Les 4 principaux processus comptables à automatiser

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Optimisez ces quatre flux de travail comptables pour réduire les coûts

La comptabilité a toujours été fortement dépendante des processus manuels, mais ces derniers temps, il y a eu une augmentation des solutions automatisées. Les entreprises ont déployé des technologies pour faire évoluer les opérations et optimiser le flux de travail afin de réduire les coûts et le temps. Dans cette enquête de mars 2020 menée auprès de plus de 450 directeurs financiers, le déploiement de la technologie était important pour plus de 50 % des professionnels de la finance afin d’augmenter la productivité, de réduire les erreurs humaines et de concentrer le personnel sur les tâches stratégiques. Les services comptables essentiels tels que AP / AR, paie, fiscalité, remplacent leurs tâches chronophages de routine par des solutions automatisées pour tirer le meilleur parti de leurs ressources.

Voici les quatre processus comptables que votre entreprise devrait automatiser pour économiser du temps et de l’argent :

Facturation fournisseur

Le service des comptes fournisseurs est souvent surchargé et sujet aux erreurs en raison de la forte dépendance à l’égard des tâches manuelles. Il n’est pas surprenant que les principaux problèmes pour les entreprises, petites et grandes, soient centrés sur les processus manuels, tels que la saisie de données, le suivi des approbations, la recherche de factures perdues ou manquantes, le classement et la résolution des divergences. Ces défis peuvent tous être relevés avec l’automatisation.

L’automatisation peut réduire considérablement le coût des tâches répétitives. Selon un rapport de Levvel Reseach, le coût du traitement manuel d’une facture est de 15€ en moyenne, contre seulement 2,36€ par facture avec un système automatisé.

L’automatisation des points d’accès donne à votre équipe de comptes fournisseurs la possibilité d’acheminer les approbations de factures, de traiter les paiements par voie électronique, d’accélérer le codage des factures et d’éliminer 83 % de la saisie manuelle des données. Une solution d’automatisation des points d’accès telle que Quadient Comptes Fournisseurs réduit non seulement les coûts, mais déplace également l’ensemble de votre processus dans le cloud, de sorte que les équipes distantes ou géographiquement séparées puissent toutes accéder aux points d’accès. La solution vous permet d'avoir un contrôle plus stricts, une qualité améliorée, une diminution des erreurs et des paiements en double, et atténue les risques majeurs tels que les paiements frauduleux.

Comment l’automatisation des points d’accès profite-t-elle à votre entreprise ?

Élimine la saisie manuelle des données et réduit les coûts : les processus manuels entraînent des pertes de données, des erreurs, des factures en double et un coût par facture élevé. Les solutions d’automatisation prennent en charge la saisie des données et aident à éliminer les erreurs, offrant aux équipes comptables la possibilité d’éliminer les activités répétitives et coûteuses. Par exemple, dans un réglage manuel, une facture devra être ouverte, triée, acheminée à la main pour un examen manuel, approuvée, validée, puis finalement traitée et payée. Beanworks prend tout ce processus en ligne, économisant des heures et des heures de saisie de données et de suivi de routine pour traiter une facture. Les organisations qui ont mis en œuvre l’automatisation des points d’accès ont réalisé des économies significatives de 60 à 80 % par rapport au traitement manuel.
Intégration des systèmes financiers : les solutions d’automatisation telles que Beanworks s’intègrent à votre logiciel de comptabilité existant – QuickBooks, Sage, NetSuite et autres – vous permettant d’améliorer vos systèmes financiers de base. Recherchez des solutions qui permettent aux données de facturation, de bon de commande et de paiement de circuler de manière transparente entre votre logiciel de comptabilité et votre solution d’automatisation AP. Certaines solutions d’automatisation des points d’accès gèrent les intégrations par transfert basé sur des fichiers, ce qui peut créer davantage d’inefficacités. Recherchez une solution qui a une intégration vraiment transparente.
Réduire les risques : La fraude se produit le plus souvent au sein du département AP en raison du volume d’argent qui quitte l’entreprise par cette division. En 2018, 82 % des professionnels de la finance en Amérique du Nord ont été victimes de fraude réussie ou de tentative de paiement, soit une augmentation de 20 % par rapport à 2014. Cela a non seulement un impact sur le flux de travail financier de l’organisation, mais affecte également la réputation de la marque auprès des clients et des fournisseurs. L’automatisation des points d’accès peut être très efficace pour prévenir la fraude. Il vous permet d’ajouter des contrôles d’approbation sophistiqués, garantissant que chaque facture, bon de commande ou paiement est approuvé par la bonne personne au bon moment. Avec des contrôles préventifs et de détection tels que la vérification des fournisseurs, les pistes d’audit numériques, la surveillance en temps réel et l’appariement de la facture au paiement, le logiciel peut aider à identifier les anomalies et à établir la responsabilité. Un processus d’approbation automatisé offre une meilleure visibilité sur le moment où les factures et les paiements ont été approuvés et par qui. Les auditeurs peuvent bénéficier d’une surveillance en temps réel et suivre des pistes électroniques pour diagnostiquer les incohérences et établir la responsabilité. En 2019, un Lituanien a plaidé coupable d’avoir trompé les géants de la technologie, Google et Facebook avec fraude sur facture. Evaldas Rimasauskas s’est fait passer pour un représentant de Quanta Computer, une société de matériel qui a fait affaire avec Facebook et Google, et les a convaincus de virer 100 millions de dollars sur des comptes qu’il contrôlait. L’incident a attiré l’attention à l’époque, soulignant les risques auxquels les entreprises, quels que soient leur taille, leur portée et leur secteur d’activité, sont exposées lorsqu’il s’agit de pratiques comptables frauduleuses.

