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L'Orchestre Symphonique de Cincinnati est une organisation à but non lucratif reconnue des musiciens, des artistes et des chefs d’orchestre du monde entier.
L’an dernier, l'organisation a célébré son 125ème anniversaire en proposant des productions musicales de classe mondiale à des audiences nationales et internationales. Plus l’organisation s'est développée, plus le besoin de modernisation devenait critique.
L'Orchestre a une filiale, Music & Event Management, Inc., qui exploite plusieurs salles de concert dans l’Ohio. Toute la facturation était gérée sur papier. Au fil du temps, les niveaux d’approbation ont commencé à s’effondrer car l’entreprise avait toujours plus de sites et de personnels à gérer, et des informations financières importantes passaient entre les mailles du filet.
Avant de passer à Quadient Comptes Fournisseurs, un coursier reliait les différents sites avec un dossier rempli de factures, un processus inefficace, chronophage et coûteux.
L’Orchestre symphonique de Cincinnati a harmonisé sa comptabilité en passant au numérique
« Nous venions de construire une salle à environ une heure au nord de Cincinnati à Huber Heights et le besoin immédiat était de mettre les choses au format électronique car les factures papier se perdaient », explique Monica Putnick, directrice des finances de l'organisation.
« Notre équipe est répartie sur de nombreux sites différents et l’acheminement des factures est très compliqué », dit-elle.
Music & Event Management a deux approbateurs habilités à valider les factures, mais le processus est complexe parce qu’il leur faut attendre le coursier pour traiter les factures en attente. « J’avais beaucoup de mal à structurer les canaux d’approbation car il n’y avait pas de véritable structure d’approbation en place », partage Monica.
« Avec la pandémie nous avons eu un préavis très court avant de passer en 100% télétravail. Heureusement, nous avions déjà Quadient Comptes Fournisseurs. La solution a permis à l’équipe financière de travailler à distance de manière transparente et nous sommes toujours à distance maintenant. » Monica Putnick, directrice financière, Orchestre symphonique de Cincinnati/MEMI
C’est alors que l'organisation a sélectionné Quadient Comptes Fournisseurs pour résoudre ses problèmes de traitement.
« Les avantages que Quadient Comptes Fournisseurs nous a apporté sont inestimables. Nous n'avons plus besoin ce chercher les coupables à chaque fois qu'une facture est perdue ou égarée. Tout le monde est responsabilisé car l’information est à la fois accessible et transparente », détaille Monica.
« Quadient Comptes Fournisseurs nous a vraiment aidés à ne plus perdre de factures, à récolter les fonds à temps et à s’assurer que les bonnes personnes aient accès aux informations adéquates au bon moment. »
Avec une solution automatisée des comptes fournisseurs, chaque facture est suivie individuellement en ligne, ce qui rend tout le monde responsable. De plus, la transparence fournie par les tableaux de bord permet une approbation des factures en temps réel sans erreur.
Comme de nombreuses autres organisations, nos processus de traitement sur papier ont été bouleversés par la pandémie de COVID-19 – et nous avons été contraints de nous adapter.
« Nous avons prouvé que notre équipe financière peut relever les défis modernes à l’aide de la technologie. »
«Avec la pandémie nous avons eu un préavis très court avant de passer en 100% télétravail. Heureusement, nous avions déjà Quadient Comptes Fournisseurs. La solution a permis à l’équipe financière de travailler à distance de manière transparente et nous sommes toujours à distance maintenant », explique Monica.
L’automatisation a également été en mesure d’aider l'équipe à signaler et à supprimer les factures en double, ainsi qu’à identifier les fraudes et les escroqueries, dont elle a constaté qu’elles augmentaient considérablement pendant la pandémie.
Quant à l’avenir et au retour au bureau, Monica est convaincue que les choses ont changé pour le mieux, grâce au travail acharné de l’équipe et à l’aide de Quadient Comptes Fournisseurs.
« Nous avons prouvé que notre équipe financière peut relever des défis modernes à l’aide de la technologie », conclut Monica.
Êtes-vous prêt à voir ce que l’automatisation peut apporter à votre équipe comptes fournisseurs ?
