Êtes-vous actuellement confronté au défi d’avoir un processus de facturation manuelle obsolète et des systèmes informatiques hérités ainsi qu’à une demande et une complexité croissantes des clients? Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. Les PME de tous les secteurs et de toutes les régions sont mises au défi d’innover, poussées à faire plus avec moins et prévoient pour les mois et les années à venir différemment que jamais auparavant. Avec autant d’employés travaillant à distance maintenant, ils sont obligés d’équilibrer leur vie professionnelle avec d’autres dépendances et priorités, ce qui signifie par la suite que le processus de facturation a ralenti, tant du côté de la livraison que du paiement. Ces processus archaïques ont un impact direct sur la santé financière de votre entreprise. En conséquence, votre entreprise est confrontée à l’incapacité d’évoluer et d’être agile dans un monde en évolution rapide dans lequel nous vivons maintenant. En tant qu’acheteur économique, votre œil est toujours sur l’argent, où il va, combien de temps il faut pour entrer, etc. C’est pourquoi vous ne pouvez plus conduire votre entreprise dans une position désavantageuse.
La facturation est la pierre angulaire du processus de commande à l’encaissement. C’est le document le plus important qui détermine le paiement. L’impact sur l’entreprise lorsque cette partie du processus échoue peut être préjudiciable à la santé de l’entreprise. La ponctualité des factures livrées a un impact direct sur la ponctualité des paiements reçus. L’exactitude des factures augmente également le coût de la facturation en exigeant plus de temps et d’heures de travail pour corriger les erreurs. La rapidité et la précision ont un impact sur la satisfaction des clients, car les clients ne souhaitent pas passer du temps à démystifier leurs factures et à lutter avec les canaux de paiement. Dans le rapport State of ePayables 2019, Ardent Partners a indiqué que les processus manuels de facturation et le temps passé à corriger les erreurs peuvent plus que tripler le coût d’émission d’une seule facture.
CFO.com fourni des données sur le coût du traitement manuel des factures à partir de la base de données AQPC qui sont à la fois éclairantes et effrayantes. Sur les 1 485 organisations qui communiquent des données sur cette mesure à la base de données de l’APQC, les 25 % les plus pauvres dépensent 10 $ ou plus par facture traitée. (Voir le graphique ci-dessous.) Les plus performants – ceux qui se classent parmi les 25 % les plus performants sur cette mesure – peuvent effectuer la même tâche au coût de 2,07 $ par facture ou moins. C’est près de cinq fois moins que les organisations du quartile inférieur. À la médiane se trouvent les organisations qui dépensent 5,83 $ pour traiter une facture, soit un peu plus du double de ce que les organisations les plus performantes dépensent pour effectuer le même processus.
Selon PYMNTS.com, une étude de 2019 a révélé que soixante-trois pour cent des entreprises considéraient la réduction de leurs coûts de traitement des factures comme une priorité; cela peut indiquer une frustration croissante face à de tels coûts. Trouver des moyens de finaliser rapidement les factures a encore plus d’importance pendant la pandémie, de nombreux pigistes se trouvant confrontés à des difficultés financières dues à la diminution des possibilités d’emploi ainsi qu’à un manque de soutien en temps opportun de la part de programmes gouvernementaux tels que Pandemic Unemployment Assistance (PUA) aux États-Unis.
L’accès aux données et aux analyses ira très loin.
Portail client : un portail en ligne grâce auquel les clients peuvent se servir en libre-service améliorera les communications avec les clients et accélérera les flux de trésorerie. Les clients ayant la possibilité de vérifier leurs factures à leur propre rythme, de signaler les problèmes de litige ou de payer par voie électronique répondront plus rapidement et utiliseront moins de ressources limitées de l’équipe AR.
Tableau de bord interne : avec un accès immédiat aux informations du compte client, les équipes de RA et de support client peuvent rapidement aider les clients en cas de questions et de litiges. Réduire le temps nécessaire pour résoudre les problèmes accélère le processus de paiement et laisse les clients se sentir importants pour l’entreprise.
Arrêtez la folie de la saisie manuelle des données. L’automatisation du processus de facturation peut prendre beaucoup de temps et de main-d’œuvre hors du processus, ce qui entraîne des réductions de coûts, des réductions d’erreurs et des paiements plus rapides. Les domaines clés de l’automatisation sont les suivants :
- la création de factures, en tirant parti de plusieurs sources de données
- livraison des factures par e-mail, portail en ligne ou courrier postal
- émission de rappels de paiement
- acceptation du paiement, via ACH, virement bancaire ou carte de crédit
Amenez vos clients dans le voyage électronique. Si vous envisagez de passer à la facturation électronique, aux portails en ligne et à d’autres formes d’automatisation dans votre processus de facturation, il est essentiel que vous ameniez vos clients dans le voyage. Un plan de communication est nécessaire pour s’assurer que vos clients sont au courant de tout changement de processus que vous apportez, des nouvelles options qui s’offrent à eux et de ce à quoi s’attendre ensuite. Les équipes de support client et de marketing doivent travailler en étroite collaboration pour communiquer de manière excessive tout nouveau processus et fonctionnalité, offrant ainsi une transition facile et agréable aux clients.
Utilisez les données que vous collectez. La possibilité d’accéder rapidement aux rapports concernant les DSO, les retards de paiement et les erreurs et de les analyser aidera les équipes de RA à gérer plus efficacement le processus de facturation et à hiérarchiser les activités.
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