<p>Au fil de leur croissance, les entreprises sont confrontées à des <strong>volumes de messages sortants toujours plus importants</strong>. En effet, elles doivent non seulement gérer les documents de <strong>différentes sources</strong>, mais également les envoyer sur de <strong>multiples canaux</strong>. Il n'est pas toujours aisé de superviser efficacement ces activités, en particulier au sein des entreprises disposant d'une main-d'œuvre, de temps et de budgets limités. Sans surprise, nombre d'entre elles commettent ainsi des erreurs, perdent du temps et ne savent plus vraiment quels messages ont été envoyés.</p>
<p>Souvent négligée au profit de problématiques plus évidentes, <strong>la gestion efficace des communications sortantes est pourtant essentielle à la croissance des entreprises</strong>, notamment parce que chaque message reflète l'entreprise même. En d'autres termes, une mauvaise gestion peut susciter l'insatisfaction des clients, voire les faire fuir, ce qui peut à son tour engendrer des pertes au niveau des ventes.<br />
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Dans cette optique, voici quelques conseils à suivre en matière de communications sortantes :</p>
<h2><em>À faire :</em> donner le choix aux clients</h2>
<p>Avec la numérisation, de plus en plus de documents seront probablement envoyés par voie électronique. Pour autant, il ne s'agit pas toujours du canal privilégié par les clients. Les entreprises risquent alors de les contrarier en mettant de côté le courrier classique au profit d'une communication 100 % numérique, ou inversement. La récente campagne Keep Me Posted a mis en lumière l'importance que certaines personnes attachent à la possibilité de choisir leur moyen de communication.</p>
<h2><em>À faire : </em>envisager de faire la part belle à la communication électronique</h2>
<p>Les PME ont conscience des avantages de la disparition du papier : réduction des coûts, accélération des processus métier et allègement de l'empreinte environnementale, notamment. Pour autant, le passage au tout électronique est généralement vu comme un processus complexe. Une gestion de la communication multicanal mêlant courriers électroniques et postaux reste bien plus réaliste.</p>
<h2><em>À faire :</em> automatiser les processus de communication</h2>
<p>La technologie évolue en permanence : les entreprises manquent ainsi bien souvent de compétences nécessaires à la gestion d'une stratégie de communication multicanal. Par exemple, la création et l'envoi manuels de documents prennent du temps et sont sujets à l'erreur humaine. En automatisant ces processus, les entreprises pourraient consacrer plus de temps à leur cœur de métier.</p>
<h2><em>À ne pas faire : </em>utiliser exclusivement des applications de messagerie basiques</h2>
<p>De nombreuses entreprises adoptent une approche générique pour leurs communications. Les applications les plus courantes, Outlook par exemple, sont très efficaces pour les échanges du quotidien. En revanche, elles n'offrent pas les intégrations et la traçabilité nécessaires pour permettre la gestion des documents importants, comme les factures. Certaines PME pourraient ainsi ne pas être conformes avec les règlementations en vigueur.</p>
<h2><em>À ne pas faire : </em>ignorer les avantages des nouvelles technologies</h2>
<p>Les nouvelles technologies, telles que le cloud, changent la façon dont les PME communiquent. En effet, les documents peuvent désormais être envoyés, reçus et accessibles depuis n'importe où, ce qui signifie que leur emplacement ne représente plus une contrainte. Les entreprises qui ne mettent pas à profit ces technologies auront sans aucun doute un train de retard par rapport aux autres.</p>
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<em>Dans un climat économique incertain, il est plus important que jamais pour les entreprises d'aborder tous les aspects de leur stratégie de communication et de s'assurer qu'elles disposent des processus les plus efficaces. Cela leur permettra d'économiser du temps et de l'argent tout en véhiculant une image professionnelle et compétente dès le départ.</em></p>
