Quelle est la prochaine étape pour votre entreprise? Covid-19 : trois étapes à franchir aujourd’hui pour la trésorerie et l’efficacité opérationnelle.

Il y a quatre mois, nous avons exploré l’impact du Covid-19 sur nos équipes et nos entreprises avec les commandes de rester à la maison, et discuté des moyens de rendre ce nouveau paradigme de travail gérable, et peut-être même amusant.

Aujourd’hui, la vérité est que nous ne savons toujours pas combien de temps cela pourrait durer.  Alors que certains pays et divers États américains sont à divers stades de « réouverture », d’autres émettent un deuxième ordre de fermeture. Des organisations comme healthdata.org prédisent qu’une deuxième vague de la pandémie frappera en décembre. Donc, nous ne savons vraiment pas quand cela « se termine ».

Il est temps maintenant de considérer qu’aujourd’hui EST la « nouvelle normalité ». 

La situation pandémique continuera d’évoluer, et nous ne pouvons pas prédire comment, ou à quelle vitesse, les choses pourraient changer. Mais cela ne signifie pas que l’avenir de votre entreprise est complètement hors de vos mains. En fait, l’incertitude de l’avenir est précisément la raison pour laquelle il est important que vous preniez des mesures dès maintenant pour maintenir et même augmenter vos flux de trésorerie et votre efficacité opérationnelle. 

Aujourd’hui est le jour pour mener à travers l’incertitude.

Voici trois étapes à suivre pour commencer.

1. Utilisez les données. Vous avez beaucoup de données à votre disposition qui peuvent fournir des informations précieuses sur la santé de votre entreprise et des entreprises de vos clients. Avoir une visibilité sur les métriques derrière vos processus internes de RA - factures vieillissantes, temps de traitement des factures, litiges en suspens, etc. - mettra en évidence pour vous où vous pouvez bénéficier d’améliorations opérationnelles et d’automatisation. 
   
   L’utilisation des données disponibles sur les historiques de paiement de vos clients et les canaux de paiement préférés peut offrir des idées sur la meilleure façon de gérer le processus de recouvrement et de créer des options flexibles qui maintiennent la relation client. 
   
   Si ces informations sont réparties sur plusieurs systèmes (ERP, CRM, logiciel de facturation), vous seriez bien avisé de vous tourner vers une plate-forme AR qui rassemble tout cela pour vous. À une époque où votre équipe de RA est possible à distance - ou travaille à des heures limitées au bureau - la recherche manuelle d’informations est un travail de faible valeur et d’effort élevé. 
   
   Mais les données sont importantes à collecter. Le temps que votre équipe prend pour analyser les informations dont vous disposez déjà sera du temps bien investi lorsque vous pourrez les transformer en actions qui apportent plus d’argent à l’entreprise et préservent des liens positifs et de longue date avec les clients.
2. Réévaluez votre processus de recouvrement. Il y a quatre mois, votre processus de recouvrement a peut-être été un peu à l’écart avec tous les changements opérationnels imposés aux entreprises. Et depuis lors, de nombreuses entreprises ont donné à leurs clients un peu de latitude en matière de collections, car nous sommes tous dans cette mer d’inconnus ensemble.
   
   Mais si nous considérons aujourd’hui la « nouvelle normalité », nous devons ajuster notre processus de collecte pour un marché instable dans lequel un changement soudain et rapide est possible. Les trois domaines critiques à évaluer sont les suivants :
    
