Les bons de commande semblent être des choses simples, mais quand on y réfléchit, ils jouent un rôle important dans le processus d'achat. Les bons de commande sont des documents juridiquement contraignants envoyés par un acheteur à un vendeur pour lui demander de commander des produits ou des services spécifiques.
Un bon de commande de base comprend les éléments suivants :
- un numéro permettant de suivre le bon de commande tout au long du processus
- l'article ou le service commandé
- la quantité demandée
- le prix et les conditions de paiement.
Le bon de commande est l'engagement légal pris par le vendeur que l'acheteur a l'intention de payer - ce point est important car, souvent, le vendeur remplit les conditions du bon de commande avant d'avoir reçu le paiement. Si l'acheteur refuse de payer, le vendeur est protégé car le document est juridiquement contraignant.
Le fait de disposer de conditions générales d’achat détaillées couvrant tous les scénarios pertinents, y compris des aspects spécifiques tels que le moment où vous pouvez annuler un bon de commande, permettra d'établir des limites claires et de maintenir de bonnes relations entre acheteurs et vendeurs.
Différencier les bons de commande et factures
Les acheteurs créent le bon de commande pour demander les biens ou les services, et les vendeurs émettent des factures pour demander le paiement de ce bon de commande.
Le bon de commande est souvent utilisé pour créer une facture, en tant que référence pour les biens achetés et leurs prix. Cependant, chaque document est utilisé à un moment différent du processus d'achat, et ils sont également utilisés par des personnes différentes.
Voici une liste rapide des différences que les acheteurs et les vendeurs doivent connaître :
Bon de commande :
- Créé par l'acheteur
- Créé avant l'achat
- Spécifie les biens ou les services nécessaires
- Inclut les détails du paiement
Facture :
- Créée par le vendeur
- Créée après l'achat
- Confirme les biens ou services livrés
- Exige le paiement à une date précise
Pourquoi l'émission et le suivi des bons de commande sont-ils importants ?
La raison la plus simple et la plus importante d'avoir un processus d'achat défini et de suivre les bons de commande tout au long de ce processus est d'avoir une visibilité totale sur les dépenses. Un système de bons de commande permet de savoir clairement ce qui est acheté, à quelle fréquence et en quelle quantité. La possibilité d'accéder à ces données et de les examiner vous donne une vision et un contrôle de l'efficacité de vos opérations commerciales et signale les améliorations potentielles.
Si vous êtes préoccupé par les dépenses excessives d’un département, vous disposez d'un enregistrement du montant, de qui a commandé quoi, et vous pouvez investiguer les problèmes potentiels de ce département. Inversement, ces données peuvent être utilisées pour établir des budgets, puisque vous disposez d'un registre des dépenses moyennes pour un produit ou un service, ce qui vous permet d'établir des prévisions budgétaires plus précises.
Un système de bons de commande garantit également que les factures ne sont payées qu'une seule fois, qu'un processus est en place pour s'assurer que les biens ou les services ont bien été livrés et que l'acheteur et le vendeur sont transparents tout au long de la transaction. En cas de litige ou de modification de la commande, il existe une trace écrite permettant à toutes les parties de se réconcilier. Un processus défini crée de l'efficacité et minimise les erreurs.
Le défi du papier face à l'automatisation
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que les besoins de votre système de commande deviennent plus complexes, l'automatisation du processus de commande peut vous faire gagner du temps et de l'argent, tout en réduisant le stress de votre équipe. Un système de bons de commande en ligne permet de suivre les bons de commande électroniques tout au long du processus.
Les entreprises qui utilisent actuellement un système papier génèrent souvent plus de documents que nécessaire. Nombre d'entre elles traitent jusqu'à sept documents au cours du cycle d'achat : demandes d'achat, bons de commande, devis, accusés de réception de commande, bons de réception, bordereaux d'expédition et factures. Garder la trace de tous ces documents, pour chaque achat, dans des dossiers papier est une tâche écrasante pour votre équipe. En outre, les dossiers papier comportent davantage d'erreurs, peuvent être facilement perdus ou détruits et sont plus difficiles à partager entre les employés et les clients. Les membres de l'équipe perdent du temps et se sentent frustrés lorsqu'ils doivent chercher des documents dans des dossiers, puis les copier ou les numériser pour les transmettre à un client qui les attend.
L'automatisation du processus de commande permet de numériser l'ensemble du processus d'approvisionnement en utilisant des bons de commande électroniques et d'autres documents. Tous les documents importants sont suivis dans un système centralisé avec une piste d'audit qui vous permet de savoir qui fait quoi et quand. En outre, vous pouvez télécharger d'autres documents vers les fournisseurs et les bons de commande, tels que des contrats antérieurs, des conditions supplémentaires et des calendriers de paiement, afin de garder une trace de toutes les informations relatives aux fournisseurs et d'autres détails dans un système accessible.
Une procédure de commande définie et automatisée peut apporter des avantages significatifs à votre entreprise. Elle permet non seulement d'améliorer l'efficacité de la gestion quotidienne des commandes et des livraisons de biens et de services entre acheteurs et vendeurs, mais aussi d'assurer la protection juridique des deux parties. Ce processus permet également de suivre clairement les dépenses de manière à créer des budgets précis et à identifier les domaines à examiner de plus près en matière de dépenses. Alors que les petites entreprises peuvent utiliser du papier ou des feuilles de calcul Excel, investir dans un système automatisé en ligne au fur et à mesure de leur croissance est un investissement judicieux.
