Certains clients et fournisseurs souhaitent recevoir des factures par e-mail, d’autres par courrier postal. Dans les deux cas, les petites entreprises qui numérisent la distribution des factures peuvent économiser du temps et de l’argent et améliorer l’expérience client en s’assurant qu’elles sont toujours contactées selon leurs conditions. Le traitement des factures est un piège potentiel pour les clients et les fournisseurs qui entraîne des goulots d’étranglement lorsque les départements ou les clients font face à des inexactitudes. Avec une tâche si importante des deux côtés de la chaîne d’approvisionnement, il est crucial que les entreprises disposent d’une méthode de traitement des factures qui limite les problèmes irréprochables et accélère les retours.
Passez à la dématérialisation... et restez sans papier
La déconnexion entre les factures numériques et la distribution manuelle étouffe la chaîne numérique. De nombreuses petites entreprises utilisent des outils de facturation numérique tels que Intuit Quickbooks afin de générer des factures plus rapidement et avec plus de précision. Cependant, ils reviennent ensuite aux processus manuels lors de l’envoi. Les factures envoyées physiquement doivent être imprimées, placées dans des enveloppes, puis acheminées au bureau de poste; tandis que les factures envoyées par voie électronique doivent être jointes individuellement aux courriels, puis traitées avec précision. En fin de compte, cela annule les économies d’argent et de temps gagnées lors de la création.
Améliorer l’ensemble du processus avec des outils de communication numérique
Les entreprises qui utilisent une gamme de solutions intégrées pour numériser l’ensemble de la fonction de facturation, de la création à la distribution, bénéficient d’un certain nombre d’avantages en termes de coûts et d’efficacité. Par exemple, les utilisateurs de Quickbook peuvent brancher l’application NeoSendit pour sélectionner automatiquement si les factures sont envoyées par courrier physique ou par e-mail. Plus besoin d’imprimer, de remplir des enveloppes, d’adresser ou d’attendre, les documents atteindront toujours le bon client sans avoir besoin d’une interaction supplémentaire. La communication numérique offre des taux de réception améliorés et des taux d’interaction et de retour plus rapides, car les clients sont connectés à leur niveau préféré.
Avec ces outils en place, les factures peuvent être améliorées et personnalisées sans effort, et des lots de masse peuvent être distribués en même temps, avec la méthode de livraison correspondant aux besoins individuels du client. De plus, les employés peuvent accéder et envoyer du contenu à partir de n’importe quel appareil, de n’importe où, avec un suivi détaillé de la progression leur permettant également de voir l’état actuel de tous les lots.
Le traitement numérique des factures offre des avantages
Les petites entreprises qui numérisent l’ensemble de la fonction de facturation économiseront du temps et de l’argent, travailleront plus efficacement et amélioreront les communications externes. Avec la bonne application numérique, les petites entreprises peuvent :
- Satisfaire les préférences des clients et des fournisseurs en matière de facturation par courrier ou par e-mail
- Personnalisez les factures, en ajoutant de la couleur et des logos pour transmettre une image professionnelle
- Surveiller l’état d’envoi et de livraison des factures lorsque vous êtes au bureau ou en dehors
- Bénéficiez d’un accès centralisé unique aux documents et à l’enregistrement numérique des communications
- Réduisez les coûts de stockage et l’espace occupé par les factures papier
- Localisez facilement les factures sans effectuer de recherche dans les classeurs
- Ajouter des pièces jointes au besoin
- Gagnez du temps et de l’argent d’impression et d’affranchissement
- Libérez du temps pour vous concentrer sur la croissance de l’entreprise
En savoir plus sur NeoSendit et comment il s’intègre parfaitement à Intuit Quickbooks pour économiser du temps et de l’argent à votre entreprise, ainsi que pour augmenter l’efficacité de la facturation.