   • • Comment mon équipe peut-elle fonctionner ? Si votre équipe est à distance, elle a besoin d’informations et d’outils disponibles dans son environnement de travail à domicile pour pouvoir contacter les clients, mettre à jour les informations de compte et traiter les paiements.  Si votre équipe est au bureau, mais sur des heures restreintes ou alternées en raison de la nécessité d’une capacité limitée au bureau, cet accès limité doit être pris en compte lorsque vous déterminez la productivité et le nouveau flux de processus de vos efforts de recouvrement.
   • • Quelle est la nouvelle flexibilité - et les nouvelles limites - nécessaires dans le processus de collecte? L’incertitude commerciale de vos clients est devenue votre propre incertitude commerciale. Comment les conditions de paiement peuvent-elles être ajustées pour s’adapter au marché actuel? Envisagez également de nouveaux canaux de paiement à offrir. La flexibilité pour vous et vos clients pourrait signifier que vous vous aidez mutuellement à prospérer dans les moments difficiles. Cependant, une nouvelle flexibilité dans certains domaines de votre processus de recouvrement peut signifier des limites plus strictes dans d’autres. En ouvrant un nouveau canal de paiement, vous devrez peut-être envisager de raccourcir la fenêtre de paiement ou de fermer une autre option de paiement moins pratique ou plus coûteuse. Lorsque vous redéfinissez votre processus, l’accent est mis sur la santé de votre entreprise, et pas seulement sur la flexibilité pour les entreprises en difficulté. 
     • Comment puis-je communiquer au mieux avec mes clients ? Les collections sont un processus qui nécessite un contact élevé.  Lorsque nous parlons d’argent, il est préférable d’avoir une communication fréquente, amicale et claire entre toutes les parties.  Si les changements apportés par la pandémie ont rendu plus difficile pour vos équipes de communiquer régulièrement avec les clients, ou si vos clients étaient ceux qui semblaient perdre le contact, il est maintenant temps de rétablir un programme de sensibilisation amical et cohérent. Que vous communiquiez des modifications à vos processus et politiques ou que vous vous enregistriez simplement, une cadence constante de sensibilisation renforce la confiance et augmente la probabilité que votre client travaille avec vous de manière proactive pour résoudre tout problème. Regardez les outils dont dispose votre équipe de collections pour mettre en œuvre un programme de communication cohérent et très tactile avec vos clients, et utilisez ce second semestre de 2020 pour cultiver et développer votre clientèle fidèle.
3. Déployez une automatisation basée sur le cloud pour gérer votre processus de RA. Si vous ne disposez pas déjà d’une plate-forme de RA intelligente pour gérer votre processus de crédit en espèces, vous ressentez la douleur des processus défaillants, de la communication incohérente et des employés mécontents en ce moment. Dans un environnement de main-d’œuvre à distance, il est difficile, même pour vos spécialistes de la RA les plus compétents sur le plan technique, de se connecter à plusieurs systèmes pour trouver des informations sur les clients, traiter les factures, traiter les paiements et suivre les tâches de recouvrement. Sans parler du partage de leurs informations avec d’autres membres de l’équipe distante.  Un système de RA intelligent basé sur le cloud peut résoudre plusieurs défis pour votre entreprise et vos équipes :
   1. Les données de différents silos (CRM, ERP, logiciel de facturation) peuvent être agrégées en un seul endroit et accessibles via des tableaux de bord faciles à lire
   2. En règle générale, les processus manuels tels que la saisie de données et les communications client standard peuvent être automatisés, libérant ainsi le temps de votre équipe AR des tâches répétitives de faible valeur.
   3. Un processus de collecte réfléchi peut être mis en œuvre et géré via un système unique afin que toutes les parties aient accès aux données et à toutes les mises à jour en temps réel.
   4. Les tâches quotidiennes de l’équipe AR peuvent être hiérarchisées et gérées via le système centralisé
   5. Un portail client peut permettre aux clients d’accéder à leurs enregistrements de compte et de payer leurs factures à l’heure et à l’horaire, et non pendant vos heures d’ouverture (potentiellement limitées), ce qui peut accélérer votre flux de trésorerie et rendre l’expérience beaucoup plus agréable pour vos clients.

Prendre ces trois étapes peut avoir un impact énorme sur votre flux de trésorerie et votre efficacité AR, sans parler de vos relations avec les clients. Plus les entreprises attendent longtemps pour « voir comment les choses évoluent », plus elles mettent leurs flux de trésorerie en danger. Et plus vous attendez, plus vous êtes susceptible d’être dans une position réactive aux entreprises défaillantes de vos clients, plutôt que dans une position florissante pour soutenir ceux qui ont compris ce que vous avez fait: comment diriger à travers l’incertitude. 

Nous ne pouvons pas prédire l’avenir du Covid-19, mais nous pouvons prédire l’avenir de votre entreprise lorsque vous prenez des mesures intelligentes pour vous assurer que vos flux de trésorerie et votre efficacité opérationnelle sont en parfait état, peu importe ce que l’économie vous réserve.