Les flux de trésorerie sont un problème sérieux pour de nombreuses entreprises. En fait, un rapport récent, par exemple, a révélé que 60% des petites entreprises s’inquiètent des flux de trésorerie sur une base mensuelle. Même si les réserves de trésorerie se maintiennent, ces entreprises perdent beaucoup de temps et d’énergie à réfléchir à leur situation financière.
L’un des meilleurs moyens d’éviter les problèmes de trésorerie est de rationaliser votre processus de comptes clients (RA) pour augmenter les chances d’un paiement plus rapide.
Il n’y a pas vraiment de politique unique en matière de comptes clients. Un processus qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner du tout pour une autre, en particulier dans différents secteurs ou différentes zones géographiques.
Chaque entreprise a généralement sa propre politique de RA formelle, avec des flux de travail établis et documentés qui déterminent quand et combien facturer les clients chaque mois.
Malheureusement, avoir un processus de RA bien défini en place et l’exécuter réellement sont deux choses différentes. Pour un certain nombre de raisons, les équipes comptables ne suivent probablement pas toujours les procédures. Peut-être que certains d’entre eux pensent que leur propre approche est plus rapide et plus efficace que la politique de l’entreprise, tandis que d’autres sont trop occupés pour faire les choses par le livre et certains oublient même de suivre les procédures complètement. Il y a aussi ceux qui ne savent peut-être pas qu’il existe des politiques.
Assurer la vitalité financière de votre organisation commence par la mise en œuvre d’un processus de RA qui vous permet d’obtenir l’argent qui vous est dû dans les délais. Bien que votre entreprise soit unique et devrait développer une approche qui convient à sa situation spécifique, tenez compte de ces meilleures pratiques pendant que vous créez votre propre processus.
- Déterminez quand les factures doivent être envoyées. Devriez-vous facturer vos clients à la fin de chaque mois ou est-il plus logique de les facturer immédiatement après qu’un service est rendu ou qu’un produit est expédié? Une fois que vous avez déterminé quand vous devez facturer les clients, envisagez d’utiliser des outils d’automatisation de la comptabilité pour accélérer le processus de facturation et réduire la probabilité d’erreur humaine qui ralentit les paiements.
- Facilitez le paiement de vos clients. Ne demandez pas à vos clients de vous envoyer des chèques par la poste s’ils préfèrent vous payer par voie électronique. Au lieu de cela, donnez-leur autant d’options de paiement que possible pour éliminer tous les obstacles qui pourraient les empêcher de vous payer plus rapidement.
- Décidez si vous offrirez des remises pour paiement anticipé et des pénalités de retard. Il est probable que vous serez en mesure d’accélérer certains paiements en offrant des remises sur les paiements anticipés. Par exemple, vous pouvez offrir les conditions 2/10 n/30, en accordant une réduction de deux pour cent aux clients qui paient dans les 10 jours et en attendant le solde total de ceux qui ne le font pas dans les 30 jours. D’un autre côté, vous pouvez appliquer des pénalités de retard, par exemple, 3% par mois, pour décourager les clients de penser qu’ils peuvent attendre plus de 30 jours pour vous payer.
- Déterminez comment maintenir à jour les données client. Laissez vos équipes financières et commerciales travailler ensemble pour vous assurer que les données client sont toujours exactes. De cette façon, le crédit n’est jamais accordé à un client qui vous doit payer sur plusieurs factures impayées.
- Développez une liste de KPI mesurables. Vous voudrez suivre le nombre de factures en souffrance, la fréquence à laquelle vos clients profitent des remises de paiement anticipé, le nombre de clients qui ont reçu des remises non approuvées et la fréquence à laquelle les membres de l’équipe de vente remplacent les conditions standard, entre autres choses. Vous devrez également déterminer à quelle fréquence les KPI doivent être extraits et à qui cette tâche doit être propriétaire.
- Attribuez la responsabilité du suivi des factures en retard. Vous devez mettre quelqu’un en charge du suivi auprès des clients lorsque leurs factures sont en souffrance. Une semaine ou deux après l’expiration d’une date d’échéance, demandez à cette personne de contacter le client en lui rappelant doucement que le paiement est en retard. Soyez persévérant. Quelques suivis polis peuvent faire une vraie brèche.
Bien qu’il n’existe pas de processus de comptes clients « parfait » qui fonctionnera pour chaque organisation, vous pouvez tirer parti de ces meilleures pratiques pour prendre une longueur d’avance sur la création d’un processus qui fonctionne bien pour votre entreprise.
Avec le bon processus en place, votre organisation collectera les paiements d’un plus grand nombre de clients dans les délais, ce qui vous aidera à éviter les problèmes de trésorerie tout en vous donnant plus de temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
