Après de nombreuses tables rondes avec nos clients sur l’expérience utilisateur et des réunions d’équipe sur la mission et les priorités de Beanworks, nous nous sommes concentrés sur un thème particulièrement insistant autour du concept de flux de travail des comptes fournisseurs et d’activités de traitement des factures : la douleur.
Plus précisément, nos prospects se demandent comment une solution d’automatisation AP peut améliorer et affiner leur flux de travail. « Il doit y avoir un meilleur moyen » est une déclaration courante. Et, notre travail consiste à trouver une solution pour soulager cette douleur simplement et efficacement – et pour aider à empêcher qu’elle ne revienne jamais.
Alors, où est-ce que ça fait mal?
Lorsque nous sommes amenés à nous aider à automatiser le processus de flux de travail des comptes fournisseurs , nous demandons toujours aux clients d’identifier d’abord leurs points faibles. En d’autres termes, nous leur demandons : « Où cela fait-il le plus mal dans le processus AP ? » Les réponses sont éclairantes et conduisent généralement à un autodiagnostic de domaines spécifiques où les inefficacités continuent d’affecter l’ensemble du flux de travail.
Cette pratique consistant à identifier les points faibles et à examiner les principaux processus de flux de travail et de facturation nous a amenés à déterminer 5 problèmes de comptes fournisseurs extrêmement courants qui tournent principalement autour des thèmes suivants:
1. Que faire avec les factures fournisseur entrantes
Qu’ils arrivent par courrier postal, fax ou e-mail, c’est normalement là que commence le chaos de l’AP et de la facturation.
2. Saisie de données écrasante
Trop de factures, de nombreux processus d’approbation de la direction et un manque de temps et de ressources peuvent entraîner un arriéré de factures qui peuvent ou non être entrées correctement dans le système.
3. Approbations multiples et réacheminement des factures
Signalez le jeu de l’attente! Attendre que d’autres approuvent des factures qui glissent sur leurs bureaux déjà en retard, transpirer sur des factures émises par des fournisseurs respectés qui ne sont pas payés à temps et manquer des incitations au paiement anticipé - cela vous semble familier?
4. Paiement
Les demandes polies sur le paiement et les questions concernant le moment de la livraison du paiement ne sont jamais amusantes à traiter, surtout lorsque le fournisseur avec lequel vous traitez est précieux.
5. Gestion appropriée des documents
Un système organisé d’archivage, de création de rapports et de gestion des documents est l’un des meilleurs moyens d’éliminer les problèmes de flux de travail ap. Avoir une solution de comptes fournisseurs en ligne qui documente et organise tout selon vos spécifications proscrites fait de fouiller dans les armoires pour obtenir des rapports d’audit et de passer des heures à chercher une facture spécifique de ce qui est son nom émise il y a 5 ans une chose du passé.
Améliorer la santé de votre flux de travail comptes fournisseurs est plus facile que vous ne le pensez
Vous avez maintenant un diagnostic provisoire pour ce qui affecte vraiment votre service de comptabilité et de finances:
- Un personnel débordé, des processus de flux de travail AP inefficaces et des ressources limitées ouvrant la voie à une augmentation des erreurs humaines.
- Un coût excessif par facture chaque fois que ladite facture est traitée physiquement.
- Approbateurs, chefs de projet, direction de niveau C, conseillers budgétaires et bureaux distants qui retardent le processus d’approbation des factures.
Donc, avant de vous laisser submerger, rappelez-vous que le traitement est simple: Adopter une solution d’automatisation du flux de travail qui améliore vos processus et est accessible à tout moment, n’importe où est votre première étape une meilleure santé du flux de travail AP. Le soulagement de la douleur est en bonne voie.
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