es recouvrements sont une partie nécessaire du processus de crédit à l’encaissement. Pour mettre les choses en contexte :
- Les comptes débiteurs sont des sommes dues à une entité par ses clients.
- Le crédit est le montant non encore reçu par le client, mais dû à une date ou à un délai spécifique.
- Les recouvrements sont le montant encore dû une fois la date d’échéance dépassée.
La plupart des entreprises se retrouvent dans une position où elles doivent gérer les collections. Les clients peuvent être en retard de paiement pour diverses raisons - ils n’ont pas reçu la facture, ils n’ont pas les fonds pour payer disponibles, ils ont oublié la facture, ils contestent les frais, etc.
Qu’est-ce que le processus de recouvrement ?
Le processus de collecte
Pour traiter les cas où le paiement est en retard et où aucun litige actif n’est ouvert, les entreprises ont besoin d’un processus et d’une ressource pour gérer le processus. Plus le processus de recouvrement est clairement défini et largement communiqué, meilleures sont les chances de l’entreprise de recouvrer la dette - et plus leurs scores de satisfaction client sont élevés.
Le processus de collecte typique comprend les étapes suivantes :
- La facture en souffrance est attribuée. Lorsqu’une facture est en retard de paiement, elle est généralement attribuée à un employé pour des activités de recouvrement.
- Vérifiez le montant en souffrance. Il peut être nécessaire d’avoir des devoirs et des ajustements à la facture en souffrance s’il y a des déductions à comptabiliser, des retours de produits, des promotions marketing ou des incitations spéciales qui ont été offertes.
- Émettre des lettres de relance. Les lettres de relance, les notifications à un client qu’un compte est en souffrance, sont généralement envoyées à intervalles fixes. Les lettres de relance sont généralement imprimées et envoyées par l’intermédiaire du service postal.
- Appelez le client. En conjonction avec les lettres de relance, des appels téléphoniques sont passés aux clients pour discuter des raisons de l’absence de paiement.
- Régler les modalités de paiement. Cela peut prendre le format d’un paiement instantané par téléphone, ou une prolongation de la date limite de paiement, ou de nouvelles conditions pour l’arrangement de paiement.
- Ajustez la limite de crédit. Selon la situation de paiement du client et ses antécédents auprès de l’entreprise, un examen de sa limite de crédit actuelle peut avoir lieu et des ajustements peuvent être effectués à la discrétion et à la politique de l’équipe de crédit.
- Surveiller les paiements dans le cadre des ententes de règlement. S’il existe des plans de paiement spéciaux, les entreprises veulent rester au courant des nouveaux arrangements et contacter les clients dès qu’il apparaît qu’ils manqueront une date de paiement prévue. Ce niveau de surveillance est nécessaire pour empêcher les clients de retarder leurs paiements.
- Adressez-vous à une agence de recouvrement. Une fois que toutes les autres techniques de recouvrement internes ont été tentées, de nombreuses entreprises transfèrent les factures à une agence de recouvrement. À ce stade, le client est souvent placé sur une liste de retenue de crédit.
- Poursuivre le client. Si toutes les autres alternatives ont échoué, une entreprise peut autoriser le personnel juridique à intenter une action en justice contre le client dans le but de récupérer la dette.
- Radiez le solde restant. Si toutes les techniques de recouvrement ont échoué, les entreprises peuvent radier le montant en souffrance en tant que créance irrécouvrable.
Quel est le coût des recouvrements ?
Le coût des recouvrements
Les collectes sont un processus coûteux et exigeant en main-d’œuvre. C’est un investissement nécessaire parce que les flux de trésorerie de l’entreprise sont en jeu, et plus tôt la dette en souffrance est recouvrée, plus l’entreprise est en bonne santé. Un processus de recouvrement structuré et diligent peut faire la différence entre une entreprise florissante et une entreprise mourante lorsque vous considérez les données :
- Un compte en retard de 90 jours a 69,6% de chances d’être payé
- Un compte en retard de 180 jours a 52,1% de chances d’être payé
- Après un an de délinquance, la probabilité de percevoir le paiement tombe à 22,8 %
Bien qu’il s’agisse généralement d’un dernier recours, les entreprises se tourneront vers les agences de recouvrement pour récupérer leur dette. Les agents de recouvrement ne sont payés que lorsqu’ils recouvrent une dette impayée, et lorsqu’ils le font, cela coûte entre 25%-45% du montant total dû.
L’une des meilleures façons de gérer vos recouvrements vient avant même que vous n’accordiez un crédit. Avoir un processus d’évaluation de crédit approfondi et clair peut minimiser le risque dans votre processus de recouvrement. L’évaluation du risque de crédit tient compte de l’historique des performances de paiement des clients, ce qui permet à l’entreprise d’être sélective quant aux personnes à qui elle accorde le crédit. S’il existe un processus intelligent de gestion du risque de crédit, le recouvrement des comptes débiteurs devrait être moins exigeant.
La clé du succès des collections est la clarté du processus et des communications fréquentes et ouvertes avec les clients. Le processus de recouvrement peut être un moment sensible pour les communications avec les clients, et plus vous offrez de cohérence et de professionnalisme dans le processus, plus vos clients voudront travailler avec vous et s’occuper de leurs dettes. En fin de compte, le succès d’une entreprise dépend de la façon dont elle prend soin de ses clients.
