Temps de lecture estimé: 5 minutes
Si vous travaillez dans les comptes fournisseurs (PA), vous savez déjà que les dépenses peuvent être une tâche difficile. Passer au crible des piles de reçus papier pour vérifier chaque rapport prend un temps précieux chaque mois, en particulier lorsqu' une note de frais sur cinq contient des erreurs. La fraude interne est également un problème et coûte aux entreprises américaines 2,8 milliards de dollars par an.
Pour compliquer les choses, les dépenses ont été durement touchées par la pandémie de COVID-19. Un rapport suggère que les violations des dépenses ont explosé de 292% en 2020. Quelle en était la raison?
La réponse simple est que plus de personnel travaillait à domicile. Cela signifiait que certains commençaient à mettre des articles tels que du matériel de bureau et même des repas sur les dépenses, même lorsque ces articles n’étaient pas censés être achetés avec des fonds de l’entreprise. Il y avait un manque de clarté sur certains éléments, et trop souvent, il était laissé aux équipes AP d’essayer de résoudre la confusion. Dans certains cas, cela a entraîné des tensions, car les employés n’ont pas obtenu les réponses dont ils avaient besoin aussi rapidement qu’ils le souhaitaient.
Les frais de déplacement et de divertissement liés au travail vont bientôt faire leur retour, ce qui signifie que la période de la pandémie où moins de demandes de remboursement de dépenses ont été déposées touche à sa fin.
Dans le même temps, les équipes AP ont subi des pressions pour aider leurs organisations à identifier les économies de coûts à tous les niveaux, et le travail à distance présentait ses propres défis pour les entreprises dépendantes de processus manuels.
Malgré ces défis, si vous faites les dépenses correctement, non seulement ce sera plus facile pour votre équipe, mais vos employés vous remercieront également. Jetons un coup d’œil à certaines des difficultés auxquelles les équipes financières ont été confrontées récemment et à la façon dont l’automatisation peut aider à assurer le bon déroulement du processus, en gardant les employés et les équipes AP heureux.
Le coût réel des dépenses
Dans un sondage mené auprès de professionnels de la finance cette année, seulement 19 % ont déclaré que leur processus de dépenses s’était déroulé sans heurts. Le passage au travail à domicile pour la grande majorité des emplois de bureau pendant la pandémie a eu un effet perturbateur sur presque tous les processus de travail. La même enquête a révélé que 40% de ces équipes s’appuyaient sur des feuilles de calcul pour gérer les dépenses. Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs et, à leur tour, les employés doivent passer du temps à rechercher et à corriger ces erreurs. De plus, il est difficile de chasser les approbations lorsque tout le monde n’est pas au bureau.
Un autre problème est que les entreprises ont dû soudainement mettre à jour leurs politiques de dépenses pour accommoder les employés travaillant à domicile. Les gens avaient besoin d’équipement de bureau qu’ils n’avaient pas toujours à la maison pour faire leur travail. En conséquence, ils ont acheté des articles tels que des écrans d’ordinateur, des imprimantes, des bureaux et des chaises. Les dépenses dans cette catégorie ont été sept fois plus élevées en 2020 qu’au cours de la même période en 2019, selon un rapport – mais bon nombre de ces objets ont été classés comme « divers », et il appartenait aux services financiers de mettre à jour leurs politiques de dépenses si certains étaient autorisés.
Dans une enquête, le temps nécessaire au traitement d’une demande de remboursement de dépenses du début à la fin s’est avéré être de huit jours. Cela pourrait être réduit de près de 70% avec l’automatisation.
En fait, 92% des employés dont les employeurs ont mis à jour leur politique de dépenses en raison de la COVID-19 ont déclaré que la politique de leur organisation était claire, contre seulement 61% des employés dont les employeurs n’ont pas mis à jour leur politique. Cela a non seulement facilité le processus, mais aussi que les employés étaient plus susceptibles de percevoir leur employeur comme étant juste, car la politique de dépenses était claire et à jour.
