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En 2018, le géant de la peinture PPG Industries a licencié son contrôleur financier après avoir découvert une série d’erreurs comptables remontant à 2016. Près de 1,4 million de dollars américains de dépenses de l’entreprise ont été mal calculés et 5 millions de dollars américains ont été accumulés de manière incorrecte. Mais PPG n’est pas seul. Les erreurs comptables ont causé des pertes importantes pour les entreprises de toutes tailles. Uber a été critiqué pour avoir sous-payé ses chauffeurs de New York pendant des années en raison d’un surcalcul, ce qui lui a coûté 45 millions de dollars américains. Un employé des Jeux olympiques de Londres a accidentellement inséré « 20 000 » au lieu de « 10 000 » billets dans une feuille de calcul, obligeant le comité à vendre 10 000 sièges supplémentaires qui n’existaient même pas. Encore plus inquiétant pourrait être Bank of America découvrant qu’ils avaient 4 milliards de dollars de moins que ce que leurs comptables ont rapporté – tout cela jusqu’à des calculs inexacts. Sans outils et contrôles appropriés, même les établissements matures peuvent être victimes de problèmes financiers.
La bonne nouvelle est que les innovations récentes garantissent que les erreurs décrites ci-dessus restent dans le passé. Voici quatre solutions technologiques que votre entreprise peut mettre en œuvre dès maintenant pour éviter les erreurs comptables les plus courantes.
Automatisation des comptes fournisseurs : minimisez les interruptions de flux de travail
Une défaillance courante des comptes fournisseurs consiste à exécuter différents flux de travail tels que les bons de commande et les paiements sur des plates-formes distinctes, ce qui entraîne des interruptions.
Les plus grandes pertes de temps dans les comptes fournisseurs (PA) sont la saisie manuelle des données et les processus inefficaces. Les équipes passent plus de la moitié de leur temps à rechercher des données et à corriger des inexactitudes. Qu’il s’agisse de l’appariement des bons de commande, du traitement des factures, de la gestion des dépenses ou du paiement d’un fournisseur, de nombreuses informations doivent être soigneusement saisies et traitées. AP devient plus vulnérable aux erreurs lorsque ces flux de travail sont détachés, par exemple, e-mail pour les approbations, DropBox pour le stockage ou les vérifications pour les paiements. Sans une visibilité adéquate et un accès aux rapports en temps réel, 87 % des organisations ne parviennent pas à identifier les problèmes de performance de l’entreprise.
Il y a dix ans, s’assurer que les fournisseurs étaient payés à temps était la priorité absolue d’une équipe AP. Aujourd’hui, non seulement ils doivent trouver des opportunités de réduction des coûts, mais les équipes AP doivent également rester vigilantes face aux risques tels que la fausse facturation, les escroqueries par hameçonnage et la fraude aux dépenses des employés.
Le logiciel d’automatisation des points d’accès de Beanworks réduit les tâches manuelles sujettes aux erreurs et réduit le coût de traitement des factures jusqu’à 86 %. Les quatre processus clés de l’AP (bons de commande, factures, dépenses et paiements) sont gérés via une plate-forme unique basée sur le cloud, ce qui facilite l’accès aux informations et la génération de rapports. Les processus sont complétés avec une interaction humaine minimale, ce qui réduit le risque d’erreurs dans la saisie des données, le codage, etc. En ce qui concerne les économies de coûts, l’automatisation réduit le cycle de vie du traitement des factures, ce qui signifie que les entreprises peuvent effectuer des paiements avant la date limite et obtenir un escompte de paiement anticipé. La plupart des entreprises ratent ces opportunités sur 20% de leurs factures.
Automatisation des comptes clients : optimiser les ventes journalières en cours
Lorsque l’argent sort plus vite qu’il n’entre, il devient plus difficile de prévoir la croissance et de faire évoluer l’entreprise.
La gestion des flux de trésorerie est essentielle pour toute entreprise, en particulier en période de crise économique. Le plus grand obstacle au maintien d’un flux de trésorerie sain est un nombre élevé d’encours des ventes à la journée (DSO). De nombreuses entreprises utilisent encore des processus manuels de comptes clients (RA) sur papier, où une mauvaise facturation et un recouvrement entraînent une perte de revenus ou un DSO élevé. Le DSO moyen est de 64 jours, avec une entreprise sur quatre qui attend 88 jours ou plus pour être payée. Le thème commun dans les entreprises à la traîne est l’absence de contrat de paiement. Offrez-vous aux clients la possibilité de payer par voie électronique? Vos clients peuvent-ils recevoir une remise anticipée pour le règlement des factures dans les 15 à 20 jours?
