Dans un contexte économique actuel plutôt morose avec des mauvaises nouvelles qui fleurissent un peu partout (qu’il faut cependant appréhender dans leur globalité pour s’assurer de leur bonne interprétation), la fonction du recouvrement et son corollaire, l’entrée de cash, deviennent cruciales.
Selon une récente étude de Altarès, le pourcentage de fournisseurs devant faire face à un délai de paiement supérieur à 30 jours augmente ces derniers mois pour se positionner aux alentours de 13%. Plus le retard de paiement augmente, plus les chances de recouvrabilité de la créance diminuent. Examinons de plus près les délais de paiement actuels et les bonnes pratiques qui peuvent être mises en place afin de diminuer le risque crédit.
Quelques chiffres clés à retenir
A chaque vente, l’entreprise fournisseur décide si oui ou non, elle souhaite accorder un crédit à son client et les conditions de paiement qu’elle lui alloue. Certains clients paient dans les délais, d’autres prennent plus de temps pour payer. En moyenne, on constate un retard de paiement qui s’élève à 14 jours au-delà de l’échéance fixée.
Les PME paient avec un peu moins de retard que les grandes entreprises (14 jours vs. 18 jours). Ceci n’empêche pas les spécialistes de s’inquiéter de l’augmentation de ce retard (+ 3 jours pour les PME depuis septembre 2022). Les retards de paiement varient en fonction des secteurs d’activité, bien connaître ces données et tendances est donc prépondérant pour mieux appréhender le recouvrement de ses créances.
Par ailleurs, la Commission Européenne travaille sur un projet de directive visant à harmoniser les délais de paiement au sein de l’Europe et de fixer leur seuil maximum à 30 jours. Les 30 jours bien sûr concerneraient les délais de paiement pour les factures de ses fournisseurs et les délais octroyés à ses clients… . Quel serait l’impact sur nos entreprises déjà fragilisées par le contexte économique actuel ? Dans certains cas, cela reviendrait à déplacer le problème de trésorerie comme le souligne Thierry Million, directeur des études de la société Altarès : « La proposition d’un plafonnement des délais à 30 jours vise à redonner de la liquidité aux PME, et là, pour nombre d’entre elles, l’objectif devrait être atteint. En revanche, pour d’autres, en particulier celles déjà fragiles qui devront payer plus rapidement leurs fournisseurs sans pouvoir accélérer le règlement des clients, des financements externes, pas toujours accessibles, seront indispensables. L’initiative européenne est louable mais nécessite probablement d’être assouplie pour tenir compte notamment de spécificités sectorielles. »
La priorité n°1 des DAF en 2024 selon PwC est la gestion du cash, des financements et de l’investissement. C’est la raison pour laquelle les délais de paiement sont scrutés à la loupe. Pour parvenir à les réduire, le processus de la facturation à l’encaissement doit être examiné dans son ensemble.
Ne serait-ce pas intéressant de disposer de quelques bonnes pratiques pouvant améliorer l’entrée de cash ? Alors que peut-on mettre en place ?
Bonne pratique n°1 : la veille et la surveillance économique
Comme bien souvent, les collaborateurs sur le terrain représentent une mine d’informations qu’il s’agit de savoir bien exploiter. Même constat avec les données clients éparpillées dans plusieurs logiciels. A l’heure du big data et de la profusion des offres de logiciels, la donnée est présente partout. Mais quelles données sont pertinentes ? Quelles données sont utiles pour tel ou tel département ? Comment éviter les redondances, les doublons et parfois les analyses contraires ?
Par ailleurs, la surveillance systématique de certains secteurs d’activité, marchés, clients, prospects ou concurrents est plus que conseillé. Des entreprises en ont fait leur spécialité, c’est le cas par exemple de la société Altarès. De bonnes décisions ne peuvent pas être prises à l’aveugle sans ces informations structurelles et comme nous le disions précédemment, il est important de ne pas prendre pour argent comptant les informations martelées à certains moments par les médias. Par exemple, l’envol du nombre de défaillances était annoncé juste après le Covid alors qu’aujourd’hui, les experts parlent davantage de rattrapage des défaillances lié aux années COVID pendant lesquelles le gouvernement a beaucoup aidé bon nombre d’entreprises.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, l’automatisation des processus financiers ou l’impact sur le DSO, vous pouvez assister aux replays de Quadient Connects sur l’automatisation financière.
Bonne pratique n°2 : la fiabilisation de son portefeuille client et la segmentation de celui-ci
Vous disposez des données générales de votre secteur et marché. Vous pouvez à présent aller davantage dans le détail de votre portefeuille client et le segmenter en fonction par exemple des pratiques commerciales. La vente est soumise à un contrat rappelé bien souvent dans les conditions générales de vente. C’est à ce moment-là que vous vérifiez la solvabilité de votre client. Vous pouvez d’ailleurs également vous appuyer sur des solutions logicielles d’automatisation du poste client qui concatènent l’ensemble des informations de paiement passées pour classer vos clients selon leurs tendances du passé. Ces 2 approches vous permettront de fixer les conditions de paiement (plus ou moins strictes en fonction des données récoltées).
