Le rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs (RA) est un mécanisme de suivi essentiel pour la planification des flux de trésorerie. Un rapport de base sur le vieillissement en RA présente le total dû par client, puis une ventilation en catégories de vieillissement (30 à 60 jours, 60 à 90 jours, etc.). Il s’agit d’un aperçu des clients qui sont en règle et de ceux qui sont en retard sur leurs factures.
Le rapport sur le vieillissement en RA vous permet de garder le doigt sur le pouls de votre flux de trésorerie. Évaluer quels clients ne paient pas en temps opportun peut vous alerter des problèmes sous-jacents. Les retards de paiement peuvent signaler l’instabilité financière d’un client, son insatisfaction à l’égard des produits ou des services, une facturation problématique (ou erronée), une rupture de relation ou tout autre problème grave.
Que devrait inclure le rapport et pourquoi?
Lors de l’exécution d’un rapport de vieillissement AR, quelle que soit l’application comptable que vous utilisez, les catégories d’un rapport par défaut sont réparties en segments de 30 jours. Un rapport de haut niveau affiche les noms des clients, avec cinq colonnes dans le rapport affichant la facturation par âge à partir de la date de facturation.
Avec l’hypothèse de 30 conditions de facturation nettes, un rapport de vieillissement AR standard affichera:
- Actuel : il s’agit de factures envoyées mais non encore dues.
- 1 à 30 jours : il s’agit de factures en retard d’un à 30 jours.
- 31 à 60 jours : il s’agit de factures en retard de plus d’un mois et d’un maximum de deux mois.
Les rapports de vieillissement AR de haut niveau montrent que l’activité du client est agglutinée par date. Vous pouvez également exécuter des rapports détaillés sur le vieillissement de la RA avec des informations de facturation spécifiques qui peuvent vous alerter d’une instance de facture impayée par rapport à un client habituellement en retard.
Si vos conditions de paiement sont nettes de 10, 15, 45 ou une autre période, vous pouvez définir les délais dans les paramètres de votre demande, de sorte que vos rapports de vieillissement affichent la délinquance liée à vos politiques de crédit. Si vos rapports ne correspondent pas à vos conditions de crédit, vous aurez une perception biaisée lors de l’examen des rapports de vieillissement en RA.
Quelles autres méthodes de segmentation une entreprise peut-elle utiliser sur les rapports de vieillissement en RA?
En fonction de votre logiciel de suivi, vous pouvez exécuter des rapports de vieillissement AR personnalisés qui offrent un meilleur aperçu du calendrier des envois de fonds. Ceux-ci peuvent inclure l’analyse par région, vendeur, collecteur et montant. Les rapports personnalisés vous permettent d’identifier les problèmes internes par rapport aux problèmes externes dans le processus des comptes clients.
Pourquoi les rapports sur le vieillissement sont-ils importants?
Les rapports sur le vieillissement de la RA sont la première étape pour mettre en évidence les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent problématiques. En suivant le vieillissement de la RA au moins une fois par semaine, vous pouvez identifier les préoccupations avant qu’elles ne deviennent incontrôlables et ne déclenchent une crise de trésorerie. Les rapports de RA sont essentiels à l’amélioration du rendement des créances.
Quelques informations à tirer des rapports sur le vieillissement de la RA :
- Problèmes internes ou externes : si une facture d’un client reste impayée, il se peut que votre service de comptabilité ait égaré la facture au lieu que le comptable du client la laisse passer entre les mailles du filet.
- Possibilités de formation à la vente – Si un vendeur a constamment des clients en retard de paiement , il peut s’agir de souligner au représentant l’importance d’encourager les envois de fonds en temps opportun ou d’identifier si le représentant commercial survend des caractéristiques ou des fonctionnalités.
- Difficultés régionales – Si une région est continuellement problématique pour le vieillissement de la RA, ce segment a peut-être besoin d’une refonte des politiques de crédit à la clientèle ou d’un processus d’examen plus strict pour l’émission de crédit.
- Délinquance généralisée – Si tous vos RA voient des jours de défaillance supérieurs à la moyenne, cela peut signaler un problème systémique. Êtes-vous en décalage avec les conditions de facturation de l’industrie? Vos clients sont-ils insatisfaits?
Dans certains cas, la réponse peut être aussi simple que de comprendre les processus des comptes fournisseurs de vos clients. S’ils ne réduisent les paiements qu’une fois par mois, le réalignement de votre calendrier de facturation avec le leur peut corriger le problème et vous assurer que vous êtes payé à temps tout en respectant leurs processus.
Comment ces rapports sont-ils utilisés et quelles équipes les examinent chaque mois ?
Alors que les rapports sur le vieillissement de la RA proviennent du service de comptabilité, la diffusion et la discussion à l’échelle de l’entreprise devraient produire de meilleurs résultats. Toutes les parties prenantes, y compris la haute direction, les chefs de service des ventes et les représentants des ventes, doivent examiner et comprendre ces rapports. Toutes les personnes touchées par le recouvrement des comptes débiteurs ou susceptibles d’en affecter le succès devraient avoir accès à ce rapport très important.
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