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Mise à jour : 9 juin 2022
L’année dernière, Radisson Hotel Group Americas a connu une croissance substantielle, l’organisation ayant ajouté 23 propriétés à son portefeuille nord-américain. Ce fut une période passionnante pour l’entreprise, mais elle leur a également fourni des défis. Trouver des flux de travail plus efficients et efficaces pour les comptes fournisseurs était l’un des plus grands domaines qu’ils devaient aborder.
Un processus d’approbation sur papier pour les factures prenait beaucoup de temps, et avec une quantité importante de l’équipe travaillant à distance, il était essentiel
qu’ils développent une méthode de déplacement des factures à travers le système qui pourrait être réalisée à partir de n’importe quel endroit. Ils voulaient également trouver des moyens de réduire le coût de des comptes fournisseurs, en leur donnant une plus grande sécurité fiscale.
« Les gestionnaires recevaient les factures papier, leur donnaient des codes, puis les signaient », a expliqué le directeur des finances, Dean Olevson. « Ils s’adressaient au commis aux comptes fournisseurs qui ajoutait ensuite manuellement les données dans le système. Ensuite, ils venaient me voir pour vérifier les codes et les approuver par lots. »
« Avant Quadient Comptes Fournisseurs, notre commis aux comptes fournisseurs passait 30 à 40 % de son temps à saisir des données et à saisir des factures. L’ensemble du processus a pris beaucoup de temps et Quadient Comptes Fournisseurs a éliminé beaucoup de cela. Nous économisons au moins 50 % de notre temps dans les comptes fournisseurs. » Dean Olevson, directeur des finances, Radisson Blu Minneapolis Downtown
Avec seulement une poignée de membres de l’équipe ayant le pouvoir d’approuver les approbations, les retards étaient un problème lorsque ces employés n’étaient pas disponibles. Les membres de l’équipe du poste fournisseur ont dû livrer physiquement les factures au service de comptabilité, ce qui est devenu impossible lorsqu’une plus grande partie de l’équipe est passée au travail à distance. Cela a conduit à une frustration croissante pour l’équipe. C’est alors qu’ils ont décidé d’adopter Quadient Comptes Fournisseurs pour l’automatisation des points d’accès.
« Les approbateurs l’adorent », a déclaré Olevson. « Ils n’ont plus besoin d’aller au bureau de comptabilité, car ils reçoivent des notifications par e-mail. Le processus d’approbation est maintenant rapide et simple. »
Temps = Argent
Grâce à Quadient Comptes Fournisseurs, l’organisation a atteint son objectif de réduire le temps passé à rechercher les approbations, en donnant plus de temps à l’équipe AP et aux chefs de département pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. En outre, ils ont constaté que Quadient Comptes Fournisseurs leur a offert des possibilités d’économies de coûts et de réduction des erreurs dans le processus.
« Quadient Comptes Fournisseurs a complètement amélioré nos processus de comptes fournisseurs ici. L’impact que cela a eu sur la pandémie de COVID-19 où vous êtes si séparés – comme avant nous étions en réunion assis les uns en face des autres – nous sommes maintenant en mesure de faciliter ces processus facilement à partir de nos propres bureaux individuels. Alex Francis, directeur général, Radisson Blu Minneapolis Downtown
« Cela a permis aux chefs de département de rechercher rapidement les factures, ce qui a vraiment aidé », a déclaré Olevson. « Il est très facile d’accéder aux factures et de les télécharger dans Quadient Comptes Fournisseurs de n’importe où. Cela a été essentiel lorsque les gens travaillent à distance. Nous n’avons pas connu les retards que nous aurions sans la plateforme. »
Bien que le temps gagné ait été d’un grand avantage, Olevson est particulièrement pris avec le fait que le logiciel fournit un contrôle complet de la mise au point d’accès en un clic.
« Tout est là », a-t-il déclaré. « Tout ce dont un contrôleur a besoin est visible sur le même écran. Le processus d’approbation est également excellent car il est si efficace. »
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