, la configuration de leur mode de paiement préféré, tout est géré par le tiers.
Lorsque vous externalisez des paiements, recherchez la conformité SOC qui est considérée comme la norme la plus élevée dans l’industrie des paiements. Assurez-vous également que l’entreprise assumera une responsabilité de 100% pour payer correctement les fournisseurs. Avec un fournisseur de paiements sécurisés, chaque transaction est assurée avec une garantie de paiement ou une garantie. Il n’y a aucun risque de traitement d’une facture en double, de paiements frauduleux, d’erreurs ou de retards de paiement avec la gestion des documents.
Éliminez les tâches papier et accélérez le flux de travail
Dans un système de paiement fournisseur traditionnel, un membre de l’équipe AP reçoit une facture, la transmet pour approbation, source les détails de paiement du fournisseur, puis l’aligne pour paiement. Calculez la vitesse à laquelle cette chaîne se déplace au jour le jour sans contrôles numériques. Avec les paiements numériques, votre équipe AP peut éliminer le cycle manuel et les coûts liés à l’impression des factures, à l’envoi de chèques, à la poursuite des approbations, au remplissage des enveloppes et à la collecte des informations de versement. Les paiements électroniques sont presque 10 fois moins coûteux que les paiements par chèque papier. Un autre avantage est l’expérience supérieure du fournisseur. La solution de paiement numérique offre une gamme complète d’options d’informations de paiement et de versement pour les fournisseurs afin que votre équipe n’ait pas à se soucier de la gestion de plusieurs processus de paiement.
Réconciliation plus rapide
Lorsqu’un système de paiement tiers est impliqué, le processus de rapprochement devient plus agile. Ils garantissent que les paiements sont vrais et ont atteint le fournisseur.
Dans le cadre de votre processus existant, un employé d’AP peut vérifier les relevés bancaires et votre charte de comptes pour s’assurer qu’ils correspondent aux enregistrements. Une solution tierce garantit que le paiement a été effectué, de sorte que vous pouvez jeter tout cet exercice et gagner du temps sur le processus de rapprochement.