Facturation client

Les systèmes de RA manuelle impliquent la préparation et l’envoi de factures, le dépôt de chèques et l’attente du règlement des fonds, une mauvaise visibilité sur l’état des paiements et un décalage des tâches banales entraînant l’épuisement des employés. Selon un sondage de la Banque TD lors de la conférence annuelle de l’AFP, près de 60 % des professionnels de la finance prévoyaient que l’automatisation de la RA se traduirait par un gain de temps de 6 à 10 % des heures de travail. Dans une autre étude, il a été constaté que le coût réel de préparation d’une facture en RA peut atteindre 11,50 $. Si votre entreprise produit 1000 factures par mois, cela monterait à 138 000 $ par an. Avec l’automatisation de la RA, les entreprises peuvent rapprocher le coût d’environ 0,71 $ par facture. C’est tombé à 8 520 $ par année.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’automatisation de la RA ?

Paiements plus rapides: Pour plusieurs entreprises, un défi commun consiste à recevoir des paiements à temps. L’automatisation vous permet de préparer des factures à la vitesse de l’éclair et de les livrer instantanément aux clients selon un calendrier personnalisé. Grâce à des outils et des fonctionnalités automatisés, votre équipe de RA sera en mesure d’éliminer les conjectures et l’anxiété entourant la collecte des paiements à temps. Vous pouvez vous assurer que tout le monde, y compris votre équipe de vente et de service à la clientèle qui est souvent isolée du processus de recouvrement, est à jour sur l’état des paiements. Si un membre de l’équipe part en vacances ou si votre équipe doit soudainement travailler à domicile en raison d’une crise, il devient plus facile pour quiconque d’accéder aux données ou de reprendre là où quelqu’un d’autre s’est arrêté.
Améliorer les DSO : Pour réduire les DSO, il est crucial d’avoir un processus de facturation et de recouvrement efficace. L’automatisation élimine les erreurs liées aux processus manuels. Sans contrôles automatisés, l’équipe des comptes clients doit passer du temps à mettre à jour les feuilles de calcul, à corriger les erreurs humaines et à rechercher les informations sur les clients. Une solution automatisée rend le processus de collecte plus rapide et plus facile. Les professionnels de la finance n’auront pas beaucoup de chance d’améliorer la RA s’ils ne peuvent pas mesurer avec précision la performance. Il est essentiel d’avoir facilement accès à des indicateurs de performance clés tels que le roulement des GRD et des comptes clients. Un système de mesure automatisé vous aidera à suivre l’évolution de votre RA sur DSO et à savoir s’il se rapproche ou s’éloigne des objectifs financiers de l’entreprise.
Réduire les coûts et augmenter la précision : En remplaçant l’accent mis sur les tâches routinières et chronophages par des activités rentables, les équipes de RA seront en mesure d’utiliser leur temps et leurs ressources sur des projets axés sur la valeur. Par exemple, l’automatisation des factures supprime les coûts liés à l’impression et à la validation des factures internes. L’automatisation de la RA élimine l’erreur humaine de la boucle. Lorsque les fonctionnalités de base sont segmentées manuellement, il devient un défi majeur pour l’équipe financière de se concentrer sur les améliorations et les opportunités de mise à l’échelle. Plus vous avez de visibilité, meilleure est votre précision AR. En outre, les factures inexactes ou égarées, les retards, les cibles manquantes, etc. affectent la façon dont les parties prenantes externes telles que les clients ou les fournisseurs perçoivent votre entreprise.

Masse salariale

Plus votre processus comptable est répétitif, plus une solution automatisée pourrait être bénéfique pour votre entreprise. Les écarts et les erreurs au sein d’un système de paie peuvent avoir des conséquences de grande portée, entraînant souvent une détérioration de la confiance dans l’entreprise. La paie peut devenir une fonction complexe sans le bon ensemble d’outils et de fonctionnalités automatisés. De la précision du calcul aux tâches complexes telles que la conformité à la législation fiscale, la quantité de données traitées dans la paie peut devenir écrasante.