Autre point clé (souvent sous-estimé), la qualité de la donnée. Une donnée devient vite obsolète. Selon Altarès, 1/3 des données récoltées se périment dans l’année. La société note également que 60% des données tiers sont totalement complétées c’est-à-dire que 40% ne le sont pas… (CQFD), c’est dire l’enjeu sur la qualité de la donnée. Cet enjeu va, quoiqu’il en soit, être ravivé avec le déploiement du e-invoicing puisque parmi les actions préparatoires, le nettoyage de sa base client, fournisseur et articles est requise afin de pouvoir intégrer les bonnes informations dans l’annuaire centralisé et les retrouver au moment de la facturation. Des entreprises peuvent là aussi vous aider dans ce diagnostic et ce nettoyage.
Bonne pratique n°3 : la structuration de votre processus de recouvrement
Le recouvrement des créances dans des délais raisonnables, bien qu’essentiel à la survie à long-terme d’une entreprise, n’est pas toujours structuré. Dans certaines petites organisations, nous avons un responsable comptable avec ses multiples casquettes qui se démène pour recouvrer les factures. A l’heure où la priorité n°1 des DAF est l’entrée de cash, le processus du recouvrement devrait être mis à plat pour définir les objectifs, les moyens, le tout pour l’optimiser.
Des solutions logicielles, telles que Quadient Comptes Clients, évaluent avec précision le risque crédit de chaque vente en se basant sur le passé et les notations d’agences tierces. L’un des avantages de ce type de solutions est la génération automatique de tableaux de bord qui permettent la visualisation du risque crédit de chaque client et de chaque situation. Un graphique peut être plus parlant et en tout état de cause est plus simple à partager entre différents collaborateurs. Vous y verrez des prédictions de paiement qui vous aideront dans la prise de décision.
L’automatisation de ce process avec par exemple l’envoi automatique de lettres de relances aux clients selon « l’âge de la créance » fait gagner un temps précieux aux chargés de recouvrement et leur permet de piloter ces créances douteuses avec plus de précision. Les déchargeant des tâches répétitives, ils peuvent se concentrer sur l’un des aspects fondamentaux de leur métier : la relation client. Car plus ce process est réalisé dans de bonnes conditions, meilleure sera la future relation commerciale.
Bonne pratique n°4 : la rationalisation du processus de facturation
Dans l’origine du retard de paiement, on peut parfois trouver des informations erronées sur les factures. Ces erreurs, parfois dues à des processus manuels de création/diffusion de la facture, peuvent être dures à trouver mais elles ont un impact sur le recouvrement ultérieur. La recherche et l’identification de la cause du rejet de telle ou telle facture prend du temps aux équipes recouvrement. Là encore, une donnée à jour est plus que nécessaire pour éviter ces retards. Avec le déploiement de la facturation électronique et parmi les statuts que pourront remonter les plateformes de dématérialisation, nous aurons le statut « refusée ». Ce statut est d’ailleurs l’une des problématiques les plus compliquées des différents statuts de traitement car il nécessitera de reprendre depuis le début le cycle alors que des éléments de reporting de TVA auront déjà été déclarés à l’Administration Fiscale. Il risque d’être un casse-tête pour les équipes recouvrement.
Par ailleurs, plus le cycle de votre facture sera court, plus elle aura de chance d’être payée dans les délais. Et vous pourrez réduire ce fameux DSO (délai de recouvrement) si précieux pour le pilotage de la génération de cash ! L’automatisation de la facturation apparaît donc comme une solution providentielle pour diminuer ce délai.
Quoiqu’il en soit avec le déploiement prochain de la facturation électronique, vous découvrirez les avantages de ces solutions.
Bonne pratique n°5 : la traçabilité de la relation commerciale
La documentation de la relation commerciale et tous les échanges client, peut parfois être dans divers systèmes, « cerveaux » de collaborateurs mais garder une trace précise est très importante pour la fluidification de la relation commerciale. De plus, une situation après coup peut être mal « ré-appréhendée » (la mémoire de l’événement étant approximative). Avec l’historisation de tous les échanges dans un CRM de recouvrement, ce biais n’existe plus (ou moins).
De plus, une relation commerciale documentée sert de preuve pour de futures négociations commerciales et négociations de conditions de paiement. Elle peut aussi servir à personnaliser les futures communications à la place de modèles valables pour tous les clients.
Quoiqu’il en soit le chargé de recouvrement a un rôle central dans l’entreprise, souvent bien plus central que sa position ne le suggère de prime abord. De lui et de sa bonne gestion du recouvrement des factures dépend la fluidité de la future relation commerciale.
Le processus couvrant la facturation au lettrage comptable et à l’encaissement est un processus fortement dépendant des données et de leur fiabilité. Dans un environnement en pleine mutation et transformation où la donnée est partout et dans le même temps éparpillée, peu à jour, les défis sont de plus en plus nombreux pour optimiser le recouvrement. Les solutions d’automatisation du poste client ont d’ailleurs été conçues pour cette raison. Puisqu’il qu’il vous faudra automatiser vos processus de facturation avec le e-invoicing, pourquoi ne pas en profiter pour l’étendre jusqu’à l’encaissement de vos factures ?
