Les trois principales stratégies de RA pour naviguer dans l’environnement Covid-19 d’aujourd’hui

La crise sanitaire actuelle du Covid-19 signifie-t-elle que vous devez changer vos stratégies de RA ?

Oui. Et non. 

Dans une récente enquête Paystream, avant le coronavirus, les chiffres ressemblaient à ceci:

• 87 % ont déclaré que la réduction des DSO était leur défi le plus important.
• 86 % ont déclaré qu’en faire plus avec leur personnel actuel était une priorité et un défi de premier plan.
• 84 % ont indiqué que la réduction du risque de portefeuille était un défi critique.

Considérant à quel point les choses ont changé en quelques semaines seulement, alors que nous analysons ce que ces changements signifient pour les entreprises, nous concluons que les trois premiers sont toujours les trois premiers - mais maintenant dans l’ordre inverse. 

Stratégie 1 : Évaluez vos processus de gestion des risques

Avec la contraction du marché et les entreprises qui se démènent pour s’adapter à l’évolution des comportements, nous sommes tous préoccupés par la continuité des activités. Pour nous-mêmes et nos clients. Si vous n’avez pas encore mis en place des opérations de gestion des risques serrées, c’est un moment critique pour évaluer vos processus et mettre en œuvre certains changements pour vous aider à gérer aujourd’hui et à prospérer demain.

• Gestion du crédit : si vous n’avez pas de processus serré de gestion du crédit, mettez-en un en place. Vous pouvez avoir de nouvelles demandes qui arrivent, à la recherche de crédit pendant ces périodes difficiles. Vous avez peut-être des clients actuels qui cherchent à prolonger leurs lignes de crédit avec vous. Bien qu’il soit certainement important d’être empathique et de soutenir nos clients et partenaires pendant cette période, il est également important de mettre en place des mesures qui assurent la continuité des activités alors que nous entrons dans une nouvelle normalité. Pour atténuer votre risque, revenez sur les outils que vous utilisez pour présélectionner les clients, y compris les rapports de crédit, les états financiers et les vérifications des références. Évaluez quels outils fonctionnent pour vous et lesquels ne le sont pas. Apportez des changements pour vous assurer de prendre les décisions les plus intelligentes possibles pour votre entreprise.
• Gestion des recouvrements : c’est la clé d’un flux de trésorerie sain. L’amélioration de l’efficacité des recouvrements avec des outils intelligents vous aidera à minimiser le risque de retards de paiement, même dans le marché imprévisible d’aujourd’hui. Si vous ne disposez pas actuellement d’un système centralisé et d’un flux de travail de collecte unifié, il est maintenant temps d’en établir un - et un qui est géré et accessible sur plusieurs - AR, collections et ventes - peu importe d’où ils travaillent de nos jours. Gardez votre processus simple et assurez-vous de le communiquer clairement à vos équipes et à vos clients. Si vous offrez plus de flexibilité ou si vous apportez d’autres modifications à votre processus pendant cette période, comme des options de paiement étendues ou des plans de paiement, la communication est essentielle pour vous assurer que les clients sont réactifs et que vous êtes en mesure de prévoir vos flux de trésorerie.

Stratégie 2 : Utilisez l’automatisation pour aider vos équipes à travailler plus efficacement. 

Votre équipe vous remerciera. Compte tenu de l’état de travail à distance de nombreuses entreprises, une solution de RA basée sur le cloud qui automatise de nombreux processus importants mais répétitifs que les équipes de RA gèrent quotidiennement a un impact positif sur les économies de coûts ainsi que sur la satisfaction des employés. Recherchez l’automatisation dans les domaines suivants : 