Selon l’indice mondial de complexité de la paie 2019, l’amplification de la valeur des données dans la paie est un facteur primordial. Les processus manuels présentent un risque élevé en période de protection accrue des données au sein de la paie. Plusieurs facteurs contribuent à l’état complexe actuel des systèmes de paie, comme le contrôle d’un volume élevé de données, les rapports et les déclarations du gouvernement et la fréquence élevée des rapports.

Comment l’automatisation renforce-t-elle la paie ?

Réduction du risque de conformité : La paie automatisée garantit que le montant correct de l’impôt est retenu auprès de l’employé et de l’employeur. Les entreprises peuvent automatiser la déclaration de revenus et éviter toute pénalité avec le gouvernement en cas de non-conformité. Les solutions automatisées ont généralement des systèmes fiscaux géographiques intégrés. Que vos employés soient tous dans un même État ou qu’ils travaillent au-delà des frontières, un système automatisé peut facilement effectuer des calculs précis. Les erreurs de calcul peuvent entraîner des pénalités et des frais de la part de l’agence fiscale de l’État.
Calcul rapide et simple du salaire: Un système de paie automatisé donne des performances précises. Des traitements de base et des salaires horaires aux cas complexes tels que les heures supplémentaires, les commissions, les augmentations, la déduction salariale, le remboursement des frais de scolarité et la rémunération rétroactive, tout peut être traité en ligne. La paie automatisée élimine le besoin de rédaction manuelle des chèques de paie, ce qui vous permet d’économiser du temps et des coûts supplémentaires. Le système génère des talons et des chèques de paie et permet le dépôt direct. N’oubliez pas que de tels processus ne sont pas entièrement exempts d’erreurs lorsque des entrées manuelles sont impliquées.
Évolutivité : Lorsque vous automatisez vos données de paie, vous pouvez faire évoluer votre charge de travail pour gérer plusieurs emplacements. Vous avez également la possibilité d’accéder à vos données à tout moment, à partir de n’importe quel appareil avec une authentification unique. Les équipes de paie peuvent facilement ajouter de nouveaux employés au fur et à mesure qu’elles en ont besoin. De plus, une solution de paie transfrontalière permet l’expansion dans de nouveaux emplacements. En supprimant les tâches banales associées à l’importation et à l’exportation, vous pouvez réduire le temps que vous consacrez à la saisie d’informations et éliminer les difficultés de flux de travail pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

Audit

Selon un rapport récent, 60% des PDG craignent que les capacités sensorielles et les processus innovants de leur organisation ne résistent pas à une perturbation rapide. Un volume élevé de données complexes incite les auditeurs à se tourner vers la technologie d’automatisation. Les avantages sont primordiaux : intégration des données, programmes d’analyse, évaluation améliorée des risques, meilleurs rapports sur les processus. Les rapports générés par les logiciels d’audit sont très intuitifs, ce qui permet aux auditeurs de prendre plus facilement des décisions basées sur des données.

L’avenir de l’audit impliquera l’analyse des transactions en temps réel, l’évaluation des risques, la validation des données et de multiples fonctions d’audit pouvant être exécutées grâce à l’automatisation. Le principal avantage est qu’il prend en charge les tâches manuelles répétitives, libérant ainsi l’équipe pour passer plus de temps à effectuer des activités à valeur ajoutée.

Quel est l’impact de l’automatisation des audits sur votre entreprise ?

Réduction des coûts et augmentation de la production : Les équipes peuvent exécuter et exécuter des tâches d’audit à un rythme accéléré en réduisant le temps consacré aux activités manuelles, ce qui permet de réaliser d’importantes économies. De plus, l’automatisation rend les résultats et les données hautement traçables et vérifiables. Lorsque des erreurs se produisent, elles peuvent être détectées instantanément et modifiées dans le système.
Meilleure utilisation des ressources et gestion des risques : Lorsque les tâches manuelles de routine sont remplacées par l’automatisation, les équipes financières ont la capacité de se concentrer sur d’autres activités. Les processus qui prendraient généralement des heures et des jours peuvent être complétés en ligne en quelques minutes. Les équipes peuvent acquérir de nouvelles compétences et suivre le rythme des changements au sein de l’industrie qui peuvent avoir un impact à long terme sur l’entreprise. Cela comprend de meilleures compétences en gestion des risques. La transparence des finances de votre entreprise garantit que la gestion de l’audit devient prévisible, tout en travaillant sur les résultats de l’audit pour réduire la probabilité de risque.
Améliore la précision des données : Les audits papier ou semi-automatisés prennent non seulement beaucoup de temps, mais sont également restrictifs dans la prévision des flux de travail financiers. Il y a un grave manque de visibilité et de processus, et très vulnérable aux erreurs et aux préjugés humains. Une solution d’audit automatisée permet aux équipes financières de suivre les données probantes en temps réel.

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