Le grand détective Sherlock Holmes a dit un jour : « C’est une erreur capitale de théoriser avant d’avoir des données. » Alors qu’il parlait de résoudre des crimes, on peut en dire autant de la tentative de rendre votre service de comptabilité fournisseur plus efficace. Sans les informations appropriées, il est impossible de savoir où concentrer vos efforts.
Bien qu’il existe une multitude d’indicateurs clés de performance (KPI) qui peuvent être examinés, en voici quelques-uns qui vous fourniront les informations exploitables et nécessaires pour faire monter en compétences votre équipe comptable.
DPO ou délai moyen de paiement des fournisseurs
Cet indicateur représente le nombre moyen de jours qu’il faut à votre entreprise pour payer ses fournisseurs, ce qui renseigne sur la façon dont les comptes fournisseurs sont gérés. En règle générale, si cet indicateur est élevé, cela signifie que vous avez plus de liquidités en main pour des investissements à court terme et augmenter votre fonds de roulement. Cela dit, cette situation pourrait être également être un signe avant-coureur que l’organisation est incapable de payer ses factures à temps ce qui vous expose à des sanctions prévues par la loi LME. Néanmoins un DPO peut indiquer que votre entreprise ne profite pas pleinement des conditions offertes par vos fournisseurs et qu’il faudra dans ce cas activer des négociations pour avoir des modalités avantageuses.
Coût de traitement par facture
Au vu de la conjoncture actuelle, chaque centime compte et de fait il est important de réduire les dépenses dans la mesure du possible. Si votre organisation traite toujours les factures manuellement, il y a de fortes chances que cela engendre des dépenses importantes.
Pour calculer votre coût de traitement par facture, additionnez vos frais en incluant la main-d’œuvre, l’infrastructure, les fournitures, les consommables et les frais de transaction, et divisez-les par le nombre de factures sur une période donnée.
Erreurs de paiement
Selon certaines études, les erreurs de paiement du fournisseur sont courantes et peuvent concerner une adresse mal saisie ou un montant de paiement incorrect.
Des erreurs de paiement fréquentes peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et avoir un impact sur les conditions qu’ils sont prêts à offrir.
Pour déterminer le taux en pourcentage, divisez le nombre de paiements sortants qui contenaient une erreur par le nombre total de transactions sur une période donnée.
Paiements en double
Étroitement lié à la mesure précédente, le suivi des paiements en double vous permettra de savoir à quelle fréquence vous payez la même facture plusieurs fois. Comme dans l’équation précédente, il vous suffit de diviser le nombre total de paiements en double par le nombre total de transactions globales sur une période donnée.
Bien que l’objectif soit d’atteindre le nombre le plus bas possible, il convient de noter que, selon l’APQC, même les entreprises plus performantes ont généralement un taux avoisinant les 0,8%, la médiane étant de 1,5%. Toute organisation qui dépasse 2 % est considérée comme peu performante.
Factures traitées par collaborateur
En calculant ce chiffre, vous aurez une idée de la productivité de votre équipe de comptabilité fournisseurs – plus le score est bas, moins celle-ci est efficace. Cela peut être dû à une dépendance excessive à l’égard de pratiques manuelles non automatisées telles que la saisie des données, l’utilisation de factures papier ou des processus d’approbation mal définis.
Seuls deux chiffres sont nécessaires pour calculer cet indicateur. Divisez le nombre moyen de factures que vous traitez chaque mois par le nombre moyen de collaborateurs travaillant au sein de la comptabilité fournisseurs.
Le ratio idéal pour votre équipe spécifique variera en fonction des normes de votre secteur d’activité.
Optimiser vos résultats
L’adoption d’une solution d’automatisation comme Beanworks peut aider les organisations à améliorer chacun des indicateurs décrits ci-dessus.
Avec une vision complète des processus de comptabilité fournisseurs, votre entreprise peut gérer stratégiquement vos délais de paiement, en veillant à ce que vous ne dépensiez pas d’argent plus rapidement que nécessaire, mais que vous restiez à l’heure et en règle avec vos contrats fournisseurs.
L’abandon des processus manuels réduit également les coûts. Une facture non automatisée peut vous coûter jusqu’à 15€. En utilisant Beanworks, le montant tombe à moins de 5€.
En éliminant les processus chronophages tels que la saisie de données et grâce à des workflows d’approbation personnalisés, le logiciel réduit également le temps nécessaire au traitement des factures, garantissant ainsi un fonctionnement efficace de votre équipe. En outre, il utilise la synchronisation dans les deux sens avec votre logiciel de comptabilité pour vérifier quelles factures ont été payées, ce qui permet d’éliminer les risques de paiement en double.
Doté des bonnes informations et avec le soutien de l’automatisation, vous pouvez optimiser vos processus de comptabilité fournisseurs, protéger votre flux de trésorerie et maintenir les relations importantes avec les fournisseurs que vous avez établies.
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