Maintenant que de nombreux confinements touchent à leur fin, les bureaux passent à des méthodes de travail hybrides dans de nombreux cas. Les voyages et les divertissements liés au travail sont de retour à l’ordre du jour, ce qui signifie que la période au début de la pandémie où moins de demandes de remboursement de dépenses ont été déposées touche à sa fin. Les entreprises doivent être prêtes à traiter les dépenses de manière à pouvoir s’adapter à ce nouveau modèle de travail agile.
L’important du point de vue d’un employé est que faire des demandes de remboursement de dépenses est rapide et facile. Personne ne veut attendre d’être le prochain au bureau pour remettre physiquement les reçus, puis attendre six semaines pendant que les équipes de comptabilité attendent que la bonne personne pour les approuver se présente.
La gestion numérique des dépenses présente des avantages pour l’employé ainsi que pour l’employeur
Comment l’automatisation peut aider
La pandémie a mis beaucoup d’organisations sous pression, et pas seulement dans le département AP. À une époque où les économies de coûts sont essentielles, toutes les équipes doivent être en mesure de prévoir avec précision afin de planifier pour les mois à venir. Lorsqu’une partie de vos dépenses n’est pas claire, ce n’est pas possible.
La meilleure solution est un logiciel qui permettra à tous les employés de télécharger des reçus et de créer des notes de frais de n’importe où, en utilisant n’importe quel appareil. Cela est devenu encore plus critique maintenant que les membres de l’équipe ne sont plus au même endroit. L’année dernière, 87% des équipes financières utilisé un logiciel pour gérer leurs dépenses pour cette raison. L’épidémie mondiale de COVID-19 n’a fait qu’accélérer une tendance qui se produisait déjà. Imaginez à quel point il est plus simple de prendre une photo de votre reçu sur votre téléphone et de la télécharger en quelques secondes, même si vous n’êtes nulle part près de votre ordinateur.
Le faire en ligne permet également d’économiser du temps passé à classer ou à consulter les dossiers précédents, ce que les employés apprécieront tous. La plupart seront heureux d’avoir plus de temps à consacrer à leur travail plutôt que de s’enliser dans des tâches administratives fastidieuses.
Fondamentalement, lorsque les gestionnaires ont un accès en ligne et mobile aux approbations, cela accélère le processus. Les employés récupèrent leur argent plus rapidement grâce à l’automatisation, ce qui pèse sur leur esprit. Cela signifie également que chaque service peut voir combien son équipe dépense et repérer les modèles, ce qui lui donne des informations améliorées et une capacité de planification plus efficace.
La rapidité, la flexibilité et l’efficacité accrues de la gestion automatisée des dépenses sont susceptibles d’être appréciées par les employés. Dans une enquête, le temps nécessaire au traitement d’une demande de remboursement de dépenses du début à la fin s’est avéré être de huit jours. Cela pourrait être réduit de près de 70% avec l’automatisation. Cela fait une énorme différence pour les employés, dont beaucoup ont travaillé plus longtemps que d’habitude pendant la pandémie. Ils apprécieront le délai d’exécution réduit pour les remboursements en échange de leurs efforts pour maintenir la prospérité de l’entreprise dans des circonstances souvent difficiles.
Payez-le à l’avance
Alors que nous sortons de la pandémie, de nombreuses entreprises se concentrent toujours sur la réduction des coûts là où elles le peuvent. Dans une enquête Gartner, 25 % des professionnels de la finance ont déclaré qu’ils chercheraient à économiser de l’argent en réduisant les coûts de personnel. Dans le même temps, 24% des professionnels de la finance ont déclaré qu’ils prévoyaient de dépenser de l’argent pour l’automatisation au cours de la prochaine année.
Dans cet environnement difficile, tout ce que les équipes AP peuvent faire pour faciliter la vie des employés sera sûrement apprécié. L’automatisation est un moyen beaucoup moins drastique d’économiser du temps et de l’argent que de laisser partir les employés, et stimule le moral et la satisfaction de vos employés dans le processus.
Découvrez comment Beanworks peut transformer votre gestion des dépenses dès aujourd’hui
Partager cet article
