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La confiance entre une entreprise et ses employés est fondamentale pour réussir, selon la Harvard Business Review.
Les employés des sociétés à forte confiance signalent ces avantages, selon la Harvard Business Review
Les avantages d’un environnement à haut niveau de confiance sont impressionnants, mais y a-t-il un inconvénient potentiel? Comme l’a indiqué l’ACFE, 17 % de toutes les fraudes commerciales se produisent à l’interne, en particulier par le biais de remboursements de dépenses des employés. Comment alors équilibrer (et profiter des avantages) d’un environnement employeur/employé confiant tout en protégeant l’entreprise contre les dépenses errantes des employés? Examinons les types de fraude aux dépenses les plus courants – et comment l’automatisation peut éliminer les quelques pommes pourries, renforçant ainsi la confiance des deux côtés.
1. Faux reçus
Ces enregistrements fictifs mais qui semblent authentiques pourraient être une dépense impliquant un faux achat. Peut-être qu’une entreprise ne couvre que le coût des lunettes dans son régime d’avantages sociaux, mais un employé réclame des lunettes de soleil avec un faux slip.
Meal-o-mania: Michael McIntyre, qui travaillait auparavant chez Morgan Stanley, a été accusé d’avoir prétendument fabriqué des recettes de restaurant d’une valeur de 4 000 USD. En deux ans, McIntyre aurait falsifié environ 27 reçus de restaurant.
2. Le prix n’est pas correct
Ce type de fraude se produit lorsque le coût d’une dépense réelle est gonflé avant de déposer une demande de remboursement. Par exemple, un trajet en taxi de 2 $ devient un trajet de 20 $. Si votre entreprise n’a pas besoin de documents originaux, une photocopie du reçu peut être modifiée et soumise, ce qui peut être difficile à détecter.
Un bagel à 177 $?: Un ancien conseiller municipal de New York, Larry B. Seabrook, a fait les manchettes pour avoir falsifié un reçu de 7 $ US pour un bagel et un soda afin de le faire ressembler à un billet de 177 $ US. Apparemment, Seabrook a trafiqué ses dépenses et utilisé d’autres astuces pour se remplir les poches.
3. Hors des dépenses de la police
Les organisations remboursent les employés pour les dépenses qui sont dans la politique de l’entreprise, telles que les déplacements, l’hébergement et les repas. Dans ce système, quelqu’un peut demander le remboursement d’un article ou d’un service qui n’est pas lié à l’entreprise ou qui ne relève pas de la politique de l’entreprise. Il est généralement difficile de catégoriser une réclamation simplement en regardant le reçu, ce qui rend difficile pour les comptables de repérer un relevé personnel facturé comme une dépense de travail.
Jugement erroné suprême: L’ancien juge en chef de la Cour suprême d’Espagne, Carlos Dívar, a démissionné après avoir été accusé d’avoir réclamé des vacances comme dépenses d’entreprise. Les enquêtes ont révélé jusqu’à 32 voyages personnels, certains comprenant des stations balnéaires pour lesquelles Dívar a réclamé environ 35 000 dollars au total.
4. Double trempage
Un employé espiègle peut essayer de demander le remboursement d’une dépense plus d’une fois. Parfois, il y a plusieurs enregistrements d’un reçu, comme un courriel et une copie papier qui servent de preuve d’achat. Votre équipe AP ou un responsable peut finir par approuver des réclamations en double sans examiner attentivement tous les détails.
Duo dupe : Paul et Sandra Dunham ont été accusés d’avoir fraudé leur employeur de 1 million de dollars américains sur une période de sept ans. Le duo mari-femme a obtenu des remboursements en double pour les dépenses déjà payées par l’entreprise, selon les rapports.
Il peut être facile de modifier un reçu original avant de le numériser ou de le copier, comme changer le chiffre 3 en 8.
Transformer la gestion des dépenses
La gestion des dépenses n’est pas la tâche la plus agréable. Qui ne s’est pas retrouvé avec une boule de reçus groupés dans son sac à la fin d’un voyage d’affaires? Pendant ce temps, l’équipe AP est obligée de passer au crible des piles de rapports de dépenses agrafés à la hâte pour s’assurer que tout s’équilibre; des erreurs sont inévitables.
Si une entreprise veut une meilleure visibilité dans les comptes fournisseurs, elle a besoin d’outils qui peuvent aider à détecter les faux que les humains ne peuvent pas. L’un de ces outils est l’intelligence artificielle, qui prend en charge la saisie de données fastidieuse, afin que les comptables puissent se concentrer sur un travail de qualité. Par exemple, la fonctionnalité SmartCapture de Beanworks aide les équipes AP à gagner du temps et à réduire les erreurs de saisie de données en utilisant l’IA pour capturer les détails des factures.
Gagnez du temps avec la saisie de données et améliorez la précision grâce à la technologie d’IA de Beanworks
Pour aider à prévenir les abus de dépenses et à renforcer la confiance, l’employeur et l’employé ont besoin d’un système qui rend la gestion des dépenses plus facile et rapide. Les responsables financiers envisagent déjà des changements pour s’adapter à de meilleures habitudes à distance pour leur équipe. Voici quelques pratiques qui peuvent aider votre entreprise à prévenir la fraude dans les dépenses :
- Demandez des reçus originaux : Il peut être facile de modifier un reçu original avant de le numériser ou de le copier, comme changer le chiffre 3 à 8. Et attraper ces détails sur une copie en double peut être difficile. L’obligation de recevoir les reçus originaux réduit cette possibilité.
- Donnez à vos employés de meilleurs outils : Simplifiez le processus de soumission des dépenses par les employés. Avec Beanworks, les employés peuvent prendre une photo du reçu et le soumettre pour approbation. Les gestionnaires peuvent accepter ou refuser la réclamation en ligne ou par l’entremise de l’application mobile.
- Concevoir des approbations dynamiques : personnalisez les approbations en fonction d’un seuil tel qu’une valeur en dollars. Par exemple, toute dépense supérieure à 500 $ fait l’objet d’un examen par un approbateur supplémentaire. Si vous utilisez une plate-forme comme Beanworks, vous pouvez organiser des canaux d’approbation en fonction du service, du budget ou du type de dépense.
- Créez une politique claire : définissez une politique de dépenses claire et équitable, sans ambiguïté. Une politique bien rédigée et un système de gestion des dépenses qui signale les irrégularités peuvent aider à limiter la fraude aux dépenses.
- Effectuer des audits de routine : Recherchez les anomalies dans la date, l’heure, le lieu, le fournisseur, etc. La plupart des faux dossiers contiennent des indices de fraude, par exemple, un employé réclamant un reçu de déjeuner d’affaires pour une date à laquelle il était en congé. Il est recommandé d’effectuer des audits surprises ou de recouper les détails, comme appeler le restaurant où le rendez-vous a été pris.
Curieux de voir comment l’automatisation peut vous faciliter la gestion des dépenses ?
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