Lorsque vous discutez de la santé financière d’une entreprise, il est important de tenir compte de la façon dont l’entreprise gère ses dépenses. C’est un processus qui peut devenir compliqué si l’organisation s’appuie toujours sur des choses comme des reçus papier ou d’autres formes physiques de documentation.
Non seulement il est facile d’endommager ou de perdre ces types de papiers, mais ils sont particulièrement vulnérables à la fraude. Le processus d’approbation manuelle est également long et souvent enlisé par des questions entre les approbateurs et les employés.
L’adoption d’un outil numérique peut grandement améliorer l’efficacité et la sécurité du processus, mais les entreprises qui s’appuient depuis longtemps sur les processus traditionnels peuvent se demander ce qu’est un logiciel de gestion des dépenses et pourquoi en ai-je besoin?
Le processus standard
Avant de parler de solutions, il vaut la peine d’examiner le flux de travail habituel de gestion des dépenses.
- Les employés documentent et soumettent une réclamation
- Les responsables vérifient et valident les éléments répertoriés
- Les formulaires de dépenses sont acceptés ou rejetés
- Les formulaires de dépenses sont vérifiés pour la conformité par l’équipe comptable
- Les paiements de remboursement sont traités et émis
- Les documents sont stockés à des fins d’audit
Types de gestion des dépenses
D’une manière générale, il existe quatre façons principales pour les organisations de gérer leurs dépenses.
- Papier– Pendant des années, c’était la façon dont toutes les entreprises suivaient les dépenses des employés. Les reçus physiques ont été conservés et soumis au service de la comptabilité pour examen et approbation.
- Tableur– Certaines organisations font l’erreur de croire qu’elles ont automatisé leur processus simplement en passant à des feuilles de calcul pour suivre les dépenses. Bien que cette méthode offre une amélioration substantielle par rapport à la dépendance au papier, elle ne contient pas beaucoup d’outils et de capacités d’un logiciel d’automatisation complet.
- Logiciel ERP/Comptabilité – Certains ERP contiennent des fonctionnalités de gestion des dépenses. Cependant, ils ne sont généralement pas assez robustes pour gérer les employés mobiles. Bien qu’ils soient généralement en mesure de consolider les données, ils ne sont pas en mesure de gérer les approbations, le suivi ou la surveillance.
- Logiciel de gestion des dépenses – C’est le moyen le plus complet pour les entreprises de suivre et de gérer l’approbation des dépenses des employés. Le logiciel avertit l’approbateur approprié lorsque de nouveaux documents doivent être consultés. Ils peuvent ensuite être approuvés ou refusés. Si la dépense est acceptée, elle sera alors automatiquement acheminée vers la comptabilité pour le remboursement.
Les inconvénients du traitement manuel
L’utilisation d’un processus manuel ou même son complément avec des feuilles de calcul ouvre la porte à des erreurs dans les rapports soumis. Repérer les erreurs peut nécessiter beaucoup de travail et une perte de temps importante. Les informations manquantes peuvent créer des goulots d’étranglement dans le processus, non seulement en bloquant le calendrier de l’approbateur, mais aussi en entraînant de longs retards dans le remboursement des réclamations légitimes. Selon les rapports, 19% des notes de frais contiennent des erreurs, et chacune ajoute 18 minutes au processus.
La gestion manuelle des dépenses est également vulnérable aux dépenses en double et à la fraude délibérée. Les faux reçus, les coûts gonflés et les réclamations hors police sont les moyens les plus fréquents par lesquels les employés malhonnêtes tentent de manipuler le système.
C’est plus qu’une hypothèse. 85 % des employés admettent avoir fabriqué des dépenses et 5 % des personnes interrogées indiquent avoir falsifié des informations sur tous leurs rapports.
Quelle est la solution?
Le logiciel de gestion des dépenses facilite le processus de remboursement en automatisant de nombreuses étapes. Il réduit le papier, réduit le temps passé à traiter les réclamations et diminue le risque d’erreurs.
Un système de qualité offre des avantages tels que :
- Offrir aux employés la possibilité de télécharger des reçus et de créer des notes de frais à partir de n’importe quel endroit
- Intégrer les paiements numériques dans le flux de travail et permettre aux remboursements d’être émis en ligne plutôt qu’avec des chèques papier
- Suppression de documents papier de haut en bas, des bons de commande aux paiements
- Personnalisation du routage d’approbation en fonction des critères que vous déterminez
- Permettre aux approbateurs d’accéder aux données nécessaires, peu importe où ils travaillent, et d’approuver instantanément une réclamation ou d’envoyer des questions de suivi
- Intégration avec des systèmes tels que les systèmes ERP ou comptables et élimination du travail de saisie de données
- Fournir des outils analytiques qui permettent aux entreprises de prendre des décisions éclairées sur les dépenses futures
L’adoption d’un système de comptes fournisseurs qui permet à une organisation d’automatiser entièrement son processus de dépenses est essentielle pour éliminer la fraude et s’assurer que les paiements approuvés respectent la politique de l’entreprise. Cela réduit également le coût et le temps consacré au processus.
