Un rapport de balance de vérification vieillie (ATB) contient en grande partie les mêmes données que le rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs (RA), avec deux différences principales : ce que les données ont l’intention d’accomplir et comment le calendrier affecte les données affichées. Un rapport n’est pas meilleur qu’un autre; c’est une question d’information dont vous avez besoin et de vos objectifs pour le rapport.
L'« essai » dans un rapport de balance de vérification standard fait référence à une comparaison des débits par rapport aux crédits. Une balance de vérification de l’ensemble du grand livre général de l’entreprise indique l’activité de chaque côté du système de comptabilité en partie double. Une balance de vérification vieillie est différente, elle affiche ce qui se trouve dans le compte à une certaine date et trié par catégories d’âge.
Avec la RA, le solde total de votre grand livre devrait être égal aux soldes indiqués dans le rapport de vieillissement de la RA pour une période donnée. Lorsqu’il y a un écart, cela signifie que quelque chose s’est égaré dans l’affichage des débits et des crédits, tels que:
- une entrée a été mal codée dans le mauvais compte,
- un crédit n’a pas correctement équilibré un débit sur le compte de compensation approprié, et/ou
- il y a eu une erreur de saisie de données.
Les balances de vérification AR et d’autres rapports peuvent vous aider à localiser et à corriger l’écart.
Quand exécutez-vous une balance de vérification AR par rapport à un rapport sur le vieillissement?
Un rapport sur le vieillissement des comptes clients est généralement exécuté après que toutes les transactions du mois ont été publiées dans le grand livre. Certaines entreprises les exécutent sur une base hebdomadaire, selon la nature de leurs créances et si leurs conditions de paiement sont nettes 15 contre net 30, et ainsi de suite.
Le rapport sur le vieillissement de la RA fait partie de l’ensemble de rapports financiers mensuels standard pour l’examen de la direction et de la direction. En revanche, le rapport de balance de vérification de la RA est généralement exécuté ad hoc à des fins de rapprochement ou lorsqu’il est nécessaire de limiter ou d’élargir la plage de dates des créances de manière plus flexible que vous ne le pouvez avec les rapports de vieillissement de la RA.
Qui utilise un ATB par rapport à un rapport de vieillissement AR?
Les rapports sur le vieillissement de la RA peuvent être diffusés auprès de divers intervenants pour faire la lumière sur les comptes qui sont habituellement en souffrance, les clients qui peuvent avoir besoin d’amendes ou les politiques de vérification du crédit et des clients qui ne sont peut-être pas assez perspicaces.
En plus du service financier, les rapports de vieillissement AR peuvent être envoyés aux équipes de vente et à d’autres personnes qui peuvent affecter la recouvrabilité des factures. Une balance de vérification, cependant, est utilisée en interne par le service de comptabilité et n’est pas distribuée. Il a l’intention de rapprocher les débits des crédits dans le système comptable.
Il peut être préférable d’exécuter une option par rapport à une autre en fonction de l’utilisateur qui consulte le rapport. Les cadres supérieurs voudront peut-être afficher uniquement des rapports de haut niveau montrant le vieillissement par compartiment avec peu (ou pas) de détails sur le client. Les ventes et les collections voudront voir des rapports plus détaillés.
Quelle est la différence entre un ATB et un rapport de vieillissement AR?
Le rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs et la balance de vérification vieillie peuvent être configurés pour afficher des chiffres de haut niveau ou des informations plus granulaires. Ils peuvent également afficher un résumé par client ou des détails sur les factures impayées par client. Les données s’affichent dans des compartiments temporels de 0 à 30 jours, de 31 à 60 jours, etc.
Une différence est le moment des rapports. Le rapport de vieillissement AR affiche des informations à la date à laquelle vous exécutez le rapport et indique ce qui est actuellement en suspens. Il est le plus souvent exécuté à la fin du mois, mais peut être à la fin d’une semaine si vous voulez l’exécuter plus souvent. .
La balance de vérification peut porter sur une plage de dates spécifique. Par exemple, si nous sommes en juin 2018 et que vous devez rapprocher les factures de décembre 2017, vous pouvez définir la balance de vérification vieillie pour couvrir la période appropriée afin de voir un instantané des créances impayées pour une date ou une plage de dates spécifique.
La plupart des services financiers s’appuient sur les rapports de vieillissement des comptes débiteurs et réservent les rapports de balance de vérification de la RA pour les besoins spéciaux et les rapprochements. Quel que soit votre choix, l’automatisation est toujours préférable aux rapports créés manuellement.
