La crise sanitaire s’est doublée d’une crise économique en raison du ralentissement de l’activité provoqué par les décisions gouvernementales, mais aussi d’une crise « organisationnelle » dans les entreprises. DAF et DRH en ont tiré des leçons, et ils s’accordent sur le rôle croissant que doit jouer le digital dans l’amélioration de leur organisation interne. Le meilleur exemple : la digitalisation des processus documentaires.
Le partage de l’information à l’épreuve du distanciel
Les contraintes sanitaires ont obligé les services à s’adapter au distanciel, afin de faire face au confinement et à la prévention du risque de contamination dans les bureaux. La généralisation du télétravail a été rendue possible par la digitalisation des outils de travail, ainsi qu’une nécessaire refonte des processus et des modes de fonctionnement pour assurer la continuité des activités indispensables à la vie de l’entreprise de manière fluide et efficace. L’enjeu : garantir le partage de l’information malgré le travail à distance, qui prive les collaborateurs de ces moments d’échanges informels rythmant en temps normal le quotidien dans les locaux de l’entreprise. La pandémie de Covid-19 a aussi accéléré la digitalisation des canaux de communication et vente avec l’essor du e-commerce.
Et les envois physiques ? Les négliger serait une erreur à l’heure où toutes les entreprises ne sont pas au même stade d’avancement dans leur transformation digitale. La mise sous pli et l’affranchissement des factures à destination des clients privilégiant encore ce mode de réception est par exemple indispensable pour préserver la trésorerie en période de ralentissement de l’activité… Toute la problématique du confinement a donc été de palier et de garantir la continuité de service des envois physiques malgré les restrictions de déplacement.
Changer de logiciel d’organisation, une priorité
L’expérience accumulée en 2020 pour parer aux urgences et aux problématiques générées par la crise sanitaire a amené les Directions à revoir leurs priorités de mieux faire face à ces défis. Aussi bien la digitalisation accélérée de leurs process que la pression accrue sur leur efficacité, dans un contexte économique incertain. À l’automne dernier, Quadient a sondé plus de 250 DAF et responsables RH pour mieux mesurer l’impact des chamboulements de l’année 2020 sur leur organisation, et surtout l’évolution de leur fonctionnement en 2021. Près des deux tiers des répondants sur dix confiaient en effet que leurs priorités sont influencées par les épreuves imposées par la crise sanitaire.
Si les enjeux financiers concentrent logiquement la majeure partie de leurs préoccupations immédiates – notamment la trésorerie pour les DAF –, l’organisation interne ressort en tête des priorités à moyen terme en 2021 aussi bien dans la fonction Finance que dans les Ressources Humaines. Et parmi les changements envisagés, la dématérialisation est le premier projet cité aussi bien par les DAF que les DRH !
Digitaliser pour optimiser l’efficience de ses flux documentaires
Cette étude confirme la prise de conscience du levier d’efficacité que représente le digital pour ces deux Directions. La crise sanitaire a permis aussi de mesurer les bénéfices de la digitalisation des processus documentaires en situation de travail à distance. Côté finance, l’envoi et la réception de factures dématérialisées réduisent les délais et accélèrent l’encaissement, ce qui contribue à optimiser la trésorerie. Côté ressources humaines, la dématérialisation du bulletin de paie et des documents RH fiabilise leur bonne réception par les collaborateurs, ce qui participe à apaiser les tensions autour de ces éléments sensibles. Dans les deux cas, la digitalisation des processus documentaires permet de s’affranchir des difficultés ponctuelles liées à une situation exceptionnelle comme la crise sanitaire.
Et externaliser le courrier sortant pour fiabiliser les envois physiques
Néanmoins, rares sont les entreprises à numériser la totalité de leurs processus. Adapter la logistique des envois de courriers physiques permet à la fois de maintenir un canal auquel restent attachés certains clients et salariés, et de faire preuve de flexibilité afin de garantir une continuité de service en toutes circonstances. L’externalisation du courrier sortant est une solution combinant à ce titre le meilleur des deux mondes : elle digitalise un processus traditionnel et apporte une alternative en cas d’indisponibilité liée à la machine à affranchir (panne, locaux inaccessibles, etc.). Utile aussi pour absorber un pic d’activité.
Des bénéfices logistiques, économiques et environnementaux
L’entreprise a donc tout à gagner en optant pour une solution digitale complémentaire d’une solution physique. En termes d’organisation, l’automatisation et la dématérialisation libèrent les équipes internes de tâches chronophages et leur permettent de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Sur le plan financier, les envois digitaux génèrent des économies sur les frais d’impression et d’affranchissement, alors que l’externalisation du courrier donne accès au tarif industriel. La dimension environnementale n’est pas oubliée, avec une empreinte carbone réduite (moins de déplacements, moins de consommables, etc.). Cette nouvelle souplesse aide enfin l’entreprise à s’adapter au télétravail et aux contraintes des différents collaborateurs, ce qui est facteur de satisfaction et donc d’engagement de leur part.