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Des bureaux chauds et des salles Zoom aux réunions de style holographique, des changements importants sur le lieu de travail sont en cours.
Les données de Google suggèrent que l’activité sur le lieu de travail dans les grandes villes, notamment Londres, New York et San Francisco, est inférieure de 50% à son niveau d’avant la pandémie. Avec plus de 15 mois passés à travailler à domicile, la main-d’œuvre mondiale appelle à un équilibre solide entre vie professionnelle et vie privée alors que les entreprises s’adaptent au nouveau paysage.
Et pourquoi pas ? Au contraire, l’année écoulée a prouvé que la plupart des travaux peuvent être effectués de n’importe où, moins les longs trajets.
Qu’est-ce que le travail hybride ?
Le modèle de travail hybride allie le travail à distance au travail sur site. Cela signifie que le personnel peut principalement décider quels jours il veut travailler à domicile et quand être au bureau. L’un des avantages du travail hybride est qu’il peut réduire l’isolement que les travailleurs à distance pourraient ressentir. Il fonctionne mieux pour les professionnels qui veulent la flexibilité du travail à distance et la collaboration et la culture de l’espace de bureau physique.
Dans le secteur de la finance, la transition vers un bureau hybride a accéléré la voie de l’automatisation, donnant aux comptables de meilleurs outils pour effectuer des tâches dans le confort de leur foyer. Il a éliminé les craintes antérieures concernant le rôle de l’IA et de l’automatisation (telles que la perte d’emplois), en mettant en évidence les domaines qui pourraient faire gagner plus de temps aux professionnels de la finance, par exemple, l’approbation et le traitement des paiements en ligne via des cartes de crédit virtuelles et ACH / EFT.
S’appuyer sur les avantages du travail à distance
Les dirigeants financiers sont optimistes quant à ce qui les attend malgré l’inconfort et l’incertitude qui émergent de la pandémie avec un état d’esprit différent. Un récent sondage auprès des directeurs financiers a révélé que sur une échelle de 0 à 100, le niveau moyen d’optimisme parmi les directeurs financiers était d’un peu plus de 73.
Une enquête a révélé qu’une grande majorité, soit 78% des comptables, sont d’accord pour dire que le travail à distance a stimulé la productivité. 58% disent que c’est à cause de moins de distractions.
Les équipes financières s’enlisent dans des tâches manuelles telles que les approbations, les suivis et la saisie de données. Avec les limitations du travail à distance, les entreprises ont dû adopter des alternatives pour maintenir les flux de travail en mouvement dans tous les départements. L’automatisation était l’alternative populaire qui profitait à tous les domaines de la finance, y compris les évaluations des risques et les audits.
Améliorer la croissance grâce à l’automatisation
La gestion des flux de travail comptables pour une main-d’œuvre distribuée devient plus facile grâce à l’automatisation. Il accélère les processus de routine ou basés sur des règles, libérant les comptables du travail répétitif et chronophage. Les tâches qui ne nécessitent pas de présence physique ou une collaboration en personne de haut niveau sont également des candidats de choix pour l’automatisation. Par exemple, les organisations peuvent passer aux factures et aux paiements électroniques pour les traiter sans aller physiquement au bureau. Des améliorations comme celles-ci profitent à toutes les branches de la comptabilité :
- Réduit la saisie de données et les coûts dans les comptes fournisseurs : dans un réglage manuel, une facture devra être triée, acheminée pour examen, approuvée, validée et finalement payée. Un logiciel de point d’accès tel que Quadient Comptes Fournisseurs automatise l’ensemble du processus en remplaçant la saisie de données par une technologie basée sur l’IA et en offrant des économies de temps et d’argent allant jusqu’à 60-80%.
- Améliore le DSO dans les comptes clients : Les entreprises qui utilisent des systèmes de gestion des comptes fournisseurs manuels prennent 67 % plus de temps pour assurer le suivi des paiements en souffrance. Selon une estimation, le DSO d’une entreprise sans aucun niveau de mise en œuvre technologique est de 52 jours, soit 12 jours de plus que le DSO pour les entreprises ayant au moins un certain niveau d’automatisation de base.
- Prévient les risques de conformité dans la paie : les entreprises parviennent à une meilleure conformité grâce à la numérisation. Ils peuvent identifier et enquêter sur les valeurs aberrantes et s’appuyer sur des tableaux de bord sophistiqués pour une prise de décision critique et à la minute près. Alors qu’un nombre record de personnes quittent leur emploi, la mise à niveau numérique améliore également la relation employé-employeur.
- Fournit une piste d’audit détaillée : la préparation d’un audit annuel est difficile lorsque vos documents sont physiquement stockés dans un espace, tel que des salles de stockage ou des classeurs. Mais lorsque les documents financiers sont numérisés, tout, des audits aux examens annuels de conformité, est beaucoup plus facile à gérer.
