Chaque programme de comptabilité peut créer un rapport de vieillissement des comptes clients (RA), à moins que vous ne conserviez vos livres comme Bob Cratchit dans un grand livre dickensien poussiéreux. En fonction de votre application ou de votre logiciel, vous pouvez modifier les paramètres du rapport, les compartiments vieillissants et la granularité des détails. Il est facile de s’enliser dans la création du rapport parfait, mais ce qui compte le plus, c’est la façon dont vous l’utilisez.
L’objectif du rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs est de prédire les flux de trésorerie afin que vous puissiez gérer les dépenses d’entreprise et les activités financières avec une plus grande précision. C’est un outil – et vous devez savoir comment l’utiliser efficacement.
Tirer parti de votre rapport sur le vieillissement en RA
L’élaboration du rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs est le début du processus, et non la fin. Pensez à votre rapport de vieillissement AR comme les résultats des tests de votre médecin. Vous ne voulez pas que le médecin dise que vos niveaux de fer sont faibles sans fournir de solution. Vous voulez connaître la cause sous-jacente et comment vous pouvez restaurer votre santé.
Il en va de même pour les attentes concernant le rapport sur le vieillissement de la RA. Vous devez être en mesure de dire aux parties prenantes quels clients paient des conditions de crédit antérieures, pourquoi les comptes sont en retard et ce que vous allez faire pour collecter l’argent et prévenir de futures défaillances.
Avec votre rapport de vieillissement AR comme point de départ, vous devriez :
- Identifiez les indicateurs de performance clés et les indicateurs de performance clés et recherchez les tendances.
- Organisez des informations externes à extraire dans le rapport.
- Développer des informations exploitables pour les parties prenantes.
Tendances au-delà des métriques
Bien qu’il soit important de faire le calcul et de produire des indicateurs de performance clés pertinents et informatifs, vous pouvez repérer les tendances au-delà de ces calculs intelligents. Par exemple, les jours de vente en souffrance (DSO) vous indiquent combien de temps il faut, en moyenne, aux clients pour vous payer. C’est utile, mais comme il s’agit d’une mesure à l’échelle de l’entreprise, DSO n’est pas informatif au niveau du client.
Si vous étiez en train de déterminer ce qui se cache derrière cette mesure à un niveau granulaire, vous remarquerez peut-être, par exemple, que les clients établis paient à temps, tandis que les nouveaux clients ont tendance à être à la traîne. Ou vous pourriez observer une tendance que les acheteurs d’une certaine gamme de produits paient habituellement plus lentement. Ces bribes d’information pourraient ne pas émerger simplement en évaluant les statistiques comptables.
L’histoire derrière les données
Avec les KPI, les KPI et les tendances dans votre ligne de mire, vous pouvez étoffer l’enquête et analyser l’histoire derrière les chiffres. Si les nouveaux clients paient lentement, leurs conditions de crédit diffèrent-elles de celles des clients établis? Les conditions de crédit du marché ont-elles changé de sorte que vos politiques ne s’alignent pas sur celles de vos concurrents, ce qui incite les clients à repousser en payant avec un décalage?
Les comptes gérés par un représentant commercial sont-ils systématiquement en souffrance ? Les clients en retard de paiement sont-ils tous facturés par un membre de l’équipe AR ? Y a-t-il un client qui paie constamment en retard? Si oui, que savez-vous de leurs pratiques et politiques internes? C’est là que vous creusez dans le « pourquoi » et construisez un récit pour expliquer les données.
Tirer parti des insights
Avec les données et l’histoire qui les sous-tend, vous êtes prêt à tirer parti de vos idées. Comment pouvez-vous agir sur cette information? Un problème systémique tel que tous les clients paient lentement pourrait signifier que vous avez besoin d’un changement dans les politiques de crédit. Ou, vous devrez peut-être mieux éduquer les clients sur les attentes.
S’il s’agit d’un décalage entre vos comptes clients et les délais de paill avant des clients entraînant des retards de paiement, pourquoi ne pas décaler les dates de facturation ? Si vous identifiez un membre du personnel comme le maillon faible, vous pouvez alléger sa charge de travail, l’inciter différemment et définir les attentes (et les répercussions) de l’entreprise.
L’automatisation des comptes clients est la réponse
Aussi bénéfiques que puissent être ces valeurs ajoutées, vous vous demandez peut-être où vous trouveriez le temps de développer des informations exploitables tout en accomplissant les fonctions quotidiennes de vos services des comptes clients et des recouvrements. La réponse est l’automatisation.
La plupart des applications et programmes de comptabilité fournissent des rapports de vieillissement AR standard qui peuvent être analysés au niveau du compte et analysés par date, mais ce sont des données sans informations. Vous pouvez calculer les KPI et les KPI à la main dans Excel, mais c’est fastidieux et sujet aux erreurs potentielles. Il y a une meilleure façon.
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