La collecte et la gestion des documents justificatifs représentent un défi majeur pour les équipes RH. Selon une étude récente de HelloWorkPlace, 60 % des entreprises françaises ont d’ores et déjà adopté des processus RH digitalisés, notamment pour la gestion des paies, le support aux collaborateurs, et le suivi des employés à distance. Mais elles sont peu nombreuses à avoir adopté une solution de collecte des pièces justificatives. Ce type de solutions, comme NeoBox RH, de l’éditeur français Quadient, deviennent de plus en plus indispensables pour les départements RH modernes.
58 % des entreprises prévoient d'augmenter leurs investissements dans les solutions RH digitales dans les années à venir, malgré une baisse de 8 points dans la maturité numérique perçue par les décideurs RH. C’est bien la preuve que le niveau d’équipement des équipes RH reste largement insuffisant. Il reste de nombreux processus à automatiser et numériser, et la collecte des pièces justificatives en est un exemple parfait.
Les défis de la sécurité et du stockage
Avec l'entrée en vigueur de réglementations strictes telles que le RGPD en Europe, la sécurité des données personnelles est devenue une priorité absolue pour les équipes RH. Pourtant, 33% des professionnels RH ne connaissent pas bien leurs obligations en matière de RGPD, ce qui indique un besoin significatif de formation et de sensibilisation.
Le stockage sécurisé des pièces justificatives des employés représente un défi complexe. Les informations sensibles, telles que les copies de passeports, les attestations de domicile ou les relevés bancaires, nécessitent des mesures de protection avancées pour prévenir les accès non autorisés et les cyberattaques. La cybersécurité représente d’ailleurs l’un des freins majeurs à la digitalisation des services RH pour 38% des entreprises.
L'automatisation de la collecte et du stockage des pièces justificatives via des plateformes digitales telles que Neobox RH permet de réduire les risques d'erreurs humaines et de non-conformité. L'objectif est d'assurer une gestion efficace et sécurisée des données personnelles tout en respectant les exigences réglementaires.
NeoBox RH : la technologie à la rescousse
NeoBox RH répond à ces défis en offrant une plateforme tout-en-un pour la collecte, la sécurisation et le stockage des pièces justificatives. Son utilisation peut réduire de manière significative le temps consacré à la gestion administrative.
La plateforme assure une sécurité de pointe grâce à des protocoles de cryptage avancés les plus sûrs, répondant ainsi aux exigences légales et aux attentes des entreprises en matière de protection des données. Elle facilite également l'accès aux documents, une fonctionnalité clé dans un environnement de travail de plus en plus hybride et mobile avec la généralisation du télétravail régulier.
Un investissement pour l'avenir
L'adoption de NeoBox RH représente un investissement stratégique pour les entreprises. En effet, les entreprises qui investissent dans des technologies RH avancées voient non seulement une réduction de leurs coûts administratifs mais aussi une amélioration notable de l'engagement et de la satisfaction de tous les employés.
NeoBox RH constitue une solution prometteuse face aux défis contemporains de la gestion de la collecte et du stockage des pièces justificatives RH, se positionnant comme un allié de choix pour les équipes RH souhaitant moderniser leurs processus et améliorer leur efficacité. Sa capacité à simplifier et à sécuriser le quotidien des RH.
Si vous êtes intéressés par la solution NeoBox RH, nos experts seront ravis d'échanger avec vous sur vos problématiques de collecte des pièces justificatives et de digitalisation sécurisée des processus RH.
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