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L’année dernière, PwC a découvert une fraude comptable de 7,4 milliards de dollars chez Steinhoff, un géant mondial de la vente au détail basé en Afrique du Sud. Le scandale serait le plus important de l’histoire des entreprises du pays, dirigé par un petit groupe de cadres supérieurs et d’étrangers. « Les transactions identifiées comme étant irrégulières sont complexes, impliquent de nombreuses entités sur un certain nombre d’années et ont été étayées par des documents, y compris des documents juridiques et d’autres avis professionnels qui, dans de nombreux cas, ont été créés après coup et antidatés », a déclaré Steinhoff dans sa réponse aux médias.
La fraude comptable n’est pas un phénomène nouveau et aucune entreprise, quelle que soit sa taille, n’est à l’abri des risques. En 2018, 82 % des professionnels de la finance en Amérique du Nord ont déclaré avoir été victimes de tentatives ou de fraudes de paiement réussies , soit une augmentation de 20 % par rapport aux quatre années précédentes.
La fraude peut être commise par des parties externes ou internes. Sans contrôles appropriés, il devient plus facile pour les employés d’exploiter les faiblesses. Qu’il y ait ou non fraude, l’accusation de fraude à elle seule peut causer de graves dommages à la réputation. En 2019, Harry Markopolos, connu sous le nom de détective comptable, a accusé General Electric (GE) d’être impliqué dans une fraude comptable si vaste qu’elle serait bientôt contrainte à la faillite. Markopolos est célèbre pour avoir tiré la sonnette d’alarme sur le plus grand système de Ponzi jamais réalisé, l’opération de Ponzi Bernie Madoff. Son rapport n’a pas encore été prouvé, et bien que Wall Street ait ignoré les affirmations de Markopolos, il a suffi de réduire de 10% les actions de GE et de les ramener à leur valeur de marché la plus basse en 11 ans. Les entreprises ne peuvent pas écarter les risques de réputation et la perte de confiance qui résultent d’une tentative ou d’une fraude interne réussie.
Types de fraude AP interne et externe
Selon l’Association of Certified Fraud Examiners, en 2018, il y a eu plus de 7 milliards de dollars de pertes dues à la fraude dans le monde entier. Lorsque les organisations s’appuient sur des processus manuels, il devient plus facile de trouver des vulnérabilités dans le système et d’en devenir une victime. Plus de 71 % des entreprises reconnaissent que la saisie manuelle des données et les processus inefficaces sont les principaux problèmes de leur entreprise. Voici les types courants de fraude interne et externe :
Fraude interne :
Fausse facturation : Cela se produit lorsque de fausses factures sont créées pour les auto-paiements. Dans ce type de fraude, nous voyons généralement un employé travailler de manière indépendante ou en collusion avec une partie externe.
Paiements frauduleux : Un employé peut effectuer des paiements non autorisés, généralement par chèque ou ACH. Les entreprises devraient vérifier régulièrement les changements rapides ou inhabituels dans les rapports financiers.
Altération des rapports financiers : Se produit lorsqu’un employé apporte des modifications non approuvées aux données financières après le traitement des paiements.
Fraude externe :
Escroqueries par hameçonnage : Cela se produit lorsqu’une partie externe tente frauduleusement d’accéder à des informations sensibles telles que la carte de crédit, le code PIN, les informations financières ou les mots de passe. Les entreprises doivent également se méfier des e-mails non sollicités qui nécessitent de cliquer dessus.
Paiements en double : Cela a été identifié comme l’un des principaux problèmes de paiement pour les entreprises. Les fournisseurs peuvent être payés plus d’une fois en raison de la réception de la même facture dans différents formats ou en raison d’une erreur d’un employé.
Fournisseurs non approuvés : Cela se produit lorsqu’un paiement est effectué à un fournisseur fictif ou non autorisé pour des biens et services inexistants ou frauduleux.
Comment l’automatisation des points d’accès réduit-elle les risques ?
- Pistes d’audit numériques: Les professionnels de la finance utilisent la technologie dans le but de sécuriser un accès amélioré aux données et d’interroger différentes parties pour améliorer la qualité globale de l’audit. Grâce à l’automatisation des points d’accès Beanworks, les équipes d’audit interne bénéficient d’une meilleure visibilité sur les données et les rapports financiers. Ils obtiennent un aperçu des risques encourus et permettent des prévisions financières précises. Un processus d’audit automatisé réduit les risques au sein d’AP en suivant les paiements erronés, la validité des paiements, les divergences entre fournisseurs et toute incohérence dans le système. Cette approche de l’AP permet également aux organisations de garder une longueur d’avance sur les exigences de conformité pour toute déclaration de revenus ou tout audit.
- Processus d’approbation automatisés : Beanworks automatise le processus d’acheminement des factures afin que les organisations puissent suivre une facture tout au long de son parcours – quand elle a été soumise, quand elle a été approuvée, qui l’a approuvée et quand elle a été payée. En découpant le processus papier et en stockant tout en ligne, les membres de l’équipe peuvent collaborer pour résoudre rapidement les problèmes et accélérer la chaîne d’approbation. Cela signifie que des contrôles d’approbation complets peuvent être mis en place et plus facilement gérés. Avec une plus grande transparence, il y a une réduction des risques et une augmentation du contrôle.
- Rapports de flux de travail AP : Avec les rapports de flux de travail AP, l’équipe AP peut évaluer et analyser les données de facturation et apporter des améliorations qui résolvent les problèmes ou les inefficacités. Ils peuvent identifier les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation, ce qui permet aux responsables AP d’ajuster les charges de travail et de prévoir des périodes plus occupées et plus lentes tout au long de l’année. Beanworks AP automation fournit des outils pour surveiller les dépenses. Le logiciel peut identifier les factures en double, les frais supplémentaires ou les activités suspectes, ainsi que compléter l’analyse régulière des dépenses.
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