« La gestion automatisée des comptes fournisseurs aide vraiment beaucoup pendant la saison d’audit. Nous avons créé un ID utilisateur pour l’auditeur. Ils peuvent simplement aller sur la plate-forme. Je pense qu’à l’heure actuelle, nous sommes à environ 90 % sans papier dans l’ensemble de l’entreprise. » – Jesusa Agustin, comptable principale, Everest
L’automatisation ajoute un support essentiel pour libérer les ressources et le temps dont nous avons tant besoin. Comme ces technologies couvrent plus de terrain et offrent des analyses en temps réel des finances de l’entreprise, de nombreuses organisations constatent que l’automatisation améliore activement leurs résultats et ajoute une trousse d’outils améliorée pour identifier et prévenir la fraude.
Travailler plus intelligemment, pas plus dur
Un comptable professionnel sur trois se sent stressé quotidiennement. En fait, dans un sondage, seulement 2 % des professionnels de la finance n’ont déclaré aucun stress. Plusieurs problèmes contribuent aux niveaux de stress élevés des comptables, notamment:
- Être surmené (41 %)
- Se sentir sous-évalué (29 %)
- Omission d’obtenir une augmentation de salaire ou des récompenses (29 %)
- Devoir assister à trop de réunions (28 %)
Entre la fermeture d’un mois ou la préparation des rapports financiers avant une présentation, les comptables ont plusieurs raisons de faire des heures supplémentaires. Comme le suggère une étude, 47% des comptables finissent par prendre du travail à la maison chaque semaine, et 25% font des heures supplémentaires tous les jours. Il comprend le temps consacré à des tâches telles que la gestion des dépenses des employés, qui prend jusqu’à huit jours ou plus à traiter. L’automatisation peut aider à économiser 69 % de ce temps. C’est pourquoi de plus en plus de directeurs financiers se tournent vers la technologie. Avec les bons outils, le personnel comptable accomplit plus de tâches en beaucoup moins de temps. Voici quelques pratiques que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour réduire les heures supplémentaires et aider les responsables financiers à concevoir un bureau hybride :
- Investir dans une technologie qui fonctionne pour l’équipe : les entreprises ne pensent pas souvent à la façon dont leurs pièces existantes communiquent entre elles ? Comment les données circulent-elles entre eux ? Les systèmes isolés peuvent être tout aussi difficiles à gérer et à mettre à jour que les systèmes manuels. Il peut s’agir d’automatiser les comptes fournisseurs avec un système de gestion de documents, mais de gérer les approbations sur papier ou par e-mail. Un logiciel automatisé de gestion des comptes fournisseurs rationalisera tous les flux de travail sur une plate-forme centrale et intégrera les données dans votre système financier principal.
- Améliorer les compétences du personnel pour utiliser les dernières technologies : qu’il s’agisse d’un logiciel tel que Quadient Comptes Fournisseurs ou d’un outil de gestion de projet comme Monday et Trello, le perfectionnement du personnel restera une stratégie essentielle pour les entreprises. Une compréhension approfondie des différentes fonctionnalités aidera à augmenter la productivité dans divers départements.
Passer au numérique
Pendant la PANDÉMIE de COVID-19, la gestion des flux de trésorerie est devenue une priorité absolue pour les fournisseurs. Mais le défi du paiement en temps opportun a toujours été un problème pour les fournisseurs. Avant que la pandémie ne frappe, 79% des entreprises américaines payaient encore au moins certaines factures en utilisant des chèques papier. Les nouvelles alternatives numériques ont rendu plus accessible et plus pratique la gestion des paiements, à la fois à partir du bureau hybride et des lieux de travail à distance.
Contrairement aux chèques papier qui ont un cycle de traitement plus long, les paiements numériques sont rapides et faciles à traiter. En moyenne, il faut 30 jours pour effectuer un seul paiement, et environ 47% des fournisseurs sont payés en retard. C’est pourquoi une entreprise sur quatre en Amérique du Nord est passée aux factures électroniques l’an dernier.
De nouveaux modèles de paiement commencent à émerger à mesure que de plus en plus de vendeurs et de fournisseurs se tournent vers la technologie cloud
Conduire la transformation
Le travail hybride ne va pas disparaître. L’année écoulée a prouvé que le travail à distance n’est pas aussi inefficace qu’on le pensait auparavant – en fait, c’est la meilleure façon d’aller de l’avant. Si vous êtes prêt à tirer parti des avantages de l’automatisation des points d’accès, lisez notre guide sur Comment créer un dossier pour l’automatisation des points d’accès.
Dans le monde hybride, les professionnels de la finance sont à la table lorsqu’il s’agit de stratégie et de prise de décision. Ils réfléchissent à l’avenir et rendent compte des chiffres passés, et utilisent l’expertise financière pour recommander comment leur entreprise peut devenir plus compétitive et se préparer pour l’avenir.
Découvrez comment d’autres responsables financiers ont permis le travail à distance et hybride à long terme grâce à l’automatisation des points d’accès
* 78% des comptables sont d’accord pour dire que le travail à distance a stimulé la productivité
* 58% disent que c’est à cause de moins de distractions
* Les entreprises disposant d’une comptabilité basée sur le cloud peuvent générer 15 % de revenus en plus
* 87% des entreprises interrogées ont confirmé que l’utilisation d’une plate-forme basée sur le cloud a permis d’accélérer les processus comptables
