Temps de lecture estimé: 3 minutes
Il est prudent de dire que beaucoup d’entre nous seront heureux de voir le dos de 2020, mais les effets de la COVID-19 se feront encore sentir jusqu’en 2021. Au début de la pandémie, 88 % des entreprises dans le monde ont rendu obligatoire le travail à domicile pour leurs employés et beaucoup sont toujours là. Il est peu probable que les comptables retournent au bureau l’année prochaine, ou peut-être jamais. Une enquête menée l’été dernier a révélé que la plupart des comptables aimeraient éventuellement revenir à un modèle hybride, se rendant au bureau pour collaborer avec leurs collègues tout en travaillant à temps partiel à domicile. En d’autres termes, le travail à distance est vraiment là pour rester.
La plupart s’adaptent déjà. Une enquête récente menée auprès de cadres supérieurs de la finance aux États-Unis a révélé que leur priorité numéro un en 2021 était de passer au cloud. La pandémie a accéléré la numérisation et l’automatisation, pour plusieurs raisons. Qu’est-ce que cela signifie pour votre équipe des comptes fournisseurs (AP) ? Si vous êtes toujours dépendant du traitement manuel et des paiements, vous pourriez avoir des problèmes.
Le traitement manuel d’une facture peut coûter jusqu’à 15 $. Si le processus est automatisé, cependant, ce coût peut être réduit à moins de 3 $.
Obtenir l’approbation pour les paiements et les factures est difficile lorsque les gens sont tous dans des endroits différents, et peut prendre des jours, voire des semaines de poursuite. Il est difficile de traiter les factures papier et de vérifier les paiements lorsque votre équipe est à la maison.
De plus, cela crée un risque de sécurité lorsque les professionnels de l’AP envoient des documents sensibles par e-mail et créent leurs propres documents tels que des feuilles de calcul pour les suivre. Les dépenses et les paiements peuvent être retardés car votre équipe perd du temps à suivre la trace écrite. Avec le temps, cela peut conduire à des employés et des fournisseurs mécontents.
Les équipes financières travaillant manuellement pendant cette période risquent de perdre la surveillance de leurs dépenses et d’augmenter le risque d’erreurs et de fraudes, telles que les factures en double et les escroqueries par hameçonnage.
Vous voulez en savoir plus sur l’automatisation des paiements pour l’ère à distance ? Regardez ce webinaire à la demande.
Comment l’automatisation peut aider
Ce n’est pas seulement pendant une pandémie que le recours à des processus manuels pose problème. Alors que votre équipe passe du temps sur des tâches ennuyeuses et chronophages telles que la saisie de données et la rédaction de vérifications, elle n’est pas en mesure de se consacrer à des tâches significatives qui ajoutent de la valeur à l’entreprise.
L’automatisation peut réduire de 83 % le temps consacré aux tâches manuelles. Il y a aussi d’importantes économies à réaliser. Le traitement manuel d’une facture peut coûter jusqu’à 15 $. Si le processus est automatisé, cependant, ce coût peut être réduit à moins de 3 $.
Le cloud permet aux utilisateurs d’accéder au système AP de n’importe où. Les informations sont centralisées sur une plate-forme unique pour toutes les entités juridiques. Cela signifie que les équipes financières bénéficient d’une vue d’ensemble à 360° de l’ensemble du flux de travail AP, avec des outils à distance permettant aux parties prenantes de gérer les rapports de n’importe où en quelques clics.
Jetons un coup d’œil à ce que signifie l’automatisation de votre point d’accès avec Beanworks pour chacun des quatre processus du point d’accès : bons de commande, factures, paiements et dépenses.
Les bons de commande peuvent être générés automatiquement, puis les factures correspondantes peuvent y correspondre automatiquement. Vous pouvez définir des limites de dépenses à l’avance pour mieux contrôler le processus et automatiser les approbations au même endroit.
Les factures peuvent être traitées jusqu’à neuf fois plus rapidement, et vous pouvez simplifier les audits et gagner du temps grâce au stockage numérique des factures. Votre équipe peut rechercher n’importe quelle facture par fournisseur, code GL, montant, entité juridique ou toute autre information sur le document. Réduisez le risque de fraude ou d’erreurs avec des canaux d’approbation personnalisés pour votre équipe et assurez-vous que les bonnes factures sont payées au bon moment.
Les paiements sont plus rapides, plus faciles et plus sécurisés grâce à l’automatisation. Configurez un processus d’approbation fiable et transparent pour les paiements des fournisseurs et recherchez facilement l’état de tout paiement à tout moment, de n’importe où.
Les dépenses peuvent souvent être retardées et même frauduleuses. Récemment, 85 % des employés interrogés ont admis qu’ils avaient parfois menti au sujet des demandes de remboursement de dépenses. Bénéficiez d’une visibilité sur les dépenses lorsque les employés téléchargent des reçus et créent des notes de frais de n’importe où, avec une application mobile ou via un navigateur Web.
Prêt à gérer ap à distance ?
Découvrez ce que Beanworks peut faire pour votre entreprise.
Partager cet article