• Gestion des factures : plusieurs aspects de la génération et de la livraison des factures peuvent être automatisés et libérer du temps à votre équipe pour des activités plus stratégiques. Recherchez une plate-forme AR qui vous permet d’automatiser des tâches telles que:
  • La création de factures, l’extraction de données à partir de sources multiples
  • La livraison des factures par e-mail, portails en ligne et même courrier postal
  • Rappels de paiement par e-mail, portails en ligne et courrier postal
  • Acceptation des paiements par plusieurs canaux, tels que ACH / EFT, virement bancaire et cartes de crédit
• Application de trésorerie: un processus généralement très manuel, l’automatisation des aspects de l’application de trésorerie peut garantir que l’argent circule plus rapidement dans votre entreprise. En période de manque d’argent, cela peut aider à faire la différence entre payer vos propres factures et respecter la paie. Les outils d’automatisation intelligents peuvent :
  • Priorisez les e-mails afin de vous concentrer sur ceux qui nécessitent une attention urgente
  • Capturer et traduire des informations via l’IA (intelligence artificielle)
  • Faire correspondre avec précision les factures aux paiements 
  • Automatiser les publications
  • Soutenir le processus de règlement des différends et des recouvrements 
  • Transmettez les données d’application de trésorerie à votre système ERP

Stratégie 3 : Réduire les DSO grâce à des outils de RA intelligents

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les clients sont en retard de paiement et ont un impact sur vos jours de ventes en souffrance (DSO). Dans le climat instable d’aujourd’hui, nous en avons encore un autre. Pour minimiser l’impact sur votre entreprise aujourd’hui et vous assurer que vous êtes prêt pour la croissance alors que nous passons à la « nouvelle normalité », tirer parti d’outils de RA intelligents pour coordonner un processus transparent vous profite, à vous et à vos clients. Qu’est-ce qui constitue une solution de RA intelligente ?

• Outils basés sur le cloud : votre équipe doit être en mesure d’accéder aux informations et de gérer les processus de RA où qu’elle se trouve de nos jours - son bureau à domicile, son comptoir de cuisine, son jardin. Et vos clients doivent faire de même - ils essaient maintenant de gérer leur entreprise dans ce nouvel environnement de distanciation sociale, tout comme vous. Une solution basée sur le cloud garantit que tout le monde peut accéder aux données et faire avancer les affaires, quelles que soient les restrictions physiques.
• Outils d’automatisation de l’apprentissage automatique : l’apprentissage automatique ne consiste pas seulement à automatiser un processus. Il automatise et apprend au fur et à mesure que le processus se répète. L’apprentissage automatique signifie que notre technologie devient plus intelligente et plus rapide dans la gestion du processus qui lui est confié. Par exemple, un algorithme d’apprentissage automatique déployé dans le processus de règlement des différends peut examiner le corps d’un message de litige, le comprendre et prendre en compte les facteurs suivants pour prendre une décision sur la priorité de ce litige :

1. Ce qui est contesté
2. Quelle est la gravité d’un différend
3. Quelle est la valeur d’un client pour une entreprise (en fonction du montant de l’activité et du solde ouvert d’un client)
4. Qu’est-ce qu’un pointage de crédit d’un client

L’algorithme utilise tous ces facteurs pour comprendre à quel point ce différend nécessite une attention urgente et s’il vaut la peine d’y consacrer du temps. Cela supprime l’aspect manuel de quelqu’un qui recherche toutes ces données, à partir de différentes sources de données et raccourcit le temps de trouver une solution. Au fur et à mesure que l’outil traite plus de litiges, il devient plus intelligent sur les facteurs les plus importants pour votre entreprise et hiérarchise en conséquence.

Des outils d’apprentissage automatique et d’automatisation existent également pour la gestion des factures, le processus de recouvrement, la gestion des déductions et l’application de trésorerie. L’exploitation de ces outils intelligents a un impact sur l’ensemble de votre cycle crédit-trésorerie.

Cette pandémie inattendue est en train de changer notre façon de travailler. Cela a un impact imprévu sur nos entreprises et nos clients. Répondre à cette crise avec une stratégie intelligente et réfléchie, plutôt que de céder à des tactiques réactives à court terme, peut faire la différence entre la survie de votre entreprise et la prospérité de votre entreprise à mesure que nous découvrons ce qu’est vraiment la « nouvelle normalité » pour nos entreprises. 

Si vous ne travaillez pas avec une solution intelligente basée sur le cloud qui offre une assistance opérationnelle de bout en bout pour votre processus de crédit en espèces, contactez YayPay dès aujourd’hui. Notre mission est de révolutionner notre façon de travailler - et aujourd’hui, l’évolution est déjà en cours.