Nous avons interrogé plus de 200 professionnels de la comptabilité fournisseur et avons découvert qu'ils passaient 20 % de leur temps à gérer les approbations des factures. Ramené sur une semaine de travail… Cela signifie passer un jour sur cinq de la semaine à relancer des collègues pour obtenir leur accord ! Ce n'est pas seulement une utilisation inefficace des ressources, cela peut être frustrant et causer des problèmes entre les services.
Pourquoi en est-il ainsi ? Les canaux d'approbation du poste fournisseur sont soit mal définis, soit dépourvus de la technologie nécessaire pour être gérés efficacement. Les organisations sont donc par ailleurs plus vulnérables à la fraude et aux abus. Il faut savoir que 74% des entreprises sont confrontées à des chèques en blanc ou de faux chèques chaque année selon l’association des professionnels de la Finance. En outre, des pratiques telles que l'approbation des factures et des paiements par la même personne peuvent faciliter la fraude en entreprise. Les approbateurs jouant un rôle essentiel dans le contrôle des flux financiers, il est important de veiller à leur efficacité. Voici quelques recommandations pour vous aider à mettre en place un canal d'approbation des comptes fournisseur solide et sécurisé.
Bonnes pratiques en matière de canaux d'approbation
Les canaux d'approbation sont des règles désignant le process de validation des factures, bons de commande, ordres d’achat et paiements dans chaque entité. Une fois une facture codée et associée à un bon de commande, elle est envoyée à l'approbateur désigné pour l'étape suivante, qui est généralement la mise en paiement.
Tous les processus ne se valent pas, voici nos recommandations :
- Créez des approbations à plusieurs niveaux : mettez en place au moins deux niveaux d'approbation. Vous pouvez également catégoriser ces niveaux en définissant un seuil en euros, par exemple les factures supérieures à 1 000 euros sont soumises à deux approbateurs différents. Certains systèmes vous permettent de modifier ce flux de telle sorte qu'une facture ne puisse faire l'objet d'un paiement qu'après avoir été approuvée par les deux approbateurs.
- Evitez le cumul de rôles : le responsable qui approuve les factures doit être différent de celui qui approuve les paiements (souvent le responsable). Cela renforcera votre stratégie de prévention des risques de fraude. De plus, les GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) recommandent la séparation des tâches dans le cadre des meilleures pratiques comptables. La séparation des tâches empêche l'acquisition de décisions financières par une seule personne.
- Formalisez votre matrice d'approbation : documentez une structure organisationnelle formelle de vos canaux d'approbation et suivez-la. Cette structure doit définir clairement qui est l'approbateur, quel est son délai d'approbation et qui est l'approbateur secondaire en son absence.
- Créez un flux de travail pour l'approbation des commandes : définissez des règles internes pour passer une commande. Vous pouvez commencer par créer une demande d'approbation interne qui sera autorisée par un responsable ou un service financier, puis envoyée au fournisseur. Divers systèmes de gestion des flux de travail permettent de mettre en place des actions basées sur des déclencheurs pour gérer les commandes d'achat.
Et si vous automatisiez les canaux d'approbation ?
Les entreprises qui souhaitent mettre en place des contrôles sophistiqués des canaux d'approbation peuvent également envisager un logiciel d'automatisation. L'automatisation de la comptabilité fournisseur offre des canaux d'approbation personnalisables en fonction des besoins de l'entreprise. Par exemple, Quadient comptes fournisseurs est une solution logicielle qui offre une structure organisationnelle hautement personnalisable avec des flux d'approbation distincts pour tous les processus comptables (bons de commande, factures).
Voici les trois principaux avantages :
- Restriction des autorisations d'accès : seuls les approbateurs autorisés peuvent vérifier le statut, l'historique, les rapports précédents et approuver une facture ou un paiement.
- Acheminement personnalisé : les factures peuvent être routées en fonction du lieu, du service, du projet, du fournisseur, etc. Par exemple, un employé de Strasbourg peut coder une facture à l'attention du responsable marketing du site niçois de l'entreprise. Ce responsable marketing peut collaborer au document en saisissant des commentaires ou des questions en ligne, sans devoir passer par le papier ou le courrier électronique. Cela permet de créer une piste d'audit électronique de toutes les étapes d'approbation. Cette piste peut d’ailleurs vous être demandée par l’Administration Fiscale.
- Définition de critères d'approbation : les directeurs financiers peuvent créer des sous-ensembles ou des critères pour certains types de factures. Par exemple, une facture peut être marquée comme approuvée lorsque l'un des deux approbateurs l'a approuvée. Les entreprises peuvent modifier ce flux de manière à ce qu'une facture ne soit approuvée que lorsque tous les approbateurs l'ont examinée et acceptée.
Nous entendons souvent parler de la nécessité d'actualiser les processus pour rester compétitifs, mais dans certains cas, les systèmes restent obsolètes. Parfois, même un changement mineur peut avoir un impact plus important. General Electric a indiqué qu'une amélioration de 1 % de la récupération du pétrole valait 80 milliards de barils supplémentaires par an, ce qui équivaut à des milliards de dollars de revenus supplémentaires. À une époque où le département financier d'une entreprise est devenu incontournable, nous recommandons d'investir dans l’automatisation des processus d'approbation. Elle peut vous aider à réduire les coûts en éliminant les inefficacités, à permettre à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à protéger les dépenses de votre organisation.
