Dans une enquête publiée par APEX Analytix le mois dernier, 170 entreprises ont répondu à des questions sur leurs politiques et pratiques spécifiques en matière de comptes fournisseurs(AP). Le rapport d’analyse comparative des dirigeants financiers a partagé des informations sur la transformation de l’AP à l’échelle mondiale au cours des dernières années et sur la direction qu’elle pourrait prendre.
Abordant le traitement des factures, le rapport a montré que seulement 64% des factures sont traitées électroniquement par l’organisation moyenne, ce qui se reflète également dans le coût moyen de traitement des factures. Bien que les coûts de traitement varient considérablement d’un secteur à l’autre, le coût moyen global de traitement des factures est de 3,01 $. À l’extrémité supérieure, les factures traitées dans l’industrie pétrolière et gazière ont fait pencher la balance à 8,14 $ par facture, à l’instar des Services aux entreprises et aux consommateurs, qui se situaient en moyenne à 7,25 $ par facture.
Bien que les organisations interrogées ne soient pas encore toutes d’accord avec le traitement automatisé ou électronique des factures, les contrôles internes et la conformité se sont avérés être une priorité élevée pour la majorité des répondants. Environ 95 % des organisations ont des fonctions de contrôle interne et de conformité, et 78 % prennent des mesures pour appliquer les normes de codage des factures. Cependant, seulement 68 % ont déclaré avoir mis en place un système permettant d’identifier les paiements en double avant que les paiements ne soient débloqués. Comme nous en avons parlé précédemment, les contrôles internes et les systèmes permettant d’identifier les fraudes potentielles doivent être intégrés au flux de travail AP de chaque entreprise.
La façon dont ces contrôles payables sont mis en place et appliqués dépend souvent des exigences de conformité imposées à l’entreprise, ainsi que des types et du volume de paiements traités, mais dans presque tous les cas, la mise en œuvre d’une solution d’automatisation AP sera un élément essentiel. Les solutions d’automatisation des points d’accès, telles que Beanworks, incluent généralement des fonctionnalités qui peuvent restreindre l’accès des utilisateurs en fonction des rôles de travail, signaler les modifications importantes apportées aux informations sensibles (telles que les coordonnées bancaires des fournisseurs) et guider les approbations via des canaux de routage automatiques. Idéalement, les solutions d’automatisation des points d’accès s’intégreront également au système de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou au logiciel de comptabilité d’une organisation. Cependant, APEX a constaté que, pour les organisations qui capturent des données AP via un portail fournisseur ou un outil tiers, seulement 17% peuvent réellement transférer ces données directement dans leurs systèmes ERP. Au lieu de cela, les 83% restants doivent entrer manuellement les données une deuxième fois, ce qui introduit le risque de nouvelles erreurs et consomme des ressources et du temps.
À l’avenir, les organisations qui ont déjà intégré le traitement électronique des factures et des paiements doivent passer à l’étape suivante en mettant en œuvre une solution d’automatisation des points d’accès qui peut s’intégrer de manière transparente à leur logiciel de comptabilité. De même, les organisations qui persistent à traiter manuellement leurs comptes fournisseurs devraient réfléchir aux coûts supplémentaires encourus par le traitement manuel et à la façon dont une solution d’automatisation des points d’accès peut leur faire économiser du temps et de l’argent.
