Temps de lecture estimé: 3 minutes
L’une des principales priorités de Waleed Gamay, vice-président des opérations chez DreamPak LLC, était de s’attaquer aux retards importants de son équipe financière dans les paiements des fournisseurs. « Je travaillais sur la côte Est et ils m’envoyaient des chèques depuis notre établissement du Midwest », dit-il.
Jusqu’en 2019, DreamPak gérait les comptes fournisseurs exclusivement sur papier, et c’était devenu un cauchemar administratif pour le fabricant de boissons. Cela a eu pour conséquence que plusieurs paiements ont été reçus par les fournisseurs après les dates d’échéance, ou souvent ne pas être reçus du tout, ce qui a été encore compliqué par l’absence totale de traçabilité par les canaux de courrier américains réguliers.
« Maintenant, nous payons les fournisseurs en quelques jours plutôt qu’en quelques semaines » – Waleed Gamay, vice-président des opérations, DreamPak LLC
Quelques semaines après la mise en œuvre de l’automatisation des points d’accès Beanworks, DreamPak a commencé à recevoir des factures par voie électronique et à payer les fournisseurs via ACH (chambre de compensation automatisée). Ils ont déplacé les approbations dans le cloud, hiérarchisé les paiements en fonction de la date d’échéance et mis à l’échelle leurs opérations AP en éliminant les silos d’informations.
« Maintenant, nous payons les fournisseurs en quelques jours plutôt qu’en quelques semaines », explique Gamay. Contrairement à auparavant, lorsqu’il recevait une pile de chèques à signer et à envoyer chaque semaine, il se connecte maintenant simplement à Beanworks et approuve les paiements en fonction de la priorité. « C’est plus organisé maintenant. Nous avons tous les documents alignés avant qu’ils ne soient dus, ce qui est quelque chose avec lequel nous avons eu du mal auparavant », explique Gamay. « Que ce soit localement sur place ou n’importe où dans le monde, je peux approuver les commandes, les factures et les paiements en un clic, que ce soit sur mon ordinateur ou sur mon appareil mobile. »
« Nous n’avons pas manqué un battement pendant la COVID-19 »
Auparavant, l’équipe stockait tous les documents dans des fichiers et des armoires. Mais alors qu’ils passaient à un modèle comptable basé sur le cloud, Gamay a organisé des canaux d’approbation au sein de Beanworks qui garantissaient la sécurité et la rapidité, ce avec quoi la plupart des équipes financières avaient du mal pendant le travail à distance. « Nous n’avons pas manqué un battement pendant la COVID-19 », note-t-il.
« L’argent n’est pas compensé par la banque tant que je n’ai pas approuvé l’ACH. Cela inclut également les virements bancaires - tout est au même endroit. Je n’ai pas besoin d’aller sur le portail bancaire et de soumettre des paiements », dit-il.
Pour renforcer davantage la sécurité des points d’accès, Gamay a ajouté la responsabilité sur les budgets ministériels avec les bons de commande (PO) de Beanworks. DreamPak exige que les gestionnaires examinent leurs bons de commande avant qu’ils ne soient soumis. « L’automatisation est essentielle », pour Gamay, car auparavant, il n’y avait pas de système pour suivre un bon de commande pour une facture. « Je pense que si nous n’avions pas eu de logiciel pour suivre les bons de commande, nous aurions de multiples obstacles, alors que maintenant tout le monde est impliqué dans les freins et contrepoids », dit-il.
« L’argent n’est pas compensé par la banque tant que je n’ai pas approuvé l’ACH. Cela inclut également les virements bancaires - tout est au même endroit. Je n’ai pas besoin d’aller sur le portail bancaire et de soumettre des paiements. »
Un moyen plus simple de gérer les dépenses
L’état d’esprit de transformation numérique de DreamPak ne se limite pas aux paiements des fournisseurs. L’organisation a adopté Beanworks pour améliorer la soumission et le remboursement des dépenses, offrant aux employés une expérience de gestion des dépenses plus dynamique.
« L’enregistrement des relevés mensuels de carte de crédit des employés était devenu une activité de fin de mois extrêmement fastidieuse via Microsoft Excel, et je savais qu’il devait y avoir un meilleur moyen de demander aux employés de soumettre leurs dépenses et leurs reçus par voie électronique plutôt que par le biais de pièces jointes PDF ou papier. »
L’automatisation de ce dernier point d’accès a permis des opérations plus fluides pour tous les processus de point d’accès de DreamPak. Les employés peuvent prendre une photo de leurs reçus et les soumettre en ligne via l’application Beanworks. L’approbateur reçoit une notification et une fois approuvé, l’équipe AP rembourse l’employé par voie électronique. Toutes les données sont stockées dans le système afin qu’elles puissent toujours revenir aux rapports d’audit. « Toutes les dépenses sont au même endroit. Il est complet et nous avons accès à toutes les données historiques », explique Gamay.
Au fil du temps, l’entreprise vise à voir une augmentation du partage d’informations entre toutes les parties – internes et externes.
« Nous avons réalisé que les avantages de tout avoir au même endroit, et l’automatisation des paiements, des factures, des bons de commande et des dépenses avait beaucoup plus de sens pour moi. Avec Beanworks, toutes les informations dont j’ai besoin sont là. J’ai 100% de transparence », conclut Gamay.
Découvrez comment vous pouvez payer vos fournisseurs en toute sécurité dans leur mode de paiement préféré