En ajoutant des conditions contractuelles, les entreprises peuvent accélérer la vitesse des créances de 80%. Et en les intégrant à un logiciel de RA, le cycle DSO peut être réduit de 30%, ce qui permet aux équipes financières de mieux maîtriser les flux de trésorerie. L’automatisation de ces processus vous permet de vérifier facilement l’état des créances, de générer des rappels de paiement numériques et d’éliminer les tâches les plus chronophages telles que la saisie de données dans des feuilles de calcul. Et en activant la réception électronique, vous allègez également la douleur de l’envoi de factures et de chèques par la poste.
Audits à distance : accès en ligne aux données financières
Les audits en ligne s’avèrent de plus en plus populaires auprès des auditeurs – cette tendance deviendra-t-elle la nouvelle norme en 2021 ?
L’impact de la COVID-19 a forcé les entreprises à repenser la façon dont elles effectuent les audits. Alors qu’il était possible (bien que cela prenne du temps) de fouiller dans une trace écrite en temps normal, ce n’est plus pratique. Environ 54 % des vérificateurs affirment que le refoulement des entreprises est leur plus grand défi. Ils doivent collaborer avec plusieurs services pour effectuer un audit, mais ils sont confrontés à des contraintes telles que le manque de temps et d’accès aux ressources et aux données stockées dans les bureaux physiques. Le défi n’est pas propre à la crise imposée par la pandémie. Les services financiers sont connus pour être manuels et lourds en papier; La COVID-19 n’a fait qu’amplifier le problème.
Les audits en ligne peuvent réduire le temps nécessaire pour terminer la tâche. En quelques clics, les audits peuvent être effectués en quelques heures, au lieu de plusieurs jours. Par exemple, si toutes vos données et processus AP sont stockés sur une plate-forme centrale telle que Beanworks, l’auditeur peut simplement se connecter au système et suivre les données remontant à au moins 7 ans. Le logiciel de gestion d’audit est plus facile à naviguer et permet d’économiser jusqu’à 40 % du temps d’un auditeur.
Logiciel de paie : faites en sorte que le cloud compte
Le transfert des activités de paie dans le cloud améliore la satisfaction des employés en leur donnant des outils plus dynamiques pour interagir avec l’employeur.
85% des organisations ont moins de 10 employés de paie et, étonnamment, certaines fonctionnent même avec un seul. Ce qui n’est pas choquant, c’est que cette seule personne finit par passer près de trois semaines par an à calculer le salaire, la production de déclarations, les charges sociales et bien plus encore sur des systèmes et des feuilles de calcul obsolètes. Maintenant que le travail à distance fait partie de notre réalité, les entreprises disent qu’elles ne paient pas les employés correctement ou à temps.
Le transfert de la paie vers le cloud avec le passage au travail à distance attire l’attention des entreprises du monde entier. Le logiciel de paie remplace les tâches monotones telles que la rédaction de chèques et le calcul des paiements, par des transferts électroniques et l’élimination des erreurs humaines.
Les avantages, les vacances et d’autres détails sont facilement traçables sur le tableau de bord en ligne pour l’employeur et les employés. Quelle meilleure façon d’améliorer la satisfaction des employés sur quelque chose qui leur profite personnellement.
À quoi ressemble une équipe comptable performante ?
Il existe des différences significatives entre les équipes comptables qui ont automatisé et celles qui fonctionnent sur des systèmes disjoints. Prenons le coût comme référence. Dans une enquête de l’APQC menée auprès de 623 entreprises, les moins performantes dépensaient au moins 158 718 DOLLARS PAR ETP dans la finance, tandis que les plus performantes dépensaient 82 544 dollars américains. La bonne nouvelle est que les directeurs financiers commencent à réaliser des économies de temps, d’argent et de sécurité grâce à l’automatisation. Selon PwC , un tiers des directeurs financiers sont déjà à bord pour des solutions axées sur la technologie.
Lors de l’évaluation d’un logiciel d’automatisation comptable, découvrez comment il s’intègre à votre système financier et quels flux de travail il automatise. Au sein d’AP, un logiciel tel que Beanworks peut vous offrir une expérience d’automatisation à 360 degrés - bons de commande, factures, dépenses et paiements. Voir tous les avantages ici.
Nous avons compilé des exemples commerciaux réels d’échecs de transformation numérique en comptabilité. Regardez ce webinaire pour découvrir pourquoi la correction des incidents comptables avec des feuilles de calcul ou des systèmes de gestion de documents échoue, et quelle solution génère des résultats.
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