Les équipes comptables opèrent dans un monde très différent de celui auquel elles étaient habituées avant la pandémie.
Un récent sondage mené auprès de professionnels de la finance a révélé que 44 % des répondants étaient partiellement éloignés après la COVID-19, et 36 % ont déclaré que leur ministère travaillait à domicile à temps plein. Pour les équipes qui utilisaient des méthodes manuelles traditionnelles dans leurs services des comptes fournisseurs et des comptes clients, cela a causé des problèmes.
Dans l’enquête, 88% des répondants ont déclaré avoir été contraints de travailler de longues heures en raison de la saisie manuelle des données. Deux sur trois ont déclaré avoir dû faire des heures supplémentaires à cause de cela.
Soixante-douze pour cent ont déclaré qu’un manque d’automatisation rendait cette transition vers le travail à domicile difficile. Et bien que certains processus puissent être gérés par e-mail, les paiements étaient difficiles à effectuer à distance – 57% des personnes interrogées ont déclaré qu’elles ne pouvaient pas du tout effectuer de paiements fournisseur pendant cette période. Il n’est peut-être pas surprenant que 44 % d’entre eux aient déclaré que trouver un moyen d’effectuer des paiements électroniques était maintenant une priorité absolue pour leur équipe. Les organisations qui ont mis en œuvre des méthodes de paiement numériques réalisent des avantages en termes d’efficacité et de coûts, ainsi que des relations améliorées avec les fournisseurs.
Comment la COVID-19 a affecté les les comptes clients et fournisseurs
L’année dernière, 43 % des factures aux États-Unis et au Canada n’ont pas été payées à leur date d’échéance, ce qui a laissé de nombreuses entreprises suspendues à un fil. Cela s’est produit pour plusieurs raisons: les services comptables qui n’avaient pas les outils nécessaires pour effectuer et recevoir des paiements à distance se sont retrouvés dans une solution. Les équipes qui dépendaient de processus manuels ont été touchées par des retards dans l’approbation et le recouvrement de leurs factures. Il faut en moyenne 11 jours pour obtenir l’approbation d’une facture dans les organisations sans automatisation, ce qui peut entraîner des retards dans l’ensemble du système.
L’élimination de la saisie de données peut générer des économies estimées à 35 000 USD par an. Ce n’est pas une mince affaire à une époque de resserrement des budgets et d’accent accru sur la liquidité dans la plupart des entreprises.
Les processus papier sont également un problème sérieux pour les comptables. Dans l’enquête, 88% des répondants ont déclaré avoir été contraints de travailler de longues heures en raison de la saisie manuelle des données. Deux sur trois ont déclaré avoir dû faire des heures supplémentaires à cause de cela. Les professionnels de la finance ont dû chercher des solutions de fortune tout en travaillant à distance, en poursuivant les approbations par courrier électronique ou d’autres programmes cloisonnés, et souvent en devant se rendre au bureau pour effectuer ou recevoir des paiements par chèque.
L’impact de l’automatisation financière
Les portails tels que Quadient Comptes Fournisseurs peuvent améliorer les relations entre une entreprise et ses fournisseurs, car le processus d’approbation est accéléré et les paiements sont effectués à temps. L’élimination de la saisie de données peut générer des économies estimées à 35 000 € par an. Ce n’est pas une mince affaire à une époque de resserrement des budgets et d’accent accru sur la liquidité dans la plupart des entreprises.
Dans l’étude, ceux qui avaient des fonctions comptabilité client entièrement automatisées étaient 36% plus susceptibles que la moyenne de dire que l’automatisation a permis une croissance accrue. Cela contribue également à stimuler la productivité et le moral des employés, car les équipes passent moins de temps sur des tâches répétitives et parviennent à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Les plates-formes de gestion des comptes clients automatisées telles que Quadient Comptes Clients améliorent également la productivité. L’analyse prédictive prévoit quand les paiements des clients seront effectués avec une précision de 94%. Cela aide les professionnels de la comptabilité client à gérer les recouvrements de manière stratégique, en se concentrant sur les factures qui devraient devenir en souffrance. Les collectes sont automatisées, ce qui garantit qu’aucun client n’est négligé et qu’ils reçoivent des communications personnalisées en temps opportun. Cela permet aux équipes de collecter de l’argent jusqu’à 34 % plus rapidement.
Les clients peuvent profiter d’un portail de paiement en libre-service qui fournit un accès sécurisé à tout moment et en tout lieu à toutes les informations de leur compte. Il offre également des options de paiement par virement bancaire, ACH ou carte de crédit. Cela leur donne la flexibilité de gérer leur entreprise selon leurs propres conditions et fait gagner du temps à votre équipe déjà surchargée. Le résultat ? Une amélioration des paiements à temps et des flux de trésorerie pour l’entreprise.
Quelles sont les options ?
La bonne nouvelle est qu’il existe maintenant différentes façons d’effectuer des paiements qui ne dépendent pas de l’envoi d’un chèque par la poste. Voici quelques-unes des alternatives que vous pourriez envisager :
- ACH/EFT : Il s’agit d’un réseau utilisé pour transférer de l’argent par voie électronique entre des comptes bancaires. C’est rapide et rentable et souvent la façon dont les salaires des employés sont payés.
- E-check : Un e-check est une version numérique d’un contrôle physique. Une chambre de compensation envoie de l’argent d’un compte bancaire à un autre avec cette méthode. Le traitement des chèques électroniques fonctionne de la même manière que le type papier, mais plus rapidement. L’autorisation peut être donnée par un formulaire en ligne, un formulaire signé ou par téléphone.
- Cartes de crédit virtuelles : numéro de carte de crédit à usage unique généré lors d’une transaction. Comme aucune carte physique n’y est associée, elle ne peut pas être utilisée pour des transactions en personne et les fournisseurs traiteront le numéro de carte sans le voir.
- Virement bancaire : Souvent utilisé pour les paiements internationaux, il s’agit d’un transfert de fonds effectué par voie électronique à travers un réseau de banques ou d’agences de transfert. Les expéditeurs fournissent le nom du destinataire, le numéro de compte bancaire et le montant transféré et paient la transaction à la banque émettrice.
Pourquoi les entreprises optent pour les paiements numériques
Chaque client B2B est un client B2C dans sa vie quotidienne. Dans une étude de CNBC, il a été constaté que les Américains dépensent jusqu’à 164,55 € par jour. Ce coût total comprend plusieurs paiements et il s’agit généralement d’expériences simples et rationalisées, il suffit de considérer votre achat en ligne le plus récent. Cela contraste fortement avec les expériences de paiement B2B traditionnelles dans lesquelles les clients paient en utilisant des méthodes lentes et obsolètes et les équipes financières passent du temps sur l’application manuelle de la trésorerie.
Les clients d’aujourd’hui veulent vous payer de la même manière qu’ils paient pour tout le reste, en ligne. L’automatisation de la comptabilité client offre aux clients toutes les options de paiement qu’ils veulent et dont ils ont besoin, ce qui améliore leur expérience et vous aide à être payé plus rapidement. Les options en libre-service permettent aux clients d’accéder aux détails de leur compte, d’effectuer des paiements et de soumettre des demandes, à tout moment et de n’importe où. Avec le fossé entre les expériences de paiement B2C et B2B qui se rétrécit, les organisations qui ne parviennent pas à se moderniser se placent dans une situation désavantageuse.
Ce niveau de commodité est reflété dans la comptabilité fournisseurs lorsque les paiements sont numérisés. L’automatisation offre aux entreprises des mises à jour en temps réel et une visibilité claire sur le cycle de paiement. Avec Quadient Comptes Fournisseurs, les paiements peuvent être effectués en quelques clics. Les comptables reçoivent les factures par voie électronique, les envoient pour approbation en ligne et les gestionnaires peuvent les accepter ou les rejeter sur la plate-forme centrale. Une fois approuvés, les paiements sont traités en fonction de la préférence du fournisseur : ACH/TEF, chèques électroniques ou cartes de crédit virtuelles.
La numérisation simplifie le processus de paiement, ce qui le rend plus efficace pour les entreprises et les clients. Cela permet d’accélérer les paiements, d’améliorer la gestion des flux de trésorerie et de fidéliser les clients, trois avantages essentiels que les organisations d’aujourd’hui ne peuvent pas se permettre d’ignorer